Ведение трудовых книжек — одна из важнейших обязанностей работодателя‚ требующая строгого соблюдения законодательства. Любая неточность или ошибка может повлечь за собой серьезные последствия как для сотрудника‚ так и для компании. Один из самых частых вопросов у кадровиков и предпринимателей: на основании какого документа вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу? В этой статье мы подробно разберем нормативную базу‚ сроки и особенности документального оформления записей в 2026 году.
Главный документ-основание
Согласно действующему законодательству‚ первичным и основным документом‚ служащим основанием для внесения записи о приеме на работу‚ является приказ (распоряжение) работодателя.
Об этом прямо говорится в пункте 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н). В графе 4 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки обязательно указываются дата и номер приказа‚ на основании которого вносится запись.
Что делать‚ если приказ не издан?
На практике иногда возникают ситуации‚ когда трудовой договор уже заключен‚ а приказ по каким-то причинам еще не издан. В таком случае‚ в соответствии с законодательством‚ запись в трудовую книжку вносится на основании трудового договора. Это исключение подчеркивает‚ что именно трудовой договор является фундаментом трудовых отношений‚ а приказ — их административным оформлением.
Сроки внесения записей
Важно не только знать‚ на основании какого документа делается запись‚ но и в какие сроки. Законодательство устанавливает четкие временные рамки:
- Запись о приеме на работу должна быть внесена не позднее недельного срока со дня издания приказа (или со дня заключения трудового договора‚ если приказ не издавался).
- Исключение составляет запись о работе по совместительству — она может быть внесена не в хронологическом порядке‚ но обязательно после записи о приеме по основному месту работы (п. 11 Порядка № 320н).
Правила заполнения трудовой книжки в 2026 году
При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо строго соблюдать требования Приказа Минтруда № 320н:
- Чернила. Для внесения записей следует использовать световодостойкие чернила черного‚ синего или фиолетового цвета. Использование карандаша‚ смываемых чернил или зеленого цвета недопустимо.
- Формулировки. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и при необходимости сокращенное наименование организации. Под этим заголовком вносится сама запись о приеме с указанием должности‚ профессии‚ специальности и квалификации.
- Совместительство. Если работник принимается по совместительству‚ в графе 3 обязательно укажите: «Принят (а) по совместительству».
- Ознакомление. Работодатель обязан ознакомить работника со сделанными в трудовой книжке записями под подпись.
Особенности для впервые заводимых трудовых книжек
Если трудовая книжка заполняется впервые‚ наниматель несет дополнительную ответственность. Согласно п. 12 Инструкции (утвержденной приказом Минтруда от 29.07.93 № 58)‚ работодатель обязан до внесения записи о приеме на работу внести отдельной строкой со ссылкой на дату‚ номер и наименование соответствующего документа записи о времени дневного обучения в высших и средних специальных учебных заведениях‚ если таковые имели место.
Когда запись делать НЕ нужно
Роструд в своих разъяснениях обращает внимание на важный нюанс: если специалист исполнял обязанности в компании 5 дней или меньше и решил уволиться‚ то трудовую книжку ему следует вернуть без записей о приеме и увольнении. В таком случае трудовые отношения оформляются только трудовым договором‚ а запись в трудовой книжке не требуется.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С учетом перехода на электронные трудовые книжки‚ при приеме на работу нового сотрудника работодатель должен уточнить‚ какой способ ведения трудовой книжки он выбрал — бумажный или электронный.
При работе с ЭТК принцип документального основания остается неизменным: основанием для внесения сведений в электронную форму также выступает приказ о приеме на работу (с указанием его даты и номера). Эти данные автоматически передаются в систему Социального фонда России (СФР) в рамках отчетности ЕФС-1.
Ответственность за ошибки
Отсутствие идентификационных признаков документа‚ на основании которого вносится запись (то есть если в графе 4 не указаны дата и номер приказа)‚ является грубым нарушением. За неправильное ведение и хранение трудовых книжек предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ)‚ которая влечет за собой штрафы для должностных лиц и юридических лиц.