Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника, его стаж, квалификацию и условия труда. С 1 января 2023 года в России введён новый образец бумажной трудовой книжки и соответствующий вкладыш. Кроме того, с 2020 года активно развивается система электронных трудовых книжек (ЭТК). В статье рассмотрим, как выглядит начало трудовой книжки, какие сведения в него вносятся и какие нормативные акты регулируют процесс.

Содержание статьи

1. Нормативно‑правовая база
2. Новый образец бумажной трудовой книжки (с 2023 г.)
3. Образец первой страницы (начало) трудовой книжки
4. Пошаговая инструкция по заполнению
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Заполнение трудовой книжки регулируется следующими документами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66.
• Приказ Минтруда России № 320‑Н от  г. – утверждение новой формы трудовой книжки и вкладыша.
• Приказ Минтруда России № 358‑н от  г. – инструкция о порядке ведения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 200‑н от  г. – правила заполнения бумажных трудовых книжек после перехода на новые формы.
• Постановление Правительства РФ от  г. № 2092 – порядок перехода на электронные трудовые книжки.

Все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности в соответствии с этими актами, независимо от того, используют они бумажный или электронный вариант.

Новый образец бумажной трудовой книжки (с 2023 г.)

Новый образец отличается от прежних несколькими важными изменениями:

• Увеличенный размер страниц (формат А5).
• Наличие отдельного вкладыша для записей о стаже, повышении квалификации и иных сведениях.
• Структурированное расположение полей: фамилия, имя, отчество; дата рождения; серия и номер паспорта; дата выдачи и орган, выдавший паспорт; сведения о гражданстве.
• Чётко обозначенные графы для записи «Дата начала работы», «Наименование организации», «Должность (специальность)», «Основание для приёма на работу» и «Подпись и печать работодателя».

Эти изменения упрощают проверку данных и позволяют быстрее переносить информацию в электронный реестр.

Образец первой страницы (начало) трудовой книжки

Ниже представлена типовая разметка первой страницы (вкладыша) новой трудовой книжки. В реальном документе поля печатаются штампом, а работодатель заполняет их от руки (чёрными чернилами) или вводит в электронную форму.

После первой записи в книжку вносятся последующие сведения о переводах, повышениях, увольнении и т.д. Каждая запись должна быть подписана представителем работодателя и заверена печатью организации.

Пошаговая инструкция по заполнению начала трудовой книжки

1. Подготовка документов
   • Паспорт работника (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший паспорт).
   • Свидетельство о регистрации (при необходимости).
   • Трудовой договор или иной документ, подтверждающий основание для приёма (приказ о приёме, заявление работника).
2. Заполнение личных данных
   • ФИО – пишется разборчиво, прописными буквами.
   • Дата рождения – в формате ДД.ММ.ГГГГ.
   • Серия и номер паспорта, дата выдачи, орган, выдавший паспорт.
   • Гражданство – указывается полное название страны.
3. Запись о приёме на работу
   • Дата начала работы – фактическая дата, с которой работник приступил к исполнению обязанностей.
   • Наименование организации – полное официальное название, без сокращений.
   • Должность (специальность) – указывается в соответствии с должностной инструкцией.
   • Основание для приёма – трудовой договор, приказ о приёме, соглашение о совместительстве и т.п.
4. Подпись и печать работодателя
   • Запись заверяется подписью уполномоченного лица (директор, главный бухгалтер, специалист по кадрам).
   • Печать организации ставится рядом с подписью.
   • Указывается дата заполнения записи (обычно совпадает с датой начала работы).
5. Проверка
   • Убедитесь, что все поля заполнены без пропусков.
   • Проверьте орфографию ФИО и названия организации.
   • Убедитесь, что подпись и печать соответствуют требованиям (чёрные чернила, чёткая печать).

После завершения заполнения первая страница подписывается и передаётся работнику. В дальнейшем работодатель вносит новые записи в соответствии с изменениями в трудовой истории.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильный формат даты – в трудовой книжке используется только формат ДД.ММ.ГГГГ, без сокращений типа «».
• Отсутствие печати – без печати запись считается недействительной.
• Заполнение чернилами другого цвета – допускаются только чёрные или синие чернила; красный, зелёный и др. считаются недопустимыми.
• Сокращения в наименовании организации – необходимо указывать полное официальное название, иначе запись может быть оспорена.
• Пропуск полей «Основание для приёма» или «Должность» – эти поля обязательны, их отсутствие приводит к необходимости исправления записи.
• Запись в чужой трудовой книжке – каждый работник имеет свою индивидуальную книжку; запись в чужой считаеться нарушением.

При обнаружении ошибки необходимо оформить дополнительную запись с указанием причины исправления, подписью и печатью работодателя, а оригинальную запись зачеркнуть одной линией и подписать «Исправлено».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной?

Да. С 2020 года работодатели обязаны вести электронный реестр трудовой деятельности. Работник может выбрать электронную форму (ЭТК) или традиционную бумажную. При этом обе формы признаются равнозначными.

Что делать, если оригинальная трудовая книжка утеряна?

Работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки; Для этого требуется заявление работника, копии документов, подтверждающих трудовую историю, и приказ работодателя о выдаче дубликата.

Нужно ли заполнять «вкладку» при каждом переводе?

Вкладка (страница‑вкладыш) используется для записи сведений о повышении квалификации, дополнительном образовании, стаже и т.п. При переводе внутри одной организации запись делается в основной части книжки, а в вкладыш вносятся сведения о новых квалификациях, если они есть.

Как оформить запись о временном увольнении (отпуск без сохранения заработной платы)?

В отдельной строке указывается дата начала и окончания отпуска, основание (например, «отпуск без сохранения заработной платы») и подпись работодателя. При этом в основной части книжки фиксируется «Уволен» с указанием даты и причины, а после возврата в работу делается новая запись о приёме.

Можно ли писать в трудовой книжке от руки, используя печатные буквы?

Разрешается только рукописный ввод от руки (прописными буквами). Печатные (машинные) надписи считаются недопустимыми, если они не выполнены в электронном виде.

Начало трудовой книжки – это фундаментальный документ, фиксирующий первые шаги работника в профессиональной сфере. Правильное оформление первой записи гарантирует юридическую чистоту трудовых отношений, упрощает последующие изменения и защищает интересы обеих сторон.

С учётом новых требований (образец 2023 г., переход на электронные трудовые книжки) работодатели и кадровики должны обновлять свои процедуры и следить за соблюдением всех пунктов Трудового кодекса и нормативных актов Минтруда. При возникновении сомнений рекомендуется обращаться к специалистам по трудовому праву или в отдел кадров.

Помните: точность, полнота и своевременность заполнения трудовой книжки – залог надёжной трудовой истории и уверенного будущего.