Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Однако не все виды отношений между работодателем и физическим лицом подлежат отражению в этом документе. В данной статье подробно рассмотрен вопрос: можно ли вносить сведения о работе по гражданско‑правовому договору (ГПД) в трудовую книжку, какие нормативные акты регулируют эту ситуацию и как следует действовать в условиях перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Что такое трудовая книжка?

Согласно ст. 50 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника. В неё вносятся сведения о:

• приёме на работу и переводе на другую должность;
• поощрениях и дисциплинарных взысканиях;
• увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
• периодах работы, стаже и профессиональной подготовке.

Ведение и хранение трудовых книжек регулируются ст. 66 ТК РФ и Инструкцией о трудовых книжках, утверждённой Министерством труда и социальной защиты РФ.

Гражданско‑правовой договор: суть и особенности

Гражданско‑правовой договор (договор подряда, договор оказания услуг, авторский договор и т.п.) регулируется нормами Гражданского кодекса РФ. Основные признаки:

• отношения носят характер гражданско‑правовых, а не трудовых;
• исполнитель не входит в штат организации, не подчиняется внутреннему трудовому распорядку;
• оплата производится за результат работы, а не за отработанное время;
• отсутствуют гарантии, предусмотренные ТК РФ (оплачиваемый отпуск, больничные, пособия по безработице и т.д.).

Поскольку трудовые отношения не возникают, трудовая книжка не ведётся при работе исключительно по ГПД.

Можно ли вносить сведения о ГПД в трудовую книжку?

Ответ однозначен: нет. Это следует из следующих нормативных положений:

1. Статья 50 ТК РФ – трудовая книжка отражает только трудовую деятельность.
2. Статья 66 ТК РФ – ведение трудовых книжек связано с возникновением трудовых отношений.
3. Инструкция о трудовых книжках (пункт 11 главы 2) – прямо указывает, что сведения о работе по гражданско‑правовым договорам в трудовую книжку не вносятся.
4. Разъяснения Минтруда и Роструда (например, письмо от ) подтверждают, что наниматель не имеет права вносить в трудовую книжку сведения о ГПД.

Таким образом, даже если в договоре предусмотрена оплата за часы работы или предусмотрены социальные гарантии, факт выполнения работы по ГПД не считается трудовой деятельностью и не отражается в трудовой книжке.

Практика и разъяснения контролирующих органов

На практике работодатели часто сталкиваются с вопросами:

• Нужно ли делать запись в трудовой книжке при переходе с ГПД на трудовой договор? – Да, запись делается только о факте приёма на работу по трудовому договору; предшествующий период по ГПД не отражается.
• Как быть с электронной трудовой книжкой (ЭТК)? – В ЭТК также отражаются только сведения о трудовых отношениях. Сведения о ГПД не передаются в СФР через отчеты ЕФС-1.
• Можно ли выдать справку о выполненной работе по ГПД? – Да, работодатель может выдать любую справку, подтверждающую факт исполнения договора, но она не заменяет трудовую книжку.

Эти положения подтверждаются судебной практикой: суды признают, что отсутствие записи о ГПД в трудовой книжке не нарушает прав работника, поскольку такие отношения не подпадают под действие ТК РФ.

Электронная трудовая книжка и гражданско‑правовые договоры

С 2020 года ведётся постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Основные положения:

• Работодатели передают сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд РФ (СФР) через отчеты ЕФС-1.
• Журнал учёта ЭТК не ведёться, но при переходе с бумажной на электронную форму необходимо сделать запись в бумажной книжке и выдать её сотруднику.
• С 30 декабря 2025 года в ЭТК начинают вноситься сведения о некоторых видах гражданско‑правовых договоров (ГПХ), однако это касается исключительно случаев, когда такие договоры признаны трудовыми по сути (например, когда фактически возникают трудовые отношения). Обычные ГПД по‑прежнему не отражаются.

Таким образом, даже в электронном формате принцип остаётся прежним: трудовая книжка (в любой форме) фиксирует только трудовые отношения.

Как оформить дубликат трудовой книжки при работе по ГПД?

Если у сотрудника отсутствует трудовая книжка (например, он работал только по ГПД и никогда не оформлял трудовые отношения), дубликат не выдаётся, поскольку нет оснований для ведения книжки. В случае, когда у сотрудника есть трудовая книжка, но требуется её дубликат (например, вследствие утери), процедура стандартная:

1. Сотрудник подаёт заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель делает запрос в архив (или в СФР при наличии ЭТК) о сведениях о трудовой деятельности.
3. Полученные сведения переносятся в бланк дубликата согласно Инструкции о трудовых книжках.
4. Дубликат заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Важно: в дубликат не включаются сведения о периодах работы по ГПД, поскольку они не относились к трудовой деятельности.

Рекомендации для работодателей и работников

Для работодателей:

• Не вносить сведения о ГПД в трудовую книжку (бумажную или электронную).
• При переходе работника с ГПД на трудовой договор оформлять обычный приказ о приёме на работу и делать запись только о этом событии.
• Хранить договоры ГПД отдельно от личного дела работника, чтобы избежать путаницы при проверках.
• При необходимости выдавать справки о выполненных работах по ГПД, но не путать их с трудовыми книжками.

Для работников:

• Требовать от работодателя оформления трудового договора, если фактически возникают трудовые отношения (режим работы, подчинение внутреннему распорядку, регулярная оплата за время).
• Сохранять копии всех ГПД и актов сдачи‑приёмки работ – они могут понадобиться для подтверждения опыта при трудоустройстве.
• При переходе на электронную трудовую книжку проверять, что в СФР отражены только периоды трудовых отношений.

Трудовая книжка – документ, строго привязанный к трудовым отношениям. Гражданско‑правовые договоры, несмотря на возможную схожесть в содержании работы, не создают трудовых связей и поэтому не отражаются в трудовой книжке ни в бумажном, ни в электронном виде. Нормативная база (ст. 50 и 66 ТК РФ, Инструкция о трудовых книжках, разъяснения Минтруда) однозначно подтверждает этот подход.

Для корректного ведения кадрового учёта необходимо:

• различать трудовые и гражданско‑правовые отношения;
• вносить в трудовую книжку только сведения о приёме, переводе, поощрениях, дисциплинарных взысканиях и увольнении по трудовым договорам;
• при переходе с ГПД на трудовой договор оформлять запись только о факте возникновения трудовых отношений;
• использовать справки и иные документы для подтверждения опыта работы по ГПД, но не пытаться отразить их в трудовой книжке.

Соблюдение этих правил позволит избежать ошибок при кадровом учёте, снизить риски споров с инспекцией труда и обеспечить прозрачность трудовых отношений в организации.