Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и опыт работы человека. С ее помощью можно подтвердить стаж для пенсии или социальных выплат. Именно поэтому работодатель обязан бережно хранить этот документ. Но на практике часто возникают ситуации‚ когда сам сотрудник просит выдать ему трудовую на руки. Можно ли выдавать трудовую книжку? Давайте разберем этот вопрос подробно с учетом актуального законодательства.
Общие правила хранения трудовой книжки
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации‚ трудовая книжка являеться документом строгой отчетности. В период действия трудового договора она должна храниться у работодателя. Сотрудник не имеет права держать ее у себя‚ пока официально трудоустроен.
Работодатель несет полную ответственность за сохранность этого документа. Если трудовая книжка будет утеряна или испорчена по вине работодателя‚ ему придется восстанавливать ее за свой счет. Человек‚ который потерял бумажную трудовую книжку‚ обязан немедленно заявить об этом работодателю по месту работы‚ где была внесена последняя запись‚ для оформления дубликата.
В каких случаях выдача трудовой книжки обязательна?
Существует два основных случая‚ когда работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику на руки:
- Увольнение работника. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести расчет. Если в день увольнения выдать документ невозможно (например‚ сотрудник отсутствует)‚ работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
- Прекращение трудового договора по иным основаниям. Это может быть перевод к другому работодателю‚ выход на пенсию и другие случаи‚ когда трудовые отношения официально разрываются.
Можно ли выдавать трудовую книжку по просьбе работника во время работы?
Очень часто сотрудники просят временно выдать им трудовую книжку для предоставления в различные инстанции: банк для получения кредита‚ посольство для оформления визы‚ органы соцзащиты. Можно ли выдавать трудовую книжку в таких ситуациях?
По общему правилу — нет‚ нельзя. Выдача трудовой книжки на руки работнику‚ с которым заключен действующий трудовой договор‚ является нарушением законодательства.
Как быть‚ если нужно подтвердить стаж?
Если сотруднику необходимо подтвердить свой опыт работы или стаж для получения социальных выплат‚ кредита или визы‚ выдавать оригинал трудовой книжки не обязательно и не законно. Вместо этого работодатель обязан:
- Предоставить работнику выписку из трудовой книжки или заверенную копию трудовой книжки.
- Сделать это необходимо в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления от работника.
- Копия или выписка должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации (при наличии).
Исключения из правил: когда временную выдачу разрешают
В некоторых случаях временная выдача оригинала трудовой книжки все же допускается. Это возможно в следующих ситуациях:
- Для назначения пенсии. Если сотруднику необходимо предоставить оригинал трудовой книжки в Пенсионный фонд РФ для назначения или перерасчета пенсии‚ работодатель может выдать документ на руки;
- Для оформления социальных выплат. Аналогичным образом документ может быть выдан для предоставления в органы социальной защиты населения.
Однако даже в этих случаях выдача происходит не просто по устной просьбе. Работник обязан написать письменное заявление с указанием причины и срока‚ на который ему нужен оригинал документа.
Важно помнить!
Если работодатель выдал трудовую книжку по заявлению работника для предоставления в ПФР или соцзащиту‚ он должен:
- Зафиксировать факт выдачи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (или в специальном журнале).
- Получить от работника расписку о получении документа с указанием даты возврата.
- Контролировать возврат трудовой книжки в указанный срок (обычно это срок‚ установленный органами ПФР или соцзащиты‚ но не более нескольких дней).
Ответственность за незаконную выдачу или задержку
Нарушение правил ведения‚ хранения‚ учета и выдачи трудовых книжек может повлечь за собой серьезные последствия:
- Штрафные санкции. За нарушение трудового законодательства предусмотрены административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Материальная ответственность. Если работодатель незаконно выдал трудовую книжку на руки‚ и она была утеряна‚ он обязан будет восстановить ее за свой счет. Кроме того‚ если задержка выдачи трудовой книжки при увольнении лишает работника возможности трудиться‚ работодатель обязан возместить ему неполученный заработок.