Вопрос о том, можно ли вносить сведения о работе, заключённой по договору гражданско‑правового характера (ГПХ), в трудовую книжку, волнует как работодателей, так и самих работников. В России трудовая книжка остаёться обязательным документом, но её содержание строго регламентировано законодательством. Ниже разберём, какие правила применяются к договорам ГПХ, как они отражаются в трудовой книжке и что делать, если сотрудник просит о записи.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все изменения в трудовом статусе работника: дата приема на работу, переводы, увольнения, а также сведения о стаже, которые учитываются при расчёте пенсии, больничных и других выплат.

Согласно статье 20 Трудового кодекса РФ, запись в трудовую книжку производится только в случае трудовых отношений, а не гражданско‑правовых.

Что такое договор ГПХ?

Договор гражданско‑правового характера – это соглашение между физическим лицом (исполнителем) и организацией (заказчиком), в котором исполнитель обязуется выполнить конкретную работу или оказать услугу, а заказчик обязуется оплатить результат. В договоре отсутствуют признаки трудовых отношений: нет рабочего графика, нет субординации, нет обязательного надзора и т.д.

Правовые основы внесения записей в трудовую книжку

• Трудовой договор – обязательная запись в трудовую книжку.
• Договор ГПХ – запись не производится, так как это гражданско‑правовой договор.
• Исключения возможны только в тех случаях, когда фактические условия работы совпадают с трудовыми (например, при совместительстве).

Согласно Постановлению Президиума Верховного Суда РФ от 28 июля 2023 г. (судебное решение № А57‑10956/2023), работодатель обязан признать отношения, возникшие по договорам ГПХ, как трудовые только при наличии фактических признаков трудовых отношений. В противном случае запись в трудовую книжку не допускается.

Практика внесения записей по договорам ГПХ

В большинстве случаев работодатели не вносят записи о работе по ГПХ в трудовую книжку. Это подтверждается:

• «Трудовая книжка исполнителю работ не заводится, а в уже имеющуюся у него трудовую книжку записи о периоде выполнения данных работ не вносятся» – ГАРАНТ.РУ, 2025‑07‑27.
• «Трудовая книжка в данном случае вестись не должна, и внесение в нее записей, не относящихся к трудовым отношениям, будет неправомерным» – БУХ.1С, 2024‑12‑28.
• «Факт работы по договору гражданско‑правового характера в трудовой книжке не отражается» – АО ТЛС‑ГРУП, 2025‑07‑10.

Однако существуют ситуации, когда запись может быть сделана:

1. Если работник выполняет функции, которые по сути являются трудовыми (например, постоянный график, подчинённость, надзор).
2. Если работодатель согласен рассматривать договор как трудовой, а не как ГПХ.

В таком случае запись производится в соответствии с правилами трудового договора: дата приема, должность, место работы, стаж.

Как избежать ошибок при оформлении договора ГПХ

• Проверьте, действительно ли договор является ГПХ: отсутствие рабочего графика, отсутствие субординации, отсутствие обязательного надзора.
• Если есть признаки трудовых отношений, оформите трудовой договор и внесите запись в трудовую книжку.
• При необходимости работы по ГПХ, оформляйте акт приема‑передачи работ и не вносите запись в трудовую книжку.
• В случае сомнений – проконсультируйтесь с юристом или в КонсультантПлюс.

Что делать, если работник по договору ГПХ просит запись в трудовую книжку?

В большинстве случаев ответ должен быть отрицательным. Внесение записи о работе по ГПХ в трудовую книжку считается неправомерным и может привести к юридическим рискам для работодателя.

Если работник настаивает, можно предложить ему:

• Оформить трудовой договор и начать официальное трудоустройство.
• Составить акты выполненных работ и хранить их в бухгалтерском учёте.
• Провести проверку фактических условий работы – если они совпадают с трудовыми, тогда можно рассмотреть переход на трудовой договор.

Запись в трудовую книжку по договору гражданско‑правового характера в принципе не производится. Это связано с тем, что ГПХ не является трудовым договором и не подлежит обязательному учёту в трудовой книжке. Однако в реальной практике возможны исключения, если фактические условия работы совпадают с трудовыми. В таких случаях работодателю следует оформить трудовой договор и внести запись в книжку в соответствии с Трудовым кодексом РФ;

Для работодателя важно соблюдать законодательные требования, чтобы избежать штрафов и судебных разбирательств. При возникновении сомнений лучше обратиться к юристу или в профильные информационные системы, такие как КонсультантПлюс или ГАРАНТ.РУ.