Трудовая книжка – один из основных кадровых документов, в котором фиксируются не только сведения о трудовом стаже и местах работы, но и сведения о награждениях сотрудника. Правильное оформление этой части трудовой книжки регулируется Постановлением Правительства РФ от № 225 и п. 24 Правил о порядке ведения трудовой книжки. Ниже подробно рассматриваем, какие именно грамоты и другие документы вносятся в трудовую книжку.
Виды наград, фиксируемых в трудовой книжке
Государственные награды
- Награждения государственными орденами, медалями и др.
- Присвоение государственных почетных званий (например, «Почетный работник образования»).
- Записи вносятся на основании официальных указов Президента РФ или постановлений Правительства.
Почетные грамоты и другие документы, выдаваемые работодателем
- Почетные грамоты, нагрудные знаки, значки, дипломы, сертификаты.
- Эти документы выдаются по инициативе работодателя (например, «Знак «Лучший строитель», «Грамота За многолетний добросовестный труд»).
- Записи о таких наградах оформляются в соответствии с требованиями п. 24 Правил.
Другие виды поощрения
- Награды, предусмотренные коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
- Может включать денежные премии, благодарности и т.п., однако такие сведения обычно фиксируются в отдельном документе, а не в самой книжке.
Где в книжке указываються сведения о награждениях
В структуре трудовой книжки предусмотрены специальные графы для записи наград:
- Графа 1 – номер записи о награждении.
- Графа 2 – дата награждения.
- Графа 3 – описание награды (какой наградой, за какие достижения).
- Графа 4 – название документа, на основании которого произведена запись (приказ, указ, решение и т.д.), с указанием даты и номера.
Если в одном из разделов книжки заполняются все страницы, в неё вшивается вкладыш, оформленный в том же порядке, что и основная книжка (п. 38 Правил).
Как правильно оформить запись о награждении
Для корректного внесения информации следует соблюдать следующие шаги:
- Подготовка документа: перед записью в книжку должен быть издан приказ руководителя или решение, в котором указано, что сотрудник награждён определённой грамотой.
- Заполнение граф:
- Номер записи – последовательный номер записи о награждении.
- Дата – дата официального акта награждения.
- Описание – название награды и основания (например, «Почетная грамота «За многолетний добросовестный труд»»).
- Наименование документа – название приказа/решения, дата и номер его издания.
- Сохранение оригиналов: копию приказа и оригинал грамоты следует хранить в личном деле сотрудника.
Примеры заполнения
Ниже приведен пример оформления записи о получении почетной грамоты от работодателя:
Графа 1: 15 Графа 2: Графа 3: Почетная грамота «За многолетний добросовестный труд», 10 лет работы в организации Графа 4: Приказ № 123 от «О награждении Почетной грамотой»
Если речь идёт о государственной наградной (например, медаль «За трудовую добросовестность»), то в графе 4 указывается:
Приказ Президента РФ от № 456 «О награждении медали «За трудовую добросовестность»»
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи и печати на приказе – запись может быть признана недействительной.
- Неуказание полного названия документа (только «приказ», без номера и даты).
- Запись в книжку без копии приказа в личном деле сотрудника.
- Неучёт необходимости вкладыша при полном заполнении раздела.
Чтобы избежать этих недочётов, рекомендуется:
- Хранить копию приказа в личном деле сотрудника.
- Точно указывать номер, дату и название документа.
- При заполнении всех страниц одного раздела – своевременно вшивать вкладыш.
Где взять образцы
Для удобства работодателей и HR‑специалистов в открытом доступе доступны:
- Образцы приказа о награждении почетной грамотой – можно скачать с официального сайта Министерства Труда РФ.
- Модели заполнения трудовой книжки – примеры находятся в типовых документах, утверждённых Федеральной службой по труду и занятости.
- Полные руководства по оформлению вкладышей – опубликованы в «Правилах ведения трудовой книжки».
В трудовую книжку вносятся различные виды наград, однако основной упор делается на официальные документы, подтверждающие факт награждения. Правильное оформление записей (номер, дата, описание, ссылка на документ) гарантирует юридическую силу сведений и simplifies процесс проверок при аудитах. Соблюдая требования Правовых актов, работодатели смогут корректно документировать достижения сотрудников и поддерживать порядок в кадровой документации.