Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Все изменения в трудовой деятельности: прием на работу, переводы, увольнения, награждения, повышения — фиксируются именно в ней․ Правильное оформление записей, включая заверительные надписи, исправления и дополнения, регулируется законодательством РФ и стандартами ГОСТ Р 7․0․97-2025․ В этой статье подробно разберем, какие надписи допустимы, как их правильно оформлять и какие ошибки нельзя допускать․

Что такое надпись в трудовой книжке?

Надпись в трудовой книжке — это официальная запись, вносимая уполномоченным лицом (кадровиком, руководителем) в соответствии с установленными правилами․ Она может быть:

• основной записью (о приеме, увольнении, переводе и т․д;)
• заверительной надписью (на копии документа)
• дополнительной пометкой (о выданном вкладыше, дубликате, исправлении ошибки)

Все надписи должны быть четкими, понятными, без сокращений (кроме утвержденных), без помарок и исправлений, сделанных карандашом или корректором․

Основные виды надписей и их правила оформления

Запись о приеме на работу

В графе 1 — порядковый номер записи (начиная с 1)․
В графе 2 — дата приема на работу (в формате ДД․ММ․ГГГГ)․
В графе 3 — формулировка: «Принят на работу» с указанием:

• наименования организации (полностью, как в уставе);
• должности (в соответствии со штатным расписанием);
• основания (например: «на основании приказа № 15 от »)․

Образец:
Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность бухгалтера по основному месту работы на основании приказа № 15 от ․

Запись об увольнении

Формулировка должна точно соответствовать пункту Трудового кодекса РФ:

• по инициативе работника — «уволен по собственному желанию»;
• по соглашению сторон — «уволен по соглашению сторон»;
• по сокращению — «уволен в связи с сокращением численности или штата организации»;
• по инициативе работодателя — «уволен за нарушение трудовой дисциплины» (с указанием статьи ТК РФ)․

Образец:
Уволен по собственному желанию, в соответствии со ст․ 80 ТК РФ, на основании приказа № 45 от ․

Надпись о выданном вкладыше

Если работник получил вкладыш (в случае исчерпания свободных мест в трудовой книжке), на ьном листе основной книжки в верхней части (правом углу) ставится штамп или надпись:

«Выдан вкладыш»

После этого указываются:

• серия вкладыша (например: 78 № 0012345);
• номер вкладыша;
• дата выдачи․

Образец:
Выдан вкладыш серия 78 № 0012345 от ․

Надпись «Дубликат»

Если трудовая книжка утеряна и выдается дубликат, на первой странице (ьном листе) в правом верхнем углу делается надпись:

«Дубликат»

При этом все записи, внесенные в утерянную книжку, переносятся в дубликат с указанием даты выдачи нового документа․ Основная книжка аннулируется и хранится в архиве организации․

Заверительная надпись на копии трудовой книжки

Копия трудовой книжки требуется для получения кредита, визы, участия в тендерах, при оформлении пенсии и т․д․ Она должна быть заверена работодателем․

Правила заверения:

1. Снимаются копии всех заполненных страниц (включая ьный лист и вкладыши)․
2. На каждой странице копии ставится надпись: «Копия верна» или «Верно»․
3. Надпись должна содержать:
   • должность лица, заверяющего (например: «Начальник отдела кадров»);
   • фамилию и инициалы;
   • подпись;
   • печать организации (обязательно!);
   • дату заверения․
4. Согласно ГОСТ Р 7․0․97-2025, рекомендуется указывать место хранения подлинника: «Подлинник хранится в ООО «Ромашка» по адресу: г․ Москва, ул․ Цветочная, д․ 10»․

Образец заверительной надписи на копии:

Копия верна
Начальник отдела кадров
И․И․ Иванов
Подпись __________
Печать
«15» апреля 2026 г․
Подлинник хранится в ООО «Ромашка» по адресу: г․ Москва, ул․ Цветочная, д; 10

Исправление ошибок в записях

Ошибки в трудовой книжке исправляются только по установленной процедуре:

• Неверная запись не зачеркивается!
• На месте ошибки делается надпись: «Запись недействительна»․
• Ниже вносится новая, правильная запись с указанием даты исправления и основания (например: «на основании приказа № 22 от »)․
• Новая запись нумеруется следующим порядковым номером․

Образец исправления:
Запись недействительна (ошибка в наименовании должности)
Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность главного бухгалтера, а не бухгалтера, на основании приказа № 22 от ․

Чего нельзя делать при оформлении надписей

• Использовать карандаш, корректор, белую краску — все записи должны быть выполнены чернилами (гелевыми, капиллярными, шариковой ручкой) черного, синего или фиолетового цвета․
• Сокращать названия организаций (например, «ООО» вместо «Общество с ограниченной ответственностью», допустимо, но только если это официальное сокращение в уставе)․
• Вносить записи о премиях, поощрениях, наградах — это необязательно, если только это не предусмотрено внутренними локальными актами (например, для госслужащих)․
• Оставлять пустые строки между записями — они должны быть заполнены сплошной линией или надписью «Свободно»․
• Использовать штампы с надписями «Верно» без подписи и печати — такая копия не имеет юридической силы․

Особенности для электронной трудовой книжки

С 2020 года работники могут выбрать электронный формат трудовой книжки․ В этом случае:

• Все записи вносятся в информационную систему Пенсионного фонда РФ․
• Надписи «Дубликат» и «Выдан вкладыш» не требуются — система автоматически фиксирует изменения․
• Копия электронной трудовой книжки выдается в виде PDF-файла с электронной подписью работодателя и ПФР․
• Заверение копии осуществляется через ЭЦП (электронную цифровую подпись) работодателя․

Неправильно оформленная надпись в трудовой книжке может привести к:

• отказу в приеме на новую работу;
• задержке при оформлении пенсии;
• отказу в кредите или визе;
• дисциплинарной ответственности кадровика;
• штрафам для организации (до 50 000 руб․ по ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Помните: трудовая книжка — это не просто бумажка, а юридически значимый документ, подтверждающий вашу профессиональную биографию․ Поэтому каждая надпись в ней должна быть точной, законной и заверенной в установленном порядке․

Совет: всегда проверяйте записи при приеме на работу и при увольнении․ Если заметили ошибку — требуйте исправления немедленно․ Лучше исправить ее сейчас, чем бороться за стаж через суд через 10 лет․

Важно! Все образцы и требования актуальны на 2026 год в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Постановлением Минтруда № 69 от и ГОСТ Р 7․0․97-2025․