В 2026 году вопрос о ведении трудовой книжки остается актуальным. Хотя переход на электронный формат трудовых книжек был завершен, возможность использования бумажной трудовой книжки сохраняется, но с определенными ограничениями. В этой статье мы подробно рассмотрим, можно ли вести трудовую книжку только в бумажном виде, в каких случаях это возможно и какие правила необходимо соблюдать.
Общая информация о трудовых книжках в 2026 году
С 1 января 2021 года в России действует закон №439-ФЗ, который регламентирует ведение и хранение трудовых книжек. Этот закон предусматривает два формата ведения трудовой книжки:
- Бумажный формат: Традиционный вариант, в котором сведения о трудовой деятельности работника фиксируются непосредственно в бумажном документе.
- Электронный формат: Сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде в базе данных, доступной работодателю и работнику.
Переход на электронный формат
До 31 декабря 2020 года работники могли подать заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки или о переходе на электронный формат. Если заявление не было подано, то за работником автоматически сохранялось ведение бумажной трудовой книжки. Это право переносится при смене работодателя.
Возможность ведения трудовой книжки только в бумажном виде в 2026 году
В 2026 году заводить новые бумажные трудовые книжки не нужно, если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2026 года. В этом случае, согласно требованиям закона, сотрудник может использовать только электронный вариант документа.
Возможность использования бумажной трудовой книжки предоставляется только в случае, если работник ранее сам решил сохранить бумажный формат. То есть, если работник до 31 декабря 2020 года подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, то он имеет право продолжать ее ведение.
Когда можно использовать бумажную трудовую книжку?
- Если работник ранее подавал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан продолжать вести сведения о трудовой деятельности работника в бумажном виде наряду с электронным.
- Если работник не подавал заявление до 31 декабря 2020 года, но ему необходимо продолжить ведение бумажной трудовой книжки. В этом случае работник может подать заявление работодателю в любое время.
Что нужно знать при ведении бумажной трудовой книжки?
- Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности работника в бумажной трудовой книжке наряду с электронным учетом.
- Работодатель обязан предоставлять работнику доступ к бумажной трудовой книжке для ознакомления.
- Работодатель обязан вносить сведения в бумажную трудовую книжку при приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности работника.
- В случае утери бумажной трудовой книжки работодатель обязан заменить ее.
Важные моменты
- Заявление о выборе формата трудовой книжки можно подать в любое время, даже если работник ранее не подавал заявление.
- Электронная трудовая книжка является официальным документом и имеет такую же юридическую силу, как и бумажная.
- Не стоит доверять информации, распространяемой в интернете о прекращении действия бумажных трудовых книжек с 2026 года. Это не соответствует действительности.
В 2026 году возможность ведения трудовой книжки в бумажном виде сохраняется, но только для тех работников, которые ранее решили сохранить бумажный формат. Для новых работников, начинающих трудовую деятельность после 1 января 2026 года, оформляеться только электронная трудовая книжка. Важно помнить о правилах ведения и хранения трудовых книжек, чтобы избежать проблем в будущем.
Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов, связанных с ведением трудовых книжек, рекомендуется обратиться к юристу или в трудовую инспекцию.