С введением в России электронных трудовых книжек (ЭТК) в 2020 году перед работниками и работодателями встал важный вопрос: можно ли совмещать старый бумажный формат с новым цифровым? Ответ — да, одновременно вести обе версии разрешено, но с важными оговорками и условиями․ Эта возможность является переходной и зависит от даты начала трудовой деятельности и волеизъявления самого работника․
Краткая суть: два параллельных документа
В настоящее время в России действует двухуровневая система:
- Бумажная трудовая книжка (БТК) — традиционный документ в виде booklet․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровая запись в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР)․
Законодательство не запрещает их параллельное существование у одного работника․ Однако порядок ведения определяется в первую очередь заявлением работника․
Кто может вести оба формата? Ключевые категории
Работники, имеющие стаж до 1 января 2021 года
Это основная группа, для которой совмещение возможно и часто необходимо․
- Если у гражданина на момент введения ЭТК уже была оформлена бумажная трудовая книжка с записями о предыдущих местах работы, он имеет право продолжать ее вести параллельно с электронной․
- Работодатель при приеме такого сотрудника на новую работу обязан вносить записи одновременно в обе книжки: в имеющуюся бумажную и в электронную (в раздел ПФР)․
Работники, начавшие карьеру после 1 января 2021 года
Здесь действует иное правило:
- Если гражданин впервые устраивается на работу после этой даты, у него право выбора: получить бумажную книжку или сразу перейти на электронную․
- Если он не подал заявление об отказе от бумажного носителя, работодатель обязан оформить ему бумажную трудовую книжку․ Но при этом сведения о работе также будут передаваться в ПФР для формирования ЭТК․ Фактически, бумажная книжка будет вестись, но ее записи дублируются в электронном виде․
- Если же работник написал заявление об отказе от бумажной книжки, то работодатель ведет записи только в электронном формате․ Бумажный документ не оформляется․
Как это работает на практике: процедура для работодателя
Когда работник не отказался от бумажного носителя, кадровик или бухгалтер выполняет двойную работу:
- Вносит запись в бумажную трудовую книжку (о приеме, увольнении, переводе и т․д․) в соответствии с Трудовым кодексом․
- Немедленно передает те же сведения в ПФР через систему электронного документооборота (СЭД) или личный кабинет работодателя․ Эти данные формируют или дополняют электронную трудовую книжку работника․
Важно: Ошибка или пропуск записи в одном формате не отменяет необходимость внесения ее в другой․ Несвоевременная передача сведений в ПФР влечет административную ответственность․
Что должен сделать работник?
Чтобы понять, в каком формате ведется его трудовая книжка, сотруднику необходимо:
- При приеме на работу внимательно изучить текст заявления, которое от него просят подписать․ Оно должно четко указывать на желаемый способ ведения учета (с бумажным носителем или без)․
- Проверить свои данные в личном кабинете на портале Госуслуг (раздел «Сведения о трудовой деятельности»)․ Это и есть его электронная трудовая книжка․ Все записи, которые работодатель передал в ПФР, должны там отображаться․
- Если есть бумажная книжка — следить, чтобы все записи в ней соответствовали данным в ЭТК․ В случае расхождений обращаться к кадровику с требованием внести исправления в оба документа․
Преимущества и недостатки совмещения
Преимущества для работника:
- Надежность и привычность: бумажная книжка, физический документ, который можно предъявить в любой момент без доступа к интернету․
- Историческая сплошность: все записи, начиная с первой работы, собраны в одном месте (бумажном), что удобно для подтверждения стажа․
Недостатки для работника и работодателя:
- Двойная нагрузка: для работодателя, это увеличение административных расходов и времени на кадровое делопроизводство․
- Риск расхождений: человеческий фактор может привести к несовпадению данных в двух документах․
- Устаревание формата: бумажная книжка может быть утеряна, испорчена, что создаст проблемы с подтверждением стажа․
Перспективы: полный отказ от бумаги
Совмещение, это временный переходный режим․ Законодатели и ПФР последовательно движутся к полной цифровизации:
- С 1 января 2026 года новым работникам (впервые устраивающимся) бумажная трудовая книжка не оформляется в принципе․ Их трудовая деятельность фиксируется только в электронном виде․
- Для работников со стажем до 2021 года бумажная книжка сохраняется до ее полного заполнения или добровольного отказа․
- В будущем планируется полный переход на исключительно электронный формат, но точные сроки отмены бумажного носителя для всех остальных работников на федеральном уровне пока не установлены․
Да, одновременно вести бумажную и электронную трудовые книжки можно и часто необходимо․ Это право гарантировано работникам, имеющим стаж, накопленный до 2021 года, а также тем, кто не подал заявление об отказе от бумаги после 2021 года․
Ключевое правило: инициатива в выборе формата принадлежит работнику․ Если он не отказался от бумаги, работодатель обязан вести оба документа, дублируя информацию в ПФР․
Рекомендация: даже имея бумажную книжку, каждому работнику стоит регулярно проверять актуальность и полноту записей в своей электронной трудовой книжке на Госуслугах․ Это застрахует от ошибок и гарантирует защиту трудовых прав в цифровом формате, который становится основным․