Фраза «можно работать по трудовой книжке» часто вызывает вопросы. На самом деле, речь идёт не о возможности работы вместо трудовой книжки, а о том, как правильно оформить трудовые отношения с использованием этого основного документа, подтверждающего стаж. С 2021 года в России произошла кардинальная реформа: для большинства граждан при первом трудоустройстве заводится только электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажный вариант сохраняется для тех, кто уже имел её на .
Ключевые изменения: бумажная vs. электронная трудовая книжка
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
ЭТК — это официальная выписка из единой цифровой базы данных (ведётся Социальным фондом России, СФР). Она содержит ту же информацию, что и бумажная: личные данные, данные о работодателях, должностях, даты приёма и увольнения, основания прекращения трудового договора. Само понятие «электронная трудовая книжка» на законодательном уровне не закреплено — так называют именно эту выписку.
Основные отличия и преимущества ЭТК:
- Бессрочность и безопасность: Не потеряется, не сгореть, не испортится.
- Доступность: Получить выписку можно в любое время через Госуслуги или личный кабинет на сайте СФР.
- Упрощение для работодателя: Не нужно заводить, хранить, передавать при смене работы. Все сведения автоматически попадают в СФР.
- Дистанционное оформление: Удобно для удалённых сотрудников и работодателей из разных регионов.
Когда трудовая книжка (бумажная или электронная) обязательна?
Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель (кроме ИП без работников) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, если эта работа является для сотрудника основной. Однако есть важные исключения и нюансы.
С для впервые устраивающихся на работу:
Бумажная трудовая книжка НЕ ЗАВОДИТСЯ. Все записи об этом периоде работы будут в электронном виде в СФР. Работник может по своему заявлению получить выписку из ЭТК (она имеет ту же юридическую силу, что и бумажная) или, если он уже имел бумажную книжку до 2021 года, продолжать её вести параллельно.
Кто может работать БЕЗ трудовой книжки?
Законодательство предусматривает случаи, когда оформление по трудовому договору возможно без ведения трудовой книжки. К ним относятся:
- Работа по совместительству (если основное место работы уже оформляет книжку или ЭТК).
- Оформление на работу на срок до 5 дней (если эта работа не является основной).
- Работа у работодателя — физического лица (не ИП).
- Иные случаи, прямо предусмотренные федеральными законами (например, некоторые виды гражданско-правовых договоров, но это не трудовой договор!).
Важно! Отсутствие необходимости в книжке не означает отсутствие трудового договора. Договор оформляется всегда, а записи о стаже в таких случаях всё равно передаются в СФР работодателем.
Как перейти с бумажной книжки на электронную?
Для работников, у кого на уже была бумажная трудовая книжка, действует двойной режим:
- Бумажная книжка продолжает храниться у работодателя (или у работника, если он её забрал).
- Все новые записи (с 2021 года) работодатель обязан передавать в СФР для занесения в электронный формат;
- Работник в любой момент может объединить данные: передать сканы/фото записей из бумажной книжки в СФР для их внесения в ЭТК. Это делается через личный кабинет на сайте СФР или через МФЦ.
Таким образом, можно «работать» (оформляться) и по старой бумажной книжке, и по новой электронной одновременно, но основным документом становится ЭТК.
Практические шаги: как получить и работать с ЭТК
Для работника:
- При первом трудоустройстве (с 2021): Ничего не нужно делать. Работодатель самостоятельно подаст сведения в СФР. Вы можете в любой момент получить выписку из ЭТК на Госуслугах или сайте СФР.
- Если есть старая бумажная книжка: Для полного переноса всех записей в электронный вид необходимо самостоятельно загрузить сканы всех страниц в личный кабинет СФР.
- Контролируйте записи: Регулярно проверяйте выписку из ЭТК на наличие ошибок (неверные даты, должности, ФИО).
Для работодателя:
- При приёме нового сотрудника (впервые устраивается): Заполняем только электронную трудовую книжку. Подаём сведения о приёме в СФР через программы типа «Контур.Экстерн», «1С» и др. или через личный кабинет СФР.
- При увольнении: Аналогично, подаём сведения в СФР. Бумажная «закрывающая» запись не ставится.
- Для сотрудников со старой бумажной книжкой: Продолжаем вести её, но обязательно передаём все новые записи в СФР.
- Исправление ошибок: Если ошибка допущена в записях, переданных в СФР, нужно подать сведения об исправлении в установленном порядке. Ошибки в бумажной книжке исправляются по правилам, установленным ТК РФ (зачёркивание, подпись, печать, дата).
Опасные ошибки в трудовой книжке и их последствия
Любая ошибка в записях о стаже (даже опечатка в дате) может привести к серьёзным проблемам в будущем:
- Снижение размера страховой пенсии или её отсрочка (СФР не сможет правильно рассчитать стаж).
- Потеря права на дополнительные надбавки к пенсии за работу в особых условиях (например, в районах Крайнего Севера, вредных производствах).
- Проблемы с подтверждением стажа при оформлении других социальных выплат.
Что делать: При обнаружении ошибки (в бумажной или электронной книжке) необходимо немедленно обратиться к работодателю с заявлением об исправлении. Если работодатель уклоняется,, в трудовую инспекцию или суд.
Можно ли иметь несколько трудовых книжек?
Нет. У одного человека может быть только одна трудовая книжка (бумажная или электронная). При первом трудоустройстве с 2021 года заводится только ЭТК. Если у человека уже была бумажная книжка, она остаётся у него, а все последующие записи идут в электронный формат. Основное место работы — это то место, где хранится бумажная книжка (если она есть) или где ведётся основная запись в ЭТК. Все остальные места работы (по совместительству) оформляются без заведения новой книжки, с передачей сведений в СФР.
- «Работать по трудовой книжке» — значит официально оформлять трудовые отношения, а все сведения о которых автоматически попадают в вашу электронную трудовую книжку в СФР.
- С 2021 года для впервые устраивающихся — только ЭТК. Бумажная книжка не заводится.
- У тех, кто работал до 2021 года, — двойной режим: старая бумажная книжка + новые записи в ЭТК. Рекомендуется объединить их, загрузив сканы старых записей в СФР.
- Без трудовой книжки (бумажной или электронной) можно работать только в строго определённых законом случаях (совместительство, работа до 5 дней и т.д.).
- Контролируйте свою ЭТК! Проверяйте записи после каждого приёма/увольнения через Госуслуги или сайт СФР. Немедленно исправляйте ошибки.
Информация в статье актуальна на май 2026 года. Всегда сверяйтесь с последними изменениями в Трудовом кодексе РФ и разъяснениями Минтруда и СФР.