Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность, стаж и профессиональные достижения работника. Одним из самых важных разделов является раздел «Награды», где фиксируются государственные, региональные и отраслевые знаки отличия, грамоты, премии и другие поощрения.

Нормативно‑правовая база

С 1 января 2020 года в России обязано вести электронную трудовую книжку (ЭТК). При этом работодатели обязаны передавать сведения о кадровых изменениях в Пенсионный фонд России (ПФР) через форму СЗВ‑ТД. Ниже перечислены ключевые нормативные акты, регулирующие оформление наград:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 62, 63, 67.
• Положение о порядке ведения и оформления трудовых книжек (утв. приказом Минтруда России от № 417н).
• Приказ Минтруда России № 5н от «Об утверждении Положения о порядке ведения и оформления электронных трудовых книжек».
• Приказ ПФР № 13‑н/п от «Об утверждении форм и порядка представления сведений о кадровых изменениях в ПФР» (форма СЗВ‑ТД).
• Федеральный закон № 112‑ФЗ от «Об образовании в Российской Федерации» (для наград, связанных с образованием).
• Региональные нормативные акты (приказов, постановлений) о наградах в субъектах РФ.

Какие награды подлежат внесению

В трудовую книжку вносятся все официальные награды, подтверждённые документом, выданным уполномоченным органом. К ним относятся:

• Государственные награды: ордена, медали, знаки отличия, звание «Герой России», «Герой Социалистического Труда» и др.
• Региональные награды: ордена и медали субъектов РФ, почётные грамоты органов власти.
• Отраслевые награды: знаки отличия профессиональных союзов, премии отраслевых министерств, грамоты профессиональных ассоциаций.
• Почётные грамоты и благодарности от работодателя (если они оформлены приказом и имеют официальную форму).
• Премии за трудовые достижения (например, премия «Лучший работник года»), если они присуждены в установленном порядке и документированы.

Порядок заполнения в бумажной трудовой книжке

Если у работника ещё есть бумажная трудовая книжка, запись о награде делается в специальном разделе «Награды» (страницы 5‑6). Алгоритм заполнения:

1. Подготовка документов. Необходимо иметь оригинал приказа (или иного акта) о присуждении награды, а также копию удостоверения личности работника.
2. Определение места записи. На странице «Награды» указывается порядковый номер записи.
3. Заполнение полей. В соответствии с образцом:
   • Дата присуждения (дд.мм.гггг).
   • Наименование награды (полное официальное название).
   • Номер и дата приказа (если есть).
   • Орган, присудивший награду (полное название).
   • Подпись работодателя (директора) и печать организации.
4. Подтверждение записи. Работник ставит подпись рядом с записью, подтверждая её достоверность.
5. Сохранение оригиналов. Оригиналы приказов и подтверждающих документов хранятся в личном деле сотрудника.

Электронная трудовая книжка: особенности заполнения

С 2020 года большинство организаций перешли на ЭТК. Запись о награде в ней происходит автоматически через систему «Электронная трудовая книжка», интегрированную с ПФР. Основные этапы:

1. Регистрация награды в системе кадрового учета. HR‑специалист вносит данные о награде в программу (1С:Зарплата и управление персоналом, SAP HR и др.).
2. Подготовка электронного документа. Прикладывается скан‑копия приказа (PDF, JPG) и, при необходимости, сопроводительные документы.
3. Отправка сведений в ПФР. Система автоматически формирует и отправляет СЗВ‑ТД в ПФР в течение 5 рабочих дней после получения награды.
4. Проверка статуса. В личном кабинете работодателя (на портале ПФР) отображается статус обработки записи («Принято», «Отклонено», «Требуется уточнение»).
5. Подтверждение работником. После успешной загрузки запись появляется в личном кабинете работника (на портале Госуслуг). Работник может просмотреть и подтвердить запись своей подписью (ЭЦП).

