Вопрос о том, можно ли заключить трудовой договор, если у работника нет трудовой книжки, часто возникает в процессе найма новых сотрудников. В России трудовая книжка традиционно считается обязательным документом, однако законодательство и практика в последние годы меняются. Ниже разберём, какие нормы регулируют данную ситуацию, в каких случаях допускается отсутствие трудовой книжки, а также как вести учёт трудовой деятельности в электронном виде.

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – основной нормативный акт, регулирующий трудовые отношения. В частности, статья 65 ТК РФ устанавливает:

«При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю в т.ч. трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые».

То есть, если работник впервые поступает на работу, предъявление трудовой книжки не является обязательным. Однако в большинстве случаев, когда работник уже имеет трудовую книжку, она должна быть предоставлена работодателю.

• Статья 67 ТК РФ обязывает работодателя в письменной форме оформить трудовой договор. В договоре должны быть указаны все условия трудовых отношений, но сам договор не содержит обязательства о наличии трудовой книжки.

Когда допускается отсутствие трудовой книжки?

1. Первый трудовой договор – если работник никогда ранее не работал в России или не имел трудовой книжки, то его отсутствие не является основанием для отказа в приёме.
2. Переход на электронный формат – с 1 января 2026 года в России введён электронный формат трудовой книжки. Работодатель может вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде, если работник согласен. В этом случае бумажную трудовую книжку можно не выдавать.
3. Отказ работника от предоставления трудовой книжки – работник может отказаться от её предоставления, но при этом должен предоставить электронные сведения о трудовой деятельности. Судебная практика подтверждает, что отказ от предоставления бумажной трудовой книжки не является основанием для аннулирования трудового договора.

Как оформить трудовой договор без трудовой книжки?

Ниже приведён примерный порядок действий:

1. Соберите сведения о трудовой деятельности – если работник имеет предыдущий опыт работы, попросите его предоставить выписки из предыдущих трудовых договоров, справки о доходах, налоговые декларации и т.д.
2. Составьте трудовой договор – в соответствии с §67 ТК РФ. В договоре обязательно укажите:
• ФИО, место жительства, паспортные данные;
• Должность, место работы, должностные обязанности;
• Условия оплаты труда, режим работы, отпуск;
• Срок действия договора (если это срочный договор);
• Права и обязанности сторон.
3. Утвердите договор – подпишите обе стороны, оформите печать (если применимо).
4. Ведите электронную трудовую книжку – если работник согласен, зафиксируйте сведения в системе электронного учёта трудовой деятельности. Это может быть Гарант.РУ или другой официально признанный сервис.
5. Сохраните копии – храните копии договора и электронных сведений в течение 10 лет, как это предписывается ТК РФ.

Что делать, если работник не предоставляет трудовую книжку?

• Попросите работника предоставить сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Это может быть справка от предыдущего работодателя, выписка из налоговой декларации, справка о доходах.
• Если работник отказывается от предоставления как бумажной, так и электронной информации, работодателю необходимо запросить у него трудовую книжку в соответствии с требованиями ТК РФ. Однако отказ от предоставления не является основанием для аннулирования трудового договора.
• В случае, если работник действительно не имеет трудовой книжки и не может предоставить сведения о трудовой деятельности, работодатель может заключить гражданско-правовой договор (соглашение о выполнении работ), но это будет уже не трудовой договор, а договор гражданско-правового характера.

Практические рекомендации

• Всегда проверяйте наличие трудовой книжки при приёме на работу, но не делайте из этого единственного критерия.
• Если работник впервые поступает на работу, можно сразу перейти к электронному учёту без бумажной трудовой книжки.
• Обеспечьте обучение персонала по работе с электронным учётом трудовой деятельности, чтобы избежать ошибок.
• В случае сомнений в законности, обратитесь к профессиональному юристу или в КонсультантПлюс для уточнения деталей.

Трудовой договор может быть заключён и без наличия трудовой книжки, если работник впервые поступает на работу, либо если он согласен вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде; Однако в большинстве случаев, особенно если работник уже имеет трудовую книжку, её предоставление остаётся обязательным. Важно помнить, что отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме, но при этом необходимо обеспечить надлежащий учёт трудовой деятельности в соответствии с действующим законодательством.

Таким образом, при правильном соблюдении всех требований ТК РФ и своевременном переходе на электронный формат, работодатели могут успешно вести трудовые отношения даже без бумажной трудовой книжки.