Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Оформление и хранение трудовых книжек регулируются нормативными актами, в т.ч. Приказом Минтруда России № 320н от . Вопрос о том, можно ли ставить печать отдела кадров в трудовой книжке, остаётся актуальным для кадровых служб и бухгалтерии. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, практические рекомендации и образцы оформления.
Нормативная база
- Приказ Минтруда России № 320н (от ) – устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек, допускает использование как основной печати организации, так и печати кадровой службы.
- Письмо Минфина России от № 03-02‑РЗ/39142 – разъясняет порядок заверения копий трудовой книжки, указывает, что часть оттиска печати должна заходить на пломбу.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда № 320н) – пункт 28, подпункты г и д прямо предусматривают возможность заверения записей печатью кадровой службы при наличии такой печати.
Таким образом, законодательство не запрещает, а даже прямо разрешает использование печати отдела кадров при оформлении трудовых книжек, если она отвечает определённым требованиям.
Какая печать считается допустимой?
Для того чтобы печать отдела кадров имела юридическую силу, она должна соответствовать следующим критериям:
- Круглая форма – стандарт для организационных печатей.
- Полное фирменное наименование организации на русском языке (как в основном штампе).
- Указание местонахождения организации (город, адрес).
- В центре поля – надпись «Отдел кадров» (или аналогичное наименование структурного подразделения, ответственного за кадровый учёт).
- Наличие гербового изображения (по желанию, но рекомендуется для повышения уровня защиты от подделок).
При соблюдении этих условий печать отдела кадров приравнивается к основной печати организации при заверении исключительно кадровых документов (трудовых книжек, справок, приказов о приёме/увольнении и т.д.).
Где ставится печать в трудовой книжке?
Согласно практике и разъяснениям специалистов, печать ставится в следующих местах:
- ьный лист – нижний правый угол (рядом с датой заведения документа и подписью работника отдела кадров).
- Внутренняя сторона обложки – при внесении записей о приёме, переводе, увольнении.
- Страницы с записями о трудовой деятельности – рядом с соответствующей записью (например, после строки «Уволен по собственному желанию»).
Важно, чтобы часть оттиска печати заходила на защитную пломбу (если она установлена), что подтверждает подлинность документа.
Как правильно заверить копию трудовой книжки?
Заверение копии трудовой книжки осуществляется уполномоченным сотрудником (руководителем, специалистом отдела кадров или иным лицом, имеющим соответствующую доверенность). Порядок действий:
- Сделать качественную копию всех страниц трудовой книжки.
- Уполномоченный сотрудник ставит свою подпись.
- Рядом с подписью указывает:
- расшифровку (Ф.И.О.);
- должность;
- дата заверения;
- печать организации или печать отдела кадров (при наличии последней).
- Часть оттиска печати должна заходить на пломбу копии (если таковая имеется).
Пример оформления заверения (образец 2026 года):
_________________________ Иванов Иван Иванович Начальник отдела кадров «___» __________ 2026 г. М.П. (печать отдела кадров)
Можно ли ставить печать отдела кадров в трудовой договор?
Трудовой договор – отдельный документ, однако при его оформлении часто требуется подтверждение факта приёма на работу. Законодательство допускает использование печати кадровой службы для заверения записей в трудовой книжке, а не непосредственно в самом договоре. Поэтому:
- В трудовом договоре ставится печать организации (или её уполномоченного представителя).
- Печать отдела кадров может использоваться только для подтверждения записей в трудовой книжке, связанных с этим договором (например, запись о приёме).
Практические рекомендации для кадровых служб
- Утвердить образец печати – разработать и утвердить внутренним приказом образец печати отдела кадров, соответствующий требованиям пункта 28 Приказа № 320н.
- Зарегистрировать печать – внести её в реестр печатей организации, указав назначение (кадровый учёт).
- Обучить сотрудников – провести инструктаж по правильному расположению печати, порядку заверения копий и использованию пломбы.
- Хранить печать – обеспечить надёжное хранение (сейф, ограниченный доступ) для предотвращения несанкционированного использования.
- Вести журнал использования – фиксировать дату, документ и ответственного лица при каждом оттиске печати.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать печать отдела кадров вместо основной печати организации?
- Да, но только для заверения кадровых документов (трудовых книжек, справок, приказов о приёме/увольнении). Для иных видов документов (договоры, счета, акты) требуется основная печать организации.
- Нужно ли получать согласие работника на использование печати отдела кадров?
- Согласие не требуется, поскольку печать ставится на документе, принадлежащем работнику, но в рамках его трудовых отношений с работодателем.
- Что делать, если у организации нет отдельной печати отдела кадров?
- Можно использовать основную печать организации. При наличии только печати отдела кадров – заверять ею только кадровые документы, а для остальных – получать печать у бухгалтерии или руководства.
- Какой размер печати считается оптимальным?
- Диаметр от 38 до 42 мм – стандартный размер для организационных печатей, обеспечивающий чёткое воспроизведение всех элементов.
Печать отдела кадров в трудовой книжке является законным и удобным инструментом подтверждения кадровых действий, при условии соблюдения установленных норм. Её использование упрощает работу кадровой службы, снижает нагрузку на бухгалтерию и повышает уровень защиты документов от подделок. Главное – правильно оформить образец печати, зарегистрировать её в организации и обучить сотрудников правилам применения.
Следуя рекомендациям, приведённым в данной статье, вы сможете избежать споров с контролирующими органами и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в вашей организации.