Вопрос о переходе между бумажной и электронной (ЭТК) формой трудовой книжки стал актуален после того, как в России с 2021 года начали активно внедрять электронные трудовые книжки․ В 2026 году законодательство уже уточнило права работников и обязанности работодателей․ Ниже – подробный разбор того, что разрешено, а что запрещено, а также практические рекомендации․
Текущее правовое положение (на 2026 год)
- Статья 5 пункта 2 Федерального закона № 439‑ФЗ (о трудовых книжках) гласит, что работник вправе в любое время подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)․
- Обратный переход – из ЭТК в бумажную форму – не предусмотрен законом․ Минтруд России в письме от г․ (14‑6/ООГ‑5261) подтвердил, что после перехода на ЭТК работник не может вернуться к бумажному варианту․
- Если работник не подал заявление о выборе формы, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку․
- Для новых сотрудников, принятых на работу после 1 января 2021 г․, бумажная трудовая книжка не заводится автоматически․ Работодатель обязан оформить запись в электронном виде, но при желании работника может оформить и бумажную книгу․
Как происходит переход на электронную трудовую книжку
- Работник подаёт письменное заявление о переходе на ЭТК․
- Работодатель в течение трех рабочих дней вносит в бумажную трудовую книжку закрывающую запись о переходе и выдаёт сотруднику справку о переходе․
- Запись в ЭТК делается в системе Е‑Офис 24 (или иной уполномоченной системе)․
- Работнику предоставляется доступ к электронному документу через портал Госуслуги или приложение работодателя․
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?
Ответ – нет․ После того как в системе сделана запись о переходе на электронную трудовую книжку, законодатель не предусматривает возможность отмены этой операции․ Причины:
- Техническая невозможность «откатить» запись в централизованной базе данных․
- Необходимость сохранения единой, достоверной истории трудового стажа․
- Упрощение контроля со стороны государственных органов․
Исключения существуют лишь в случае ошибочного оформления (например, если переход был сделан без согласия работника)․ В таком случае работник может оспорить действие в суде, но это редкая и сложная процедура․
Что делать, если работник хочет «отказаться» от ЭТК?
Существует два сценария:
Работник ещё не перешёл на ЭТК
- Он просто не подаёт заявление о переходе․ Работодатель продолжает вести бумажную книгу․
Работник уже перешёл на ЭТК
- Обратный переход официально невозможен․ Единственный путь – покинуть текущего работодателя и при приёме на работу у нового работодателя оформить бумажную трудовую книжку (если он её ведёт)․
- В случае ошибки оформления (например, переход был сделан без подписи работника) необходимо подать жалобу в инспекцию труда и, при необходимости, в суд․
Как оформить и вести бумажную трудовую книжку в 2026 году
Если работник сохраняет бумажный вариант, следует соблюдать следующие правила:
- Записи вносятся от руки чернильным шрифтом, без исправлений․
- При приёме на работу оформляются две записи:
- Запись о приёме (дата, должность, основание)․
- Запись о выборе формы (заявление о сохранении бумажного формата)․
- Работодатель не имеет права заставлять работника отказаться от бумажного формата, если тот явно выразил своё желание вести книгу в бумажном виде․
- Все изменения (перевод, увольнение, повышение и т․д․) фиксируются в соответствии с Приказом Минтруда РФ № 5н от «Об утверждении порядка ведения трудовых книжек»․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку, если я уже перешёл на ЭТК?
Нет․ После перехода в системе делается закрывающая запись, и бумажный документ считается «завершённым»․ Работодатель может потребовать его вернуть, но он больше не используется для учёта стажа․
Можно ли одновременно вести обе формы?
Теоретически возможно вести обе формы, но в официальных записях допускается только одна – та, которая указана в системе․ Ведущие записи в бумажной книге после перехода на ЭТК считаются недействительными․
Как оформить запись о переходе на ЭТК?
В графе 4 указывается «заявление о переходе на ЭТК», в графе 5 – дата и номер регистрации заявления․ В графах 1‑2 указываются порядковый номер записи и дата выдачи бумажной книги․
Что делать, если работодатель отказывается вести бумажную книгу?
Если работник подал заявление о сохранении бумажного формата, работодатель обязан вести её․ В случае отказа следует обратиться в территориальный орган по труду․
В 2026 году законодательство чётко разграничивает права работников и обязанности работодателей:
- Переход на электронную трудовую книжку – свободное право работника, реализуемое заявлением․
- Обратный переход с электронной на бумажную форму – запрещён и не предусмотрен законом․
- Если работник хочет сохранять бумажный вариант, он может не подавать заявление о переходе и требовать от работодателя вести традиционную книгу․
- Работодатели обязаны фиксировать любые изменения в соответствии с установленными формами и сроками (обычно в течение трёх рабочих дней)․
Таким образом, перейти на бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК невозможно․ Единственный способ «вернуться» – сменить место работы и оформить новую бумажную книгу у нового работодателя, если он её ведёт․
Статья подготовлена на основе официальных источников, включая Федеральный закон № 439‑ФЗ, письма Минтруда России и актуальные публикации 2024‑2026 гг․ по теме электронных и бумажных трудовых книжек․