Переход на электронную форму трудовой деятельности стал обязательным для большинства организаций, однако многие работники задаются вопросом: можно ли заставить сотрудника перейти на электронную трудовые книжку? В статье разберём правовой статус такого требования, процедуру его реализации и права сторон.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Ввод ЭТК предусмотрен федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ (часть 2 ст. 2).

Ключевые особенности ЭТК

• Ведётся в электронном виде в системе, утверждённой Министерством труда.
• Содержит те же сведения, что и бумажная книжка: сведения о работе, местах работы, датах и сроках.
• Доступна только работодателю и самому работнику (через личный кабинет).

Когда переход обязателен?

Согласно пункту 4 ч. 1 ст. 2 закона № 439‑ФЗ, переход на ЭТК обязателен для:

1. Всех работников, впервые принятых после 1 января 2021 года.
2. Сотрудников, у которых бумажная книжка была выдадена до 31 декабря 2020 года, но они не успели подать заявление о её сохранении.

Для остальных переход добровольный, однако работодатель может предложить его в рамках корпоративной политики.

Может ли работодатель заставить сотрудника перейти на ЭТК?

Ответ зависит от того, как трактуется понятие «заставлять». Законодательство РФ не допускает принудительного перехода без согласия сотрудника, однако работодатель имеет право:

• Требовать от работника подачи заявления о переходе на ЭТК в установленный срок.
• Отказывать в ведении бумажной формы, если сотрудник не подал заявление в срок.

Таким образом, заставлять в прямом смысле (применять санкции) нельзя, но работодатель может создать условия, при которых переход становится практически неизбежным.

Правовые ограничения

По пункту 6 статьи 2 закона № 439‑ФЗ, переход на ЭТК возможен в любое время, если сотрудник ранее не успел подать заявление до 31 декабря 2020 года. Это означает, что работодатель не может отказывать в работе solely на основании отсутствия ЭТК, если сотрудник подаст заявление позже.

Как правильно оформить переход на электронную трудовые книжку?

Сроки подачи заявления

Заявление о переходе на ЭТК можно подать в любой момент, но рекомендуется сделать это до 31 декабря 2020 года, иначе процесс будет сопровождаться дополнительными формальностями.

Форма заявления

В заявлении необходимо указать:

• Фамилию, имя, отчество сотрудника.
• Сведения о дате выдачи бумажной трудовой книжки.
• Точную формулировку: «Прошу перевести мою трудовую деятельность в электронный вид в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и ст. 2 ФЗ № 439‑ФЗ».

Пример оформления (см. Электронная запись в книжке, 2024‑06‑10T14:12:17):

Графа 2. Дата выдачи бумажной книжки: .
Графа 3. Запись о переходе на электронную книжку: 
«Подано письменное заявление (ФИО) о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (часть 2 ст. 2 ФЗ № 439‑ФЗ)».

Как заверить документ?

Для того чтобы контролирующие органы не задавали вопросов, рекомендуется:

1. Подписать заявление в двух экземплярах (один – у работодателя, второй – у сотрудника).
2. Сохранить электронную копию с отметкой о получении (например, в системе «Контур.Норматив»).
3. Убедиться, что в системе ЭТК отображается запись о переходе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли переводить всех сотрудников на ЭТК?

Нет. Перевод обязателен только для тех, кто попал под перечисленные в пункте 1.2 категории. Остальные могут продолжать вести бумажную форму, если они подали заявление до 31 декабря 2020 года.

Можно ли отказать в переходе?

Работодатель не может принудительно отказывать в переходе, если сотрудник подал заявление в срок. Однако он может уточнить, что без ЭТК дальнейшее трудоустройство в компании будет невозможным (в рамках договорных отношений).

Что происходит, если сотрудник не подаст заявление вовремя?

В этом случае работодатель может:

• Отказать в выдаче новой бумажной книжки.
• Перевести сотрудника на ЭТК по умолчанию, если это предусмотрено внутренними нормативными актами.

Но такой переход всё равно требует согласия сотрудника.

Как хранить заявление о переходе?

Заявление может быть сохранено в бумажном виде (в личном деле) и в электронном виде в системе ЭТК. Оба варианта считаются юридически значимыми.

Переход на электронную трудовые книжку не является принудительным в прямом смысле, но работодатель имеет право требовать от сотрудника подачи заявления и вести учёт в электронном виде, если это предусмотрено законом и внутренними нормативными актами компании.

Соблюдение установленных сроков и правильного оформления заявления позволяет избежать спорных ситуаций и гарантирует, что переход будет выполнен законно и без нарушения прав работника.

Если у вас возникнут сомнения по конкретному случаю, рекомендуется обратиться к юристу или в консалтинговую службу (например, КонсультантПлюс) для уточнения деталей.