Вопрос «Можно ли завести новую трудовую книжку?» часто возникает у работников, столкнувшихся с утратой, порчей или кражей этого важного документа. Краткий ответ: просто взять и завести новую книжку «с чистого листа» нельзя, если у вас уже был трудовой стаж. Вместо этого законодательство предусматривает процедуру оформления дубликата.

На дворе май 2026 года, и правила ведения трудовых книжек остаются строгими, так как этот документ (или его электронный аналог) является основным подтверждением вашего стажа для будущей пенсии. Ниже мы подробно разберем, в каких случаях оформляется дубликат, каков порядок действий и кто несет расходы.

В каких случаях оформляется дубликат?

Согласно актуальным нормам, новая трудовая книжка (в форме дубликата) заводится в следующих ситуациях:

• Утрата работником: Сотрудник потерял документ или он был украден.
• Порча документа: Трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, залита жидкостью, записи неразборчивы) по вине работника или работодателя.
• Ошибка в записях: Если в трудовую книжку были внесены недействительные или ошибочные записи, которые невозможно исправить путем зачеркивания (хотя в этом случае чаще вносятся корректирующие записи, иногда требуется замена документа).
• Утрата работодателем: Если книжка потеряна или уничтожена (например, при пожаре в архиве) по вине организации.

Важное отличие: Первая работа или восстановление?

Существует два сценария, которые часто путают:

1. Первичное оформление: Если человек нигде ранее не работал и у него нет трудовой книжки, работодатель заводит новую трудовую книжку. Это стандартная процедура при первом трудоустройстве.
2. Восстановление (Дубликат): Если у человека уже был стаж, но книжка утеряна или испорчена, заводить новую «с нуля» нельзя. Необходимо оформить дубликат, в который будут перенесены все данные о предыдущем стаже. На титульном листе дубликата делается специальная отметка.

Порядок действий при утере трудовой книжки работником

Если вы потеряли трудовую книжку, алгоритм ваших действий должен быть следующим:

Шаг 1. Обращение к работодателю

Вам необходимо немедленно обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением. В заявлении указывается просьба выдать дубликат трудовой книжки в связи с ее утратой.

Шаг 2. Сбор подтверждающих документов

Самая трудоемкая часть процесса, подтверждение стажа. Поскольку основной документ утерян, факт работы необходимо доказать. Работодатель, оформляющий дубликат, должен запросить у вас (или вы должны предоставить самостоятельно):

• Копии приказов о приеме на работу и увольнении с предыдущих мест работы.
• Справки от прежних работодателей с указанием периодов работы, должностей и оснований записей.
• Копии трудовых договоров.
• Сведения из архивов (если предприятия ликвидированы).

Без подтверждающих документов в дубликат могут быть внесены только те периоды, которые удастся доказать официально.

Шаг 3. Оформление и выдача

Работодатель обязан оформить и выдать дубликат не позднее 15 дней с даты подачи заявления работником. В правом верхнем углу первой страницы дубликата делается надпись «Дубликат».

В дубликат переносятся:

1. Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование) на основании паспорта, диплома и других документов.
2. Общий стаж работы (суммарно годы, месяцы, дни) без указания конкретных должностей и компаний, если детализация невозможна, но лучше вносить полные данные при наличии справок.
3. Конкретные записи о работе, наградах и увольнении на основании сохранившихся копий документов.

Кто оплачивает бланк трудовой книжки?

Этот вопрос регулируется причиной утраты:

• Если виноват работник (потерял, испортил): Стоимость бланка новой трудовой книжки удерживается из заработной платы работника. Работодатель вправе обсудить с сотрудником способы возмещения расходов.
• Если виноват работодатель (потерял архив, ошибся при заполнении, пожар): Расходы на оформление дубликата и бланка несет организация. Удерживать деньги с работника в этом случае запрещено.

Особенности 2026 года: Электронные трудовые книжки

Важно помнить, что с 2020 года в России введен переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Если вы потеряли бумажную версию:

• Информация о вашем стаже, начиная с 2020 года, уже хранится в цифровом виде в базе Социального фонда России (СФР).
• Вы можете в любой момент получить выписку из ЭТК через портал «Госуслуги», в МФЦ или у работодателя.
• Оформление бумажного дубликата все еще требуется для восстановления исторических данных (стаж до 2020 года), которые могли не быть вовремя оцифрованы, или если вы предпочитаете иметь бумажный носитель (для тех, кто сохранил право на ведение бумажной книжки).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли завести вторую трудовую книжку, пока первая числится у другого работодателя?
Нет, ведение двух и более трудовых книжек одновременно запрещено законом. Все записи должны вноситься в один документ.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать дубликат?
Отказ работодателя оформить дубликат в течение 15 дней является нарушением трудового законодательства. В таком случае следует обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

Нужна ли комиссия для признания книжки утраченной?
Согласно разъяснениям, для выдачи дубликата работнику акт специальной комиссии не обязателен, достаточно заявления работника. Однако внутренние правила некоторых организаций могут требовать фиксацию факта утраты.

Завести «новую» трудовую книжку вместо утерянной можно только в формате дубликата. Этот процесс требует времени и сбора справок, но он критически важен для сохранения вашего пенсионного стажа. Не откладывайте обращение к работодателю: чем быстрее вы напишете заявление, тем быстрее получите документ на руки.