С 1 января 2020 года в Российской Федерации произошел масштабный переход на электронный формат учета трудовой деятельности. Однако этот процесс не означал полного и мгновенного отказа от традиционных бумажных книжек. Одной из самых частых ситуаций в кадровом делопроизводстве стало одновременное ведение бумажной трудовой книжки (ТК) и сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК).
В данной статье мы подробно разберем, в каких случаях возникает такая необходимость, какие обязанности ложатся на работодателя и как правильно оформить этот процесс.
Можно ли вести трудовую книжку одновременно в двух форматах?
Да, это не только возможно, но и является обязательным в определенных ситуациях. Согласно законодательству, работодатель должен вести сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде в любом случае. Вопрос заключается лишь в том, остается ли при этом актуальной бумажная версия документа.
Ситуация «бумажная + электронная» возникает в следующих случаях:
- Работник выразил желание сохранить бумажную книжку. Если сотрудник не подал заявление о переходе на полностью электронный формат, его трудовая книжка продолжает вестись на бумаге.
- Работник не определился с выбором. Если от сотрудника не было получено никакого заявления, по умолчанию работодатель обязан вести и бумажную ТК, и направлять электронные сведения в Социальный фонд России (СФР).
Обязанности работодателя при двойном ведении
Когда работник выбирает (или сохраняет) бумажный вариант, нагрузка на кадровика и бухгалтера фактически удваивается. Работодатель обязан выполнять два параллельных процесса:
- Ведение бумажного носителя: Внесение всех записей о приеме, переводе, увольнении и других кадровых изменениях в традиционную трудовую книжку в соответствии с правилами заполнения.
- Передача электронных сведений: Своевременная подача отчетов (сведений о трудовой деятельности) в электронном виде в государственные органы (СФР) для формирования ЭТК.
Важно понимать: электронная версия ведется всегда, независимо от того, есть ли у работника бумажная книжка или нет. Бумажная книжка в данном случае выступает как дополнительный, дублирующий документ.
Пошаговая инструкция: как организовать процесс
Определение способа ведения
При приеме на работу или при переходе на новые правила учета, работодатель должен уточнить позицию сотрудника. Если работник хочет оставить бумажную книжку, он либо пишет соответствующее заявление, либо просто не подает заявление о переходе на ЭТК.
Оформление документов
Если работник решил остаться на бумажном носителе, никаких специальных «заявлений о двойном ведении» писать не требуется — это происходит автоматически. Однако, если работник решил перейти на ЭТК, он пишет заявление, и тогда в бумажной книжке делается запись о переходе на электронный формат, после чего бумажная книжка остается у работника на руках.
Синхронизация данных
Кадровику необходимо следить за тем, чтобы данные в бумажной книжке и в электронных отчетах полностью совпадали. Любая ошибка в одной из форм может создать проблемы работнику при оформлении пенсии или пособий.
Преимущества и недостатки одновременного ведения
Для работника:
- Плюс: Наличие физического документа на руках, который привычен и понятен.
- Плюс: Гарантия сохранности данных в двух разных источниках.
- Минус: Риск потери или порчи бумажного документа.
Для работодателя:
- Плюс: Отсутствие конфликтов с сотрудниками, которые опасаются цифровизации.
- Минус: Увеличение объема бумажной работы и риск технических ошибок при дублировании записей.
Краткие ответы на популярные вопросы
Нужно ли заполнять заявление, если работник хочет оставить бумажную книжку?
Нет, если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель продолжает вести бумажную книжку одновременно с электронной.
Что делать, если работник передумал и хочет перейти на ЭТК?
Работник подает заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Работодатель вносит в бумажную ТК запись о переходе на ЭТК и выдает книжку на руки сотруднику. С этого момента бумажная книжка больше не заполняется.
Можно ли вернуться с ЭТК на бумажную книжку?
Нет, согласно действующим правилам, решение о переходе на электронную трудовую книжку является окончательным. Вернуться к ведению бумажной книжки после подачи заявления о переходе на ЭТК невозможно.