С переходом на цифровой формат ведения кадрового учета многих работников и работодателей волнует вопрос: можно ли удалить электронную трудовую книжку? В эпоху цифровизации данные хранятся на защищенных серверах, и процесс управления ими имеет свои строгие правила и законодательные ограничения. В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой электронная трудовая книжка (ЭТК), можно ли ее удалить, и какие решения предлагает законодательство.
Что такое электронная трудовая книжка?
Трудовая книжка, это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и на какой должности работал человек. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Переход на новый формат был постепенным, и к настоящему моменту, по данным ведомств, около 24 млн работников в России переведены на электронный формат ведения данных о стаже.
Можно ли полностью удалить электронную трудовую книжку?
Если говорить прямо, то полностью удалить электронную трудовую книжку из базы данных Социального фонда России (СФР) невозможно.
ЭТК — это не просто файл на вашем компьютере, который можно отправить в корзину и очистить. Это федеральная запись в государственной информационной системе. Данные о вашем трудовом стаже находятся под защитой государства и хранятся бессрочно. Удаление этих записей противоречило бы самому смыслу учета стажа и могло бы привести к потере пенсионных прав гражданина.
Почему данные нельзя удалить?
- Защита пенсионных прав: Стаж и отчисления должны быть учтены для назначения будущей пенсии.
- Защита от мошенничества: Запрет на удаление записей исключает возможность незаконного «стирания» негативных увольнений (например, за виновные действия) или подделки стажа.
- Архивное законодательство: Сведения о трудовой деятельности имеют постоянный срок хранения.
Отказ от бумажной трудовой книжки: решение навсегда
Часто под желанием «удалить» ЭТК люди подразумевают желание вернуться к старому, бумажному формату; Однако здесь действует жесткое правило.
Если вы отказались от бумажной трудовой книжки в пользу электронной, это решение навсегда. Разъяснение дает Минтруд в письме от № 14-6/ООГ-5261. Если вы в свое время подали работодателю заявление о ведении трудовой книжки только в электронном виде, вы не сможете передумать и снова запросить бумажный бланк. Бумажная книжка в этом случае остается у вас на руках с записью о том, что сотрудник подал заявление о продолжении ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и больше работодателем не заполняется.
В каких ситуациях можно не вести электронную трудовую книжку?
Несмотря на то, что удаление ЭТК невозможно, закон предусматривает случаи, когда ведение электронных записей не осуществляется или приостанавливается. Однако в некоторых ситуациях вести ЭТК всё равно придется, за исключением узких специфических категорий.
К ситуациям, когда электронный формат может не применяться или иметь особенности, относятся:
- Работа на иностранных граждан: Если работодатель, иностранная компания, не имеющая представительства в РФ, она не сдает отчеты в российский СФР.
- Физические лица, не являющиеся ИП: Если вы работаете по договору найма у частного лица (например, няня, домработница, репетитор), этот работодатель не вносит записи ни в бумажную, ни в электронную книжку.
- Самозанятые и ИП: Они не делают записи в трудовую книжку сами себе, их стаж учитывается по уплате налогов и взносов.
Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка?
Чаще всего желание «удалить» ЭТК возникает у людей, которые обнаружили в своей цифровой выписке недостоверную информацию: неверную должность, дату увольнения или ошибочную запись от несуществующего работодателя.
Алгоритм исправления ошибки:
- Обращение к работодателю: Если ошибку внес текущий или бывший работодатель, необходимо обратиться к нему с заявлением об исправлении неверных сведений. Работодатель обязан подать корректирующий отчет в СФР.
- Обращение в СФР: Если работодатель ликвидирован, отказывается исправлять ошибку или просто не отвечает, вы имеете право обратиться напрямую в Социальный фонд России с заявлением о корректировке данных и приложением доказательств (трудовой договор, приказы, справки).
- Судебное разбирательство: В крайнем случае, если СФР или работодатель отказывают во внесении правок, свои права придется отстаивать в суде.
Важно: Ошибочная запись не «удаляется» в прямом смысле. Вместо этого в систему вносится корректирующая (отменяющая) запись, которая восстанавливает историческую справедливость, и неверные данные перестают учитываться при подсчете стажа.
Как посмотреть данные своей ЭТК?
Поскольку удалить данные нельзя, важно регулярно проверять их на корректность. Сделать это можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуг (в разделе «Работа и занятость»).
- В личном кабинете на сайте Социального фонда России.
- Через приложение Мой налог или другие официальные мобильные приложения государственных служб.
- Обратившись лично в МФЦ или клиентскую службу СФР за выпиской.