Многие граждане сталкиваются с ситуацией‚ когда им требуется предоставить копию трудовой книжки в государственные органы‚ банки‚ загранпаспортные службы‚ иностранные организации или при оформлении льгот. Возникает законный вопрос: можно ли заверять трудовую книжку у нотариуса? Ответ, да‚ можно‚ но с важными оговорками‚ которые мы подробно разберём в этой статье.

Что говорит закон?

Согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённых постановлением Правительства РФ от № 225‚ оригинал трудовой книжки выдаётся работнику только при увольнении. Во всех остальных случаях работодатель обязан выдать копию или выписку из трудовой книжки‚ заверенную в установленном порядке.

При этом закон не запрещает заверять копию трудовой книжки у нотариуса. Напротив‚ в ряде разъяснений Пенсионного фонда РФ и других государственных структур указано‚ что нотариально заверенная копия трудовой книжки имеет юридическую силу и может быть принята вместо оригинала в тех случаях‚ когда предъявление оригинала невозможно или нежелательно.

Когда именно нужна нотариально заверенная копия?

Нотариально заверенная копия трудовой книжки может потребоваться в следующих случаях:

• При оформлении заграничного паспорта (особенно при получении второго гражданства или визы в некоторые страны);
• При подаче документов в иностранные организации‚ университеты или для трудоустройства за рубежом;
• При получении социальных льгот‚ субсидий или пособий‚ где требуется подтверждение стажа;
• При обращении в банк для получения кредита или ипотеки (для подтверждения трудового стажа);
• При участии в судебных разбирательствах;
• При увольнении и отсутствии возможности обратиться к бывшему работодателю для заверения копии;
• При нахождении в декретном отпуске‚ больничном или ином периоде‚ когда невозможно получить документ от работодателя.

Как заверить копию трудовой книжки у нотариуса?

Процедура заверения копии трудовой книжки у нотариуса проста‚ но требует соблюдения определённых шагов:

1. Подготовьте оригинал трудовой книжки — без него нотариус не сможет удостоверить подлинность копии.
2. Сделайте качественную копию — желательно на цветном принтере или ксероксе‚ чтобы чётко были видны все печати‚ подписи‚ штампы и записи. Копия должна быть полной: все страницы с записями‚ включая ьный лист и вкладыши.
3. Возьмите с собой паспорт — для идентификации личности.
4. Обратитесь в нотариальную контору, уточните заранее‚ заверяют ли они копии трудовых книжек (в большинстве случаев — да).
5. Нотариус проверит оригинал — он сверит данные на копии с оригиналом‚ проверит наличие исправлений‚ подчисток‚ карандашных записей‚ несуществующих печатей. Если обнаружены нарушения — нотариус откажет в заверении и порекомендует обратиться в кадровую службу для уточнения данных.
6. Нотариус проставит удостоверительную надпись, на каждой странице копии или на отдельном листе‚ где будет указано: «Копия верна»‚ «Сверено с оригиналом»‚ ФИО нотариуса‚ его подпись‚ печать и дата.

Важно!

Нотариус не заверяет саму трудовую книжку — он заверяет копию этой книжки. Сама трудовая книжка — это официальный документ‚ который не подлежит нотариальному удостоверению. Нотариус лишь подтверждает‚ что копия точно соответствует оригиналу.

Можно ли заверить копию у работодателя вместо нотариуса?

Да‚ и это — первый и предпочтительный вариант. Если вы ещё работаете‚ то работодатель обязан заверить копию трудовой книжки своей печатью и подписью руководителя (или уполномоченного лица). Это бесплатно и не требует посещения нотариуса.

Однако‚ если вы:

• уволены;
• работодатель ликвидирован;
• не можете связаться с кадровой службой;
• находитесь в другом городе или стране;

— тогда нотариальное заверение становится единственным законным способом подтвердить подлинность копии трудовой книжки.

Сколько стоит заверить копию трудовой книжки у нотариуса?

Размер госпошлины за заверение копий документов в России установлен Налоговым кодексом. На 2026 год стоимость составляет:

• 50–100 рублей за одну страницу — это базовая госпошлина;
• Дополнительно — технические услуги нотариуса, от 100 до 500 рублей за документ (зависит от региона и конторы);

Стоимость может отличаться в зависимости от региона. Например‚ в Москве и Санкт-Петербурге цены выше‚ чем в регионах. Рекомендуется позвонить заранее в нотариальную контору и уточнить стоимость.

Что делать‚ если нотариус отказывает?

Нотариус может отказать в заверении копии‚ если:

• Оригинал трудовой книжки содержит незаконные исправления (подчистки‚ карандашные записи‚ неофициальные штампы);
• Отсутствуют печати работодателя или подписи ответственных лиц;
• Копия сделана нечётко‚ нечитаемо;
• Документ повреждён‚ имеет следы воды‚ огня‚ потёртости;
• В книжке есть признаки подделки (например‚ печать не соответствует образцу).

В таких случаях нотариус обязан сообщить вам причину отказа; Вам нужно будет:

1. Обратиться в архив или бывшую организацию для восстановления и исправления записей;
2. Получить официальную выписку из трудовой книжки с печатью;
3. Только после этого — вновь обращаться к нотариусу.

Заверение копии трудовой книжки для отправки почтой

Если вам нужно отправить копию трудовой книжки заказным письмом в другой город или страну — нотариально заверенная копия — единственный допустимый вариант. Простая ксерокопия без заверения не будет принята большинством организаций.

Рекомендации:

• Заверяйте все страницы — даже пустые‚ если они пронумерованы;
• Сделайте две копии — одну отправьте‚ вторую оставьте себе;
• При отправке письма — опишите содержимое в почтовом описании («Копия трудовой книжки‚ заверенная нотариусом»);
• Сохраните квитанцию об отправке и уведомление о вручении.

Да‚ можно — и даже рекомендуется в определённых случаях.

Нотариус не заверяет саму трудовую книжку — он заверяет её копию‚ подтверждая‚ что она соответствует оригиналу. Это юридически значимый документ‚ который принимается во многих государственных и частных учреждениях.

Ключевые правила:

• Заверять можно только копию‚ а не оригинал.
• Обязательно нужен оригинал трудовой книжки для сверки.
• Работодатель — первый вариант для заверения‚ если вы ещё работаете.
• Нотариус — лучший вариант при увольнении‚ отсутствии работодателя или необходимости отправить документ в другой город/страну.
• Копия должна быть чёткой‚ без исправлений‚ с полной информацией.

Если вы не уверены — всегда уточняйте у организации‚ которая запрашивает документ: «Примете ли вы нотариально заверенную копию трудовой книжки?». Это сэкономит вам время‚ деньги и нервы.

Помните: нотариальное заверение — это не роскошь‚ а законный способ подтвердить подлинность документов‚ когда другие варианты недоступны.