В современной трудовой практике сотрудники всё чаще сталкиваются с необходимостью предоставления заверенной копии трудовой книжки — для получения кредита, при устройстве на новую работу, при оформлении пенсии, визы или участии в государственных программах․ Но возникает закономерный вопрос: может ли работодатель заверить копию трудовой книжки, и при каких условиях это законно? В этой статье мы подробно разберём все аспекты этого вопроса, опираясь на Трудовой кодекс РФ и актуальные разъяснения контролирующих органов на 2026 год․
Обязан ли работодатель заверять копию трудовой книжки?
Да, работодатель обязан заверить копию трудовой книжки по письменному запросу сотрудника․ Это прямо предусмотрено ч․ 1 ст․ 62 Трудового кодекса РФ, согласно которой работодатель обязан в трёхдневный срок предоставить работнику копии любых документов, связанных с его трудовой деятельностью, в т․ч․:
- копию трудовой книжки;
- справку о заработной плате;
- приказы о приёме, переводе, увольнении;
- выписки из лицевого счёта и т․д․
При этом работник не обязан объяснять причину, по которой ему нужна копия․ Запрос может быть подан в произвольной форме — письмом, электронной почтой или в виде заявления на бумаге․
Когда работодатель НЕ может заверить копию трудовой книжки?
Несмотря на общее правило, существуют критические исключения, при которых заверение копии невозможно:
Трудовая книжка передана работнику на руки
Если трудовая книжка уже выдана работнику на руки (в т․ч․ после увольнения), работодатель НЕ имеет права заверять её копию․ Это прямо указано в разъяснениях Роструда и подтверждается судебной практикой․ Причина проста: после передачи трудовой книжки работнику, организация теряет юридическую возможность удостоверять её содержание — она больше не хранит оригинал, и, следовательно, не может гарантировать его достоверность․
Работник перешёл на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Если работник выбрал ЭТК и у него нет бумажной трудовой книжки (или она у него на руках как архивный документ), то работодатель не может заверять копию бумажной трудовой книжки, потому что её просто нет в архиве организации․
В этом случае работодатель обязан выдать выписку из ЭТК в форме СТД-Р — официального документа, утверждённого Приказом Минтруда РФ № 585н․ Эта выписка уже является заверенной электронной копией и имеет юридическую силу, подтверждённую электронной подписью работодателя․
Работник работает по совместительству
Если сотрудник работает у вас внешним совместителем, то оригинал трудовой книжки хранится у основного работодателя․ Соответственно, вы как совместитель не имеете права заверять копию трудовой книжки — у вас её нет․ В этом случае работник должен обратиться к своему основному работодателю․
Как правильно заверить копию трудовой книжки: пошаговая инструкция
Если трудовая книжка хранится у работодателя, и работник подал заявление, то заверение копии происходит по следующей схеме:
- Получение заявления, работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой предоставить заверенную копию трудовой книжки․
- Извлечение оригинала — из архива извлекается оригинал трудовой книжки․
- Создание копии — копируются все заполненные страницы (включая ьный лист, разделы о работе и наградах, сведения о прекращении трудовых отношений)․
- Сшивание и нумерация — копии скрепляются сшитыми листами, пронумеровываются (например: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью 5 листов»)․
- Заверение документа, на последнем листе копии делается следующая запись:
Копия верна․
Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов․
Должность: _______________
Подпись: _______________
Расшифровка подписи: _______________
(печать организации)
Важно: печать должна быть наложена так, чтобы её оттиск частично заходил на сшивку — это подтверждает, что документ не был подменён после заверения․
Кто имеет право заверять копии?
Заверять копии трудовой книжки может:
- Руководитель организации (генеральный директор, директор и т․п․);
- Сотрудник кадровой службы, уполномоченный приказом или доверенностью․
При этом должен быть оформлен приказ или доверенность, где чётко указаны полномочия лица по заверению копий документов․ Копия этого приказа/доверенности может потребоваться в случае проверки (например, в банке или в Пенсионном фонде)․
Частые ошибки при заверении копий
Несмотря на чёткие правила, на практике часто встречаются ошибки, которые делают копию недействительной:
- Отсутствие печати — копия без печати организации не имеет юридической силы․
- Печать не заходит на сшивку — это позволяет предположить, что документ был разобран и изменён․
- Не указаны ФИО и должность заверяющего — без расшифровки подпись не имеет значения․
- Заверена копия трудовой книжки, которая уже на руках у работника — это нарушение ТК РФ․
- Заверена только одна страница — необходимо заверить все заполненные страницы целиком․
- Отказ в выдаче копии без объяснения причин — это нарушение ст․ 62 ТК РФ и может повлечь штраф․
Что делать, если работодатель отказывается заверять копию?
Если работодатель незаконно отказывает в выдаче заверенной копии трудовой книжки (например, потому что сотрудник уволился, но книжка ещё не передана), то:
- Сотрудник может направить письменную претензию с требованием предоставить документ в течение 3 дней․
- Если ответа нет — подать жалобу в Государственную инспекцию труда (Роструд) через сайт onlineinspekciya․ru․
- В случае причинения ущерба (например, отказ в кредите из-за отсутствия копии) — можно подать иск в суд о возмещении убытков и взыскании штрафа за нарушение трудового законодательства․
Электронная трудовая книжка, альтернатива заверению
С 2021 года работники могут выбрать электронную трудовую книжку (ЭТК)․ В этом случае:
- Работодатель ведёт сведения в электронном виде и передаёт их в Пенсионный фонд РФ․
- Работник может получить выписку из ЭТК (форма СТД-Р) через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги․
- Эта выписка автоматически заверена электронной подписью работодателя и имеет ту же юридическую силу, что и бумажная копия с печатью․
Важно! Если вы работаете по ЭТК, не нужно требовать у работодателя бумажную копию — она вам не нужна․ Достаточно выписки из ЭТК․
- Работодатель обязан заверить копию трудовой книжки по письменному запросу работника, если оригинал хранится у него․
- Нельзя заверять копию, если трудовая книжка уже выдана работнику на руки или работник перешёл на ЭТК․
- Заверение должно включать: подпись, расшифровку, должность, дату, печать и сшивку с оттиском․
- Отказ в выдаче копии — нарушение ТК РФ и может повлечь штрафы и судебные иски․
- Для пользователей ЭТК — выписка СТД-Р является полноценной заменой заверенной бумажной копии․
Совет работникам: если вы планируете увольняться и хотите сохранить возможность получать заверенные копии в будущем — запросите копию трудовой книжки до момента её выдачи на руки․ Это защитит вас от возможных сложностей при оформлении документов в будущем․
Совет работодателям: установите внутренний регламент по заверению копий, назначьте ответственных лиц, оформите доверенности и обучите кадровиков — это снизит риски нарушений и повысит доверие сотрудников;
Знание своих прав и обязанностей — залог спокойной трудовой жизни․ Не бойтесь требовать документы, и не отказывайте в них — закон на вашей стороне․