Важно: запись в ЭТК считается официальной только после подтверждения ПФР. До этого момента запись может быть отклонена, если в ней обнаружены ошибки (неверная дата, неправильный номер приказа и т.д.).

Какие документы нужны для внесения награды

Сроки и порядок внесения награды

• Запись о награде должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней с момента присуждения (для бумажной книжки – в течение 10 дней).
• В случае задержки работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф за нарушение порядка ведения трудовых книжек).
• Для ЭТК срок считается соблюдённым, если запись успешно загружена в ПФР в течение 5 дней.

Корректировка и удаление записей

Если в запись о награде была допущена ошибка, необходимо:

1. Составить поправочный приказ с указанием правильных данных.
2. Для бумажной книжки – работодатель вносит исправление в отдельный лист (стр. «Внесение исправлений») и ставит подпись.
3. Для ЭТК – в системе кадрового учёта создаётся корректирующая запись, которая автоматически отправляется в ПФР. ПФР заменит прежнюю запись новой.

Удалять запись о награде можно только в случае её ошибочного внесения (например, награда была отозвана). Для этого также требуется официальное решение (приказ) об отзыве награды.

Практический пример заполнения

Ниже – типовой образец записи в бумажной трудовой книжке и в электронном виде.

Бумажная трудовая книжка

Дата присуждения: 
Награда: Орден «За заслуги перед Отечеством» II степени
Номер приказа: Приказ Минтруда РФ № 112/2025 от 
Орган, присудивший награду: Министерство труда и социальной защиты РФ
Подпись работодателя: ___________________ (директор)
Печать организации
Подпись работника: ___________________ (Иванов И.И.)

Электронная запись (формат JSON, используемый в API)

{
 "employee_id": "123456",
 "award_date": "2025-03-12",
 "award_name": "Орден «За заслуги перед Отечеством» II степени",
 "order_number": "112/2025",
 "order_date": "2025-03-10",
 "awarding_body": "Министерство труда и социальной защиты РФ",
 "document_scan_url": "https://example.com/docs/award_112_2025.pdf",
 "status": "accepted",
 "confirmation_date": "2025-03-18"
}

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли вносить в трудовую книжку награду, полученную до начала работы в организации? Да, если награда была присуждена до трудоустройства, её запись производится в разделе «Награды» при приёме на работу (в течение 5 дней).
• Нужна ли отдельная запись о премии, полученной по результатам конкурса? Премия, оформленная официальным приказом и имеющая документальное подтверждение, вносится в раздел «Награды». Если премия является лишь внутренним поощрением без официального приказа, её фиксируют в личном деле, но не в трудовой книжке.
• Что делать, если награда была отозвана? Требуется оформить приказ об отзыве награды и ввести поправку в трудовую книжку (бумажную – запись «Отзыв награды», электронную – корректирующую запись в системе).
• Можно ли самостоятельно добавить запись в электронную трудовую книжку? Нет. Запись в ЭТК может осуществлять только уполномоченный работодатель через официальную программу‑интегратор, а подтверждение даёт ПФР.
• Как проверить, что запись о награде прошла успешно? В личном кабинете ПФР (раздел «СЗВ‑ТД») и в личном кабинете работника (портал Госуслуг) отображается статус «Принято». При отклонении в системе будет указана причина (например, «неверный номер приказа»).

Заполнение раздела «Награды» в трудовой книжке – важный процесс, который подтверждает профессиональные достижения сотрудника и влияет на его карьерный рост, пенсионные начисления и социальные гарантии. С 2020 года большинство организаций используют электронные трудовые книжки, что упрощает процесс, но требует строгого соблюдения правил передачи данных в ПФР через форму СЗВ‑ТД. Тщательное соблюдение нормативных требований, своевременное предоставление документов и корректное использование кадровых программ позволяют избежать ошибок и штрафов, а также гарантировать, что все награды будут надёжно зафиксированы в официальном трудовом документе.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации – обратитесь к специалисту отдела кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.

Дата публикации: