Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные форматы (ЭТК)‚ бумажная трудовая книжка по-прежнему остается актуальным документом для многих сотрудников. Один из самых частых вопросов‚ возникающих у кадровиков и работников: можно ли выдать трудовую книжку на руки? Разберем эту тему подробно‚ опираясь на актуальные требования законодательства на 2026 год.
Общие правила ведения и хранения
Согласно статье 66 ТК РФ‚ работодатель (за исключением работодателей, физических лиц‚ не являющихся ИП) обязан вести трудовые книжки на каждого работника‚ проработавшего у него свыше пяти дней‚ если данная работа является для сотрудника основной.
Бумажная трудовая книжка является строго документированным бланком. На внутренней стороне обложки трудовой книжки указываются документы-основания (с наименованием‚ номером и датой)‚ например‚ при смене фамилии‚ имени‚ отчества или даты рождения. Прежние данные зачеркиваются одной чертой‚ записываются новые‚ а запись заверяеться подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (при наличии).
Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку?
Законодательство четко регламентирует ситуации‚ когда оригинал бумажной трудовой книжки должен быть передан работнику.
При увольнении (прекращении трудового договора)
При увольнении сотрудника работодатель обязан внести запись об этом в его трудовую книжку (если она ведется) и выдать ее на руки в день увольнения.
Однако на практике бывают ситуации‚ когда в день увольнения выдать документ невозможно (сотрудник отсутствует или отказывается его получать). В таком случае работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.
- Предложить работнику дать согласие на отправление трудовой книжки по почте.
Закон не устанавливает жестких требований к форме уведомления‚ поэтому составить его можно в свободном виде. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Для предоставления в Фонд пенсионного и социального страхования
Согласно части 1 статьи 62 ТК РФ‚ работодатель обязан выдать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки на руки для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (СФР). Для этого работник должен написать соответствующее заявление. По возвращении из фонда книжку необходимо вернуть работодателю.
Можно ли выдать трудовую книжку по доверенности?
Что делать‚ если уволенный сотрудник не может лично прийти за документом? По мнению Роструда‚ работодатель вправе выдать трудовую книжку представителю работника при увольнении. Для этого у представителя должна быть доверенность‚ оформленная в соответствии с законодательством РФ (нотариально заверенная).
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) в 2026 году
В 2026 году сохраняется право работников на выбор формата трудовой книжки. Важно помнить следующие нюансы:
- Право перехода: Работник вправе в любое время перейти на электронную версию трудовой (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Свой выбор он должен оформить в виде письменного заявления.
- Действия работодателя: Если сотрудник напишет заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель обязан сделать закрывающую запись в бумажной книжке и выдать ее на руки работнику.
- Прием на работу: Ответ на вопрос‚ нужна ли бумажная трудовая книжка при приеме на работу в 2026 году‚ положительный — если она у сотрудника имеется и он не перешел на ЭТК.
- Впервые устроившиеся: Если сотрудник впервые устроился на работу в период с 2021 года‚ ему могут оформить только электронную трудовую книжку. Бумажный бланк на таких работников не заводится.
Ответственность работодателя
Трудовой кодекс РФ строго следит за соблюдением сроков выдачи трудовой книжки. Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении может привести к серьезным последствиям для работодателя:
- Работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб‚ причиненный в результате незаконного лишения возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ).
- Дни задержки выдачи могут быть расценены как вынужденный прогул‚ который должен быть оплачен.
Выдать трудовую книжку на руки можно и нужно‚ если на то есть законные основания: увольнение сотрудника‚ его переход на ЭТК или необходимость предоставления документа в СФР. В случае неявки уволенного сотрудника работодатель должен направить ему уведомление. Также документ может получить доверенное лицо по нотариальной доверенности. Главное для работодателя — строго соблюдать процедуру‚ чтобы избежать штрафов и судебных исков.