Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж и историю работы сотрудника. Вопрос о возможности «склеить» повреждённый экземпляр возникает не раз, особенно когда часть страницы оторвалась, порезалась или просто испортилась. Ниже мы разберём, что позволяет делать с повреждённой трудовой книжкой, какие существуют юридические нюансы и как правильно восстановить документ.

Что считается «плохим» состоянием трудовой книжки?

Трудовая книжка считается недействительной, если:

• Отсутствует хотя бы один из обязательных блоков (ьный лист, блок с регистрацией трудового стажа, блок с регистрацией увольнения);
• Письменные записи в блоках не читаемы (потеря, стирание, порез);
• Нарушены элементы защиты (голограмма, печать, подпись работодателя);
• Документ был повреждён в результате действий, направленных на изменение сведений (например, подделка).

Если же повреждение ограничивается лишь внешней частью страницы, а все записи остаются читаемыми, то в большинстве случаев можно рассмотреть вариант «склеивания».

Правовые основы: Трудовой кодекс РФ

Статья 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) регулирует порядок ведения и хранения трудовых книжек. В частности, в пункте 2 говорится:

«Трудовая книжка считается недействительной, если в ней отсутствуют сведения о трудовом стаже, либо сведения в ней не читаемы».

При этом работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал утрачен, испорчен или недействителен.

Таким образом, если повреждение приводит к тому, что запись становится нечитаемой, то склеивание не является законным способом восстановления, и необходимо оформить дубликат.

Когда можно «склеить»?

Склеивание возможно только в тех случаях, когда:

1. Повреждена только внешняя часть страницы (например, обрыв края, порез), но все записи остаются читаемыми;
2. Никакие элементы защиты (голограмма, печать, подпись) не повреждены;
3. Склеивание производится с использованием прозрачного клея, не меняющего цвет и не стирающего текст.

В таком случае работодатель может согласиться на склеивание, но обязательно должно быть оформлено актовое подтверждение, в котором указано, что документ восстановлен в первоначальном виде.

Как правильно склеить трудовую книжку?

Ниже приведён пошаговый алгоритм:

1. Проверка целостности: Убедитесь, что все записи читаемы, а защита (голограмма, печать) не повреждена.
2. Выбор клея: Используйте прозрачный клей для бумаги (например, клей «ПВА» без запаха). Не применяйте клей, который может изменить цвет текста.
3. Подготовка поверхности: Очистите обрезанную часть от пыли и грязи;
4. Нанесение клея: Нанесите клей тонким слоем по краю обрезанной страницы.
5. Склейка: Аккуратно прижмите страницу к остальной части книги, удерживая её на месте до высыхания клея.
6. Проверка: После высыхания проверьте, чтобы текст не смазался и клей не оставил следов.
7. Составление акта: Составьте акт о восстановлении трудовой книжки, в котором будет указано, что документ был склеен, и подпишут работодатель и сотрудник.

Важно: если в процессе склеивания нарушена голограмма или печать, то это уже считается недействительным документом, и необходимо оформить дубликат.

Что делать, если склеивание невозможно?

Если повреждение более серьёзное (отсутствие блоков, стирание записей, повреждение голограммы), то необходимо оформить дубликат трудовой книжки. Процесс выглядит так:

• Составьте заявление о восстановлении трудовой книжки.
• Подготовьте подтверждающие документы: приказы о приёме, переводе, увольнении, копии трудовых договоров, ведомости о зарплате, запись из лицевого счета ПФР.
• Подайте заявление в отдел кадров работодателя.
• Работодатель оформит дубликат и выдаст его сотруднику.

Если работник потерял трудовую книжку, он сам обязан заявить об этом работодателю и предоставить все необходимые документы для восстановления.

Электронная трудовая книжка – альтернатива

С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Для новых сотрудников, которые никогда ранее не вели бумажную трудовую книжку, можно оформить только ЭТК. Это избавляет от риска потери или повреждения бумажного документа.

Однако если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, то переход на ЭТК возможен, но не обязателен. В таком случае бумажный экземпляр остаётся актуальным.

• Если повреждение ограничено внешней частью страницы и не затрагивает записи и защиту, можно склеить документ, но обязательно оформить акт.
• Если повреждение приводит к потере читаемости записей, к повреждению голограммы или печати – склеивание недопустимо, нужен дубликат.
• Для новых сотрудников рекомендуется переход на электронную трудовую книжку, чтобы избежать подобных проблем.
• В любом случае, любые действия с трудовой книжкой должны быть документально подтверждены – это важно для защиты прав сотрудника и работодателя.

Таким образом, ответ на вопрос «Можно ли склеить трудовую книжку?» зависит от характера повреждения. При соблюдении всех требований и оформлении соответствующих актов склеивание возможно, но в случае серьёзного повреждения – необходимо оформить дубликат.