Трудовая книжка – это официальный документ‚ фиксирующий трудовую деятельность сотрудника. При её выдаче в бухгалтерском учёте возникает вопрос: на какой счет необходимо отразить операции по оприходованию трудовых книжек. Ниже рассматриваются нормативные основания‚ практические рекомендации и примеры записей в бухгалтерском учёте.
Нормативная база
В России бухгалтерский учёт регулируется Бухгалтерским учётом и Налоговым законодательством. Основные документы‚ которые следует учитывать:
- Федеральный закон № 127-ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
- Положения Минтруда России о ведении учёта трудовых книжек;
- План-схемы учёта доходов и расходов (План счёта)
Согласно Писанию Минфина России № АБ-3-25/14н‚ выдача трудовых книжек относится к расходам на обслуживание персонала. Поэтому их стоимость отражается на определённом счете.
Какой счет использовать?
В большинстве организаций для учёта расходов на трудовые книжки применяется:
- Счёт 601 «Расходы на персонал» – основной счёт для учёта расходов‚ связанных с наймом и удержанием персонала.
- В случае‚ если трудовые книжки выдаются в рамках социального обеспечения (например‚ в рамках программы «Трудовая книжка для молодых специалистов»)‚ могут использоваться:
- Счёт 603 «Прочие расходы» – если расходы не подпадают под классификацию «Расходы на персонал».
- Счёт 68 «Прочие доходы и расходы» – в редких случаях‚ когда требуется отразить возврат или корректировку;
Выбор конкретного счета зависит от:
- Политики учёта в организации;
- Структуры План-схемы учёта;
- Нормативных рекомендаций‚ принятых в компании.
Пошаговая инструкция по оформлению
Для корректного отражения операции в бухгалтерском учёте выполните следующие действия:
- Определите стоимость трудовых книжек. Обычно это небольшая сумма (например‚ 500 руб.).
- Запишите расход в учётную систему. Дебет на выбранный расходный счёт‚ кредит – на conto «Разные обязательства» (или аналогичный).
- Отразите выдачу в журнале учёта трудовых книжек. Введите номер‚ серию‚ дату выдачи‚ ФИО сотрудника.
- Сохраните подтверждающие документы. Копия приказа‚ акт выдачи‚ договор с поставщиком (если книжки закупаются).
- Периодически сверяйте остатки. Убедитесь‚ что все книжки учтены и правильно отражены в бухгалтерском учёте.
Пример бухгалтерской записи
Допустим‚ организация решила использовать счёт 601 «Расходы на персонал». При оприходовании 10 новых трудовых книжек стоимостью 500 руб. каждая (итого 5 000 руб.) запись будет выглядеть так:
Дт 601 «Расходы на персонал» 5 000 Кт 68 «Прочие обязательные платежи» 5 000
После выполнения операции в журнале учёта появляется запись:
- Дата – ;
- Описание – «Оприходование трудовых книжек (10 шт.)»;
- Сумма – 5 000 руб.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли сразу списать расходы на «Расходы на обучение»?
Ответ: Нет. Трудовые книжки не относятся к расходам на обучение‚ а относятся к расходам на персонал. - Вопрос: Что делать‚ если книжки выдаються бесплатно?
Ответ: При бесплатной выдаче расход не учитывается‚ однако в журнале учёта всё равно фиксируется факт выдачи. - Вопрос: Нужно ли отражать стоимость в налоговой отчётности?
Ответ: Да‚ расходы на персонал включаются в состав управленческих расходов и отражаются в бухгалтерском отчёте‚ но не в налоговой базе.
Оприходование трудовых книжек – это стандартная бухгалтерская операция‚ требующая правильного выбора счета и точного документирования. Наиболее распространённым и рекомендуемым способом является использование счёта 601 «Расходы на персонал». При соблюдении вышеописанных рекомендаций вы сможете без проблем вести учёт‚ проводить сверки и обеспечить соответствие нормативам.
Если в вашей организации действует собственная бухгалтерская политика‚ обязательно согласуйте выбранный счёт с отделом бухгалтерии и учредителями.