Вопрос оформления трудовых отношений и фиксации стажа волнует многих сотрудников и работодателей. Одним из частых запросов является: можно ли трудовой договор внести в трудовую книжку? Чтобы дать на него исчерпывающий ответ, необходимо разобраться в правовой природе обоих документов и понять, как именно они связаны между собой согласно действующему трудовому законодательству.
Что такое трудовой договор и трудовая книжка?
Трудовой договор — это двустороннее соглашение между работником и работодателем, в котором прописываются условия труда, должность, размер оплаты, режим работы и другие важные нюансы. Договор фиксирует сам факт возникновения трудовых отношений.
Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек, а также о его награждениях и увольнениях.
Можно ли вписать сам текст договора в книжку?
Ответ здесь однозначный: нет, нельзя. Сам текст трудового договора, его условия или положения не вносятся в трудовую книжку. Это связано с тем, что трудовая книжка имеет строгую форму и структуру записей, регламентированную законодательством; В ней не предусмотрено граф для дублирования условий договора.
Однако важно понимать разницу между внесением самого текста договора и внесением записи о факте его заключения.
Внесение записи о заключении трудового договора
Если говорить о том, делается ли в трудовой книжке отметка о том, что человек принят на работу на основании трудового договора, то ответ — да, это обязательно.
При приеме на работу работодатель обязан внести в трудовую книжку сотрудника (если он проработал более 5 дней и это для него основное место работы) следующую информацию:
- Порядковый номер записи;
- Дату приема на работу;
- Наименование должности, профессии или специальности с указанием квалификации;
- Сведения о структурном подразделении, куда принят сотрудник (если это закреплено в договоре);
- Реквизиты приказа или иного решения работодателя, на основании которого внесена запись.
Таким образом, в трудовой книжке отражается результат заключения трудового договора (прием на работу), а не его содержание.
Особенности для срочных трудовых договоров
Разбирая виды трудовых договоров, важно отметить срочные договоры. Если с работником заключен срочный трудовой договор (на определенный срок), при внесении записи о приеме на работу не указывается, что договор является срочным. Запись делается в общем порядке. Однако при увольнении в графе «Сведения о приеме…» указывается причина увольнения и ссылка на статью Трудового кодекса (например, истечение срока трудового договора — п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Электронные трудовые книжки и изменения с 2021 года
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (форма СЗВ-ТД). Это не значит, что бумажные варианты отменены — они продолжают действовать для тех, кто сохранил их ведение. Но теперь работодатель подает отчетность в Пенсионный фонд РФ. Записи в электронной трудовой книжке также базируются на факте заключения или расторжения трудового договора, а не на его тексте.
Как исправить ошибку, если должность указана неверно?
Часто возникает ситуация, когда в трудовой книжке работника была неверно указана его должность, хотя в трудовом договоре она прописана корректно. В таком случае работодатель обязан внести изменения. Если организация, допустившая ошибку, ликвидирована, исправления вносит правопреемник или новый работодатель на основании документов (в т.ч. архивных справок). Сотрудник может обратиться в государственный архив, чтобы получить подтверждающие документы для внесения верных сведений.
Записи о работе по совместительству
В Роструде пояснили, что при увольнении с основного места работы трудовой договор о работе по совместительству может быть подтвержден записью в трудовой книжке. Записи о совместительстве будут зависеть от того, вносилась ли ранее запись о приеме по совместительству. По желанию работника работодатель по основному месту работы вносит сведения о работе по совместительству на основании справки или копии приказа от другого работодателя.
Что еще важно знать о внесении записей?
- Награждения: Работодатель обязан вносить в трудовую книжку работника запись о награждении его почетной грамотой, званиями и другими знаками отличия.
- Увольнение по собственному желанию: Формулировка записи в трудовую книжку при увольнении сотрудника по собственному желанию должна строго соответствовать формулировкам ТК РФ (например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
- Договор ГПХ: Отличия трудового договора от договора гражданско-правового характера (ГПХ) существенны. Договор ГПХ не порождает трудовых отношений, поэтому никакие записи о заключении и исполнении договора ГПХ в трудовую книжку не вносятся.