Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Поэтому требования к ее заполнению очень строгие. Но что делать, если кадровик или руководитель допустил ошибку? Можно ли просто зачеркнуть неверную строку или замазать ее корректором?
Краткий ответ: категорически нет. В трудовой книжке не допускаются зачеркивания, подчистки, использование корректирующей жидкости или ластика. Законный способ отмены или исправления ошибки только один — признание записи недействительной путем внесения новой соответствующей записи.
Главное правило: ничего не зачеркивать
В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивание неточных или неправильных записей строго запрещено. Любые исправления производятся исключительно путем признания ошибочной записи недействительной. Это правило актуально как для бумажных, так и для электронных трудовых книжек (ЕФС-1).
Исключением является лишь титульный лист (где указываются ФИО и дата рождения работника), там старые данные можно зачеркнуть одной чертой, а рядом написать новые. Но в разделе о работе этот метод не работает.
Кто имеет право вносить исправления?
Исправить информацию должен тот работодатель, кадровый работник или руководитель которого допустил ошибку. Если сотрудник уже уволился и перешел в новую организацию, то исправить запись может новый работодатель, но только на основании официального документа (приказа, справки) от прежнего работодателя, который допустил неточность.
Пошаговая инструкция: как признать запись недействительной
Чтобы грамотно отменить ошибочную запись (о приеме, переводе, увольнении или награждении), необходимо следовать строгому алгоритму:
- Подготовка основания. Любое изменение в трудовой книжке должно иметь документальное подтверждение; Издается приказ или распоряжение руководителя об исправлении записи. Если ошибка была в реквизитах приказа, нужно найти правильный приказ.
- Графа 1. После последней записи в разделе «Сведения о работе» ставится следующий порядковый номер (например, если последняя запись была под номером 15, то исправляющая будет номер 16).
- Графа 2. Указывается дата внесения новой (исправляющей) записи.
- Графа 3. Пишется фраза: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна». Сразу после этого, в этой же графе, вносится правильная информация (например, верная должность или причина увольнения).
- Графа 4. Указываются реквизиты документа, на основании которого вносится исправление — дата и номер приказа или другого решения работодателя.
Пример (образец) заполнения:
Предположим, работник был принят на должность «Инженер», а в трудовой записали «Техник». Запись о приеме была под номером 12. Исправление будет выглядеть так:
- Графа 1: 13
- Графа 2:
- Графа 3: Запись за номером 12 недействительна. Принят на должность инженера.
- Графа 4: Приказ от № 24-к
Особые случаи при исправлении записей
Если нужно просто отменить запись (без добавления новой)
Иногда ошибочную запись нужно просто аннулировать, не внося вместо нее ничего нового (например, если запись об увольнении была внесена по ошибке, а сотрудник продолжает работать). В таком случае в графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», а графа 4 остается пустой, либо в ней указываются реквизиты приказа о признании предыдущего приказа недействительным.
Ошибка в реквизитах приказа
Если сведения о работе указаны верно, но допущена ошибка в дате или номере приказа в графе 4, признавать недействительной всю запись не нужно. В этом случае в графе 3 пишется: «Запись за номером [номер] недействительна. В графе 4 читать: Приказ от [правильная дата] № [правильный номер]».
Буквы «Ё» и «Е» в фамилии
Часто возникает вопрос: если в трудовой книжке фамилия записана через букву «Е», а по паспорту — «Ё», нужно ли признавать запись недействительной? Роструд разъясняет: в такой ситуации кардинальных исправлений делать не нужно. Кадровику достаточно просто проставить 2 точки над буквой «Е» и поставить подпись и печать (при наличии), подтверждающую это уточнение.
Восстановление действующей записи
Бывают курьезные ситуации, когда действительную запись по ошибке признали недействительной; Как это исправить? Снова по общему правилу: нельзя зачеркивать ошибочную фразу «Запись недействительна». Необходимо внести новую запись, в которой указать: «Запись за номером [номер записи, где ошибочно написано «недействительна»] недействительна. Восстановить запись за номером [номер первоначальной записи]», и вновь указать реквизиты первоначального приказа.
Что будет, если нарушить правила?
Отсутствие в личном деле работника приказа, на основании которого вносились изменения, или нарушение порядка исправления записей (зачеркивание, использование корректора) может стать безусловным основанием для признания записи в трудовой книжке недействительной в судебном порядке. Более того, такие нарушения могут привести к проблемам для работника при оформлении пенсии, так как стаж, подтвержденный испорченной записью, может быть не засчитан Пенсионным фондом.
Резюме: Удалить запись в трудовой книжке нельзя, но можно юридически грамотно ее отменить. Главное, всегда опираться на документы, соблюдать нумерацию, не использовать зачеркивания и обязательно заверять все внесенные изменения подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии).