С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это знаковое событие для рынка труда‚ однако у многих работников и работодателей возникает вопрос: может ли трудовая книжка вестись одновременно в электронном и бумажном виде?

Ответ на этот вопрос кроется в деталях законодательства и действиях самого сотрудника. Ниже мы подробно разберем‚ как обстоят дела с двойным ведением учета стажа в текущих реалиях.

Почему возникает ситуация «одновременно»?

Важно понимать‚ что с 2020 года (когда стартовала реформа) и вплоть до конца 2025 года действовал переходный период. В это время работники должны были сделать выбор:
Оставить бумажную трудовую книжку (тогда записи продолжали вноситься и в бумагу‚ и в электронную базу ПФР/СФР).
Отказаться от бумажной версии (тогда бумажная книжка выдавалась на руки‚ и дальнейшее ведение бумажного формата прекращалось).

Ключевой момент на 2026 год:
Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено только в одном случае: если работник своевременно (до конца 2020 года или в течение 3 лет для тех‚ кто тогда не мог это сделать) не написал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.

В такой ситуации:

• Работодатель обязан вносить сведения в систему Социального фонда России (СФР) в электронном виде.
• Работодатель продолжает вносить записи в бумажную трудовую книжку сотрудника.
• Бумажный документ хранится у работодателя так же‚ как и раньше.

Таким образом‚ «одновременно» книжки ведутся не потому‚ что это новый тренд 2026 года‚ а потому‚ что сотрудник сохранил свое право на бумажный носитель‚ не отказавшись от него ранее.

Как происходит процесс ведения записей в 2026 году?

Если у вас сложилась ситуация‚ когда трудовая существует в двух форматах‚ процесс выглядит следующим образом:

Прием на работу: В бумажную книжку вносится запись о приеме‚ параллельно работодатель отправляет отчет ЕФС-1 (единая форма отчетности) в СФР для внесения электронной записи.
Переводы и изменения: Любые изменения должности‚ оклада или отдела фиксируются в обоих форматах.
Увольнение: Запись об увольнении вносится в бумажную книжку (с подписью и печатью‚ если она используется организацией) и дублируется в электронном реестре.

> Важно: Сведения в электронном и бумажном форматах должны быть полностью идентичны. Любое расхождение может создать проблемы при подтверждении стажа для пенсии в будущем.

Что делать‚ если бумажная книжка у сотрудника на руках?

Ситуация может измениться‚ если работник‚ который ранее не отказывался от бумажного формата‚ решит забрать книжку или‚ наоборот‚ отказаться от нее сейчас.

• Если работник хочет перейти только на ЭТК: Он может написать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки в любой момент. В этом случае работодатель вносит последнюю запись об отказе‚ выдает бумажную книжку на руки сотруднику‚ и с этого момента ведение бумажного формата прекращается. Остается только электронная версия.
• Если бумажная книжка утеряна: Восстановлению бумажный вариант в 2026 году уже не подлежит в старом формате. Стаж будет подтверждаться исключительно на основе данных электронного реестра СФР и архивных документов;

Преимущества и риски двойного формата

Наличие трудовой книжки в двух видах имеет свои плюсы и минусы для обеих сторон трудовых отношений.

Преимущества

• Контроль: Сотрудник может визуально проверять бумажный оригинал на наличие ошибок‚ сравнивая его с электронной выпиской.
• Резервирование: Дублирование данных снижает риск полной потери информации о стаже из-за технических сбоев в базах данных (хотя система СФР обладает высокой степенью защиты).
• Привычность: Для многих работников и некоторых контрагентов (например‚ при оформлении виз в отдельные страны или кредитов в некоторых банках) бумажный документ с «живой» печатью остается более понятным.

Риски и недостатки

• Человеческий фактор: Высока вероятность технической ошибки‚ когда кадровик внесет данные в электронную базу правильно‚ а в бумажную, с опечаткой (или наоборот).
• Бюрократия: Необходимость физического хранения‚ учета и обеспечения сохранности бумажных бланков строгой отчетности.
• Сложность восстановления: При обнаружении расхождений между бумагой и «цифрой» требуется время на проведение сверок и issuance корректирующих отчетов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязан ли работодатель вести бумажную книжку‚ если сотрудник не писал отказ?

Да‚ обязан. Пока сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки‚ работодатель не имеет права прекращать внесение записей в бумажный бланк. Игнорирование этого требования является нарушением трудового законодательства.

Можно ли завести новую бумажную трудовую в 2026 году?

Нет. Новые бумажные трудовые книжки не выдаются. Если у впервые устраивающегося на работу человека нет бумажной книжки (так как он начал карьеру после 2020 года)‚ его трудовая деятельность ведется исключительно в электронном виде. Завести бумажную «для себя» он не может.

Что приоритетнее для пенсии: бумага или электронная база?

С 2026 года основным и юридически значимым источником информации о стаже являеться электронный реестр СФР. Данные туда поступают от работодателей в режиме онлайн. Бумажная книжка становится вторичным документом‚ который служит для ознакомления работника‚ но при назначении пенсии приоритет всегда отдается данным информационного ресурса СФР.

Фраза «трудовая книжка в электронном виде и бумажном одновременно» описывает переходное состояние‚ которое сохраняется для тех работников‚ кто не изъявил желания полностью перейти на «цифру». В 2026 году это законная ситуация‚ требующая от работодателей двойной внимательности при заполнении документов.

Главная рекомендация для работников: регулярно заказывайте выписку из электронной трудовой книжки (через портал Госуслуг или в МФЦ) и сверяйте данные с записями в своем бумажном документе. Это поможет избежать проблем с подтверждением стажа в будущем и гарантировать правильность начисления пенсионных баллов.