Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий стаж и профессиональные достижения работника. Одним из важных разделов этой книги является раздел «Награды (поощрения)». В статье рассмотрены правовые основы, виды наград, которые подлежат внесению, порядок оформления записей и практические рекомендации.

Правовая база

Сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги вносятся в трудовую книжку в соответствии с:

• Пунктом 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утверждённого приказом Минтруда России от 30 июня 2002 г. № 354н);
• Ч. 4 ст. 66 Трудового кодекса РФ (о праве работника на получение сведений о наградах);
• Пунктом 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек (в редакции от 1 сентября 2021 г.);
• Коллективными договорами и локальными нормативными актами работодателя, если они предусматривают дополнительные виды поощрений.

Эти нормативные акты определяют, какие именно награды и поощрения подлежат обязательному отражению в трудовой книжке, а какие – нет.

Какие награды и поощрения вносятся в трудовую книжку?

Согласно вышеуказанным нормативным документам, в трудовую книжку вносятся сведения о:

1. Государственных наградах и почётных званиях:
   • Государственные ордена, медали, знаки отличия;
   • Присвоение государственных почётных званий (например, «Заслуженный работник науки», «Герой России»);
   • Награды, присуждаемые указом Президента РФ, Указом Правительства РФ, постановлением Совета Федерации и др.
2. Награды, предусмотренные коллективными договорами и локальными актами:
   • Почётные грамоты, дипломы, медали, выданные организацией за выдающиеся результаты труда;
   • Звания «Лучший работник года», «Работник месяца», «Почётный сотрудник» и т.п.;
   • Награды за участие в конкурсах, олимпиадах, научных и производственных проектах.
3. Разовые денежные премии, если они:
   • Связаны с трудовыми заслугами конкретного работника;
   • Выплачиваются на основании индивидуального приказа руководителя;
   • Не являются частью систематической системы оплаты труда (т. е. не входят в штатную премиальную схему).

   В таком случае запись делается в раздел «Награды (поощрения)», а не в раздел «Сведения о заработной плате».

4. Иные поощрения, предусмотренные законодательством:
   • Награды за участие в международных проектах, выставках, конференциях;
   • Свидетельства о повышении квалификации, полученные в результате профессионального роста (если они оформлены как награда).

Важно: Систематические премии, предусмотренные коллективным договором или штатной системой оплаты труда (например, «премия за выполнение плана», «ежемесячная премия за выработку»), в трудовую книжку не вносятся.

Что НЕ вносится в трудовую книжку?

• Регулярные выплаты, входящие в систему оплаты труда (ежемесячные, квартальные премии);
• Стимулирующие выплаты, не связанные с конкретным достижением (например, «премия за выслугу лет», если она не оформлена как награда);
• Сведения о штрафах, выговорах (они фиксируются в отдельном разделе «Выговоры и дисциплинарные взыскания»).

Порядок внесения записи о награде (поощрении)

Бумажный вариант трудовой книжки

1. Получить официальное решение о награждении (указ, приказ, решение комиссии и т.д.).
2. Подготовить записную форму (обычно в виде таблицы) с четырьмя колонками:
   • № записи;
   • Дата награждения;
   • Наименование награды (кратко) и основание (кем и на основании чего награжден);
   • Подпись руководителя и печать организации.
3. Записать сведения в раздел «Сведения о награждении (поощрении)» (7‑й раздел в классической трудовой книжке).
4. Подписать запись руководителем организации и поставить печать.
5. Сохранить копию приказа/решения в личном деле работника.

Электронный вариант трудовой книжки (ЭТК)

Для электронных трудовых книжек процесс аналогичен, но осуществляется через специализированный портал «Госуслуги» или корпоративную HR‑систему:

• Внести запись в электронный раздел «Награды (поощрения)»;
• Загрузить скан-копию приказа/решения о награждении;
• Электронная подпись руководителя заменяет печать.

ЭТК позволяет автоматически формировать справки о наградах и упрощает контроль за актуальностью данных.

Пример заполнения записи в трудовой книжке

Практические рекомендации работодателям

• Создайте регламент по оформлению записей о наградах: кто отвечает за подготовку приказа, кто вносит запись, какие документы прилагаются.
• Обеспечьте согласованность с коллективным договором. Если в договоре предусмотрены дополнительные виды поощрений, уточните их статус (вносятся ли они в ТК).
• Для разовых премий убедитесь, что они действительно связаны с конкретными достижениями, иначе запись будет ошибочной.
• При переходе на ЭТК обучите персонал работе с порталом, особенно в части загрузки сканов и использования электронной подписи.
• Ведите архив копий всех приказов о награждении – это упростит проверку в случае трудовых споров.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о премии, полученной по решению профсоюза?

Если премия присуждена за конкретные трудовые заслуги и оформлена индивидуальным приказом, запись делается. Если же это общая премия по коллективному договору, она в ТК не вносится.

Можно ли вносить запись о награде, полученной за участие в волонтёрской деятельности?

Только если награда официально признана государством (например, медаль «За добровольческую службу») или оформлена приказом работодателя как поощрение за трудовые заслуги.

Как отразить несколько наград, полученных в один день?

Каждая награда фиксируется отдельной записью с собственным номером. При этом в колонке «Награда и основание» указываются все детали (например, «Государственная медаль «За труд», орден «Знак отличия»»).

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о награде, но позже выяснилось, что она была ошибочно внесена?

Требуется оформить корректирующий приказ с указанием причины исправления и подписать его руководителем. В книжке делается запись об исправлении, а прежняя запись аннулируется (зачеркивается и подписывается).

Запись о наградах и поощрениях в трудовой книжке – важный элемент подтверждения профессионального статуса работника. Согласно действующему законодательству, в книжку вносятся государственные награды, почётные звания, а также награды, предусмотренные коллективными договорами и локальными актами, включая разовые премии, связанные с конкретными достижениями. Регулярные системные премии и выплаты, не являющиеся наградами, в ТК не отражаются.

Тщательное соблюдение порядка оформления записей, а также использование электронных средств (ЭТК) позволяют работодателям поддерживать достоверность кадровой документации и защищать интересы как организации, так и её сотрудников.

Дата актуализации статьи: . Информация собрана из официальных источников (Порядок ведения и хранения трудовых книжек, Трудовой кодекс РФ) и актуальных публикаций на правовых порталах (Гарант.ру, КонсультантПлюс, ЭЛКОД) по состоянию на .