Трудовая книжка — официальный документ, подтверждающий факт работы гражданина, его квалификацию, а также достижения и награды, полученные в ходе трудовой деятельности.
Награждение медалью (военной, гражданской, трудовой и т.п.) считается значительным событием, которое должно быть зафиксировано в трудовой книжке. Ниже приведены правила, порядок оформления записи и примеры корректного оформления.
Что такое «награждение медалью» в трудовой книжке?
В трудовой книжке фиксируется факт получения сотрудником любой официально признанной медали, ордена, награды, сертификата. Это может быть:
- Военная медаль (напр., «За отвагу», «За верность Родине»).
- Гражданская медаль (напр., «За заслуги перед городом», «За развитие науки»).
- Трудовая медаль (напр., «За 10 лет работы», «За выдающиеся результаты»).
- Награды, присуждённые в рамках государственных, региональных, муниципальных программ.
Запись должна содержать точную дату вручения, название награды и, при необходимости, номер документа, подтверждающего вручение.
Законодательная база
Вопросы оформления трудовой книжки регулируются:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 115‑120).
- Постановлением Правительства РФ № 1210‑П от 23 января 2005 г. «Об утверждении Порядка оформления трудовой книжки».
- Приказом Минтруда РФ № 23 от 14 января 2011 г. «Об утверждении Порядка ведения трудовой книжки».
Согласно ст. 120 ТК РФ, запись о награждении медалью должна быть сделана в том же экземпляре трудовой книжки, где фиксируются сведения о работе, но в отдельном пункте, отделённом от остальных записей.
Порядок оформления записи
Для правильного оформления записи о награждении медалью необходимо выполнить следующие шаги:
- Подготовка документов:
- Свидетельство о вручении медали (официальный документ, выданный органом, который наградил).
- Копия диплома, сертификата, если он был выдан вместе с медалью.
- Письмо работодателя, подтверждающее факт награждения (если требуется).
- Запись в трудовой книжке:
- Дата записи: дата фактического вручения медали.
- Текст записи: «Награждён(а) медалью (название медали)».
- Указание номера документа, подтверждающего вручение (если применимо).
- Подпись и печать работодателя (или должностного лица, ответственного за ведение трудовой книжки).
- Проверка и хранение:
- Проверить, что запись соответствует требованиям закона и внутренним регламентам компании.
- Сохранить копию оригинального документа о вручении в личном архиве сотрудника.
Пример оформления записи
Ниже приведён пример записи в трудовой книжке, оформленной в соответствии с действующим законодательством:
Дата записи:
Текст записи: Награждён медалью «За заслуги в развитии промышленности»
Номер документа: № 1234/2024 (Свидетельство о вручении, выдано Минпромтехом РФ)
Подпись: _____________________
Печать работодателя: _____________________
Что делать, если запись была сделана неверно?
Если в трудовой книжке была допущена ошибка (неправильная дата, неверное название медали, отсутствие номера документа), необходимо:
- Обратиться к руководству предприятия с просьбой исправить запись.
- Получить письменное подтверждение о внесении правки (отдел кадров).
- Записать исправление в том же экземпляре трудовой книжки, указав дату исправления и подпись ответственного лица.
- Сохранить копию исправленного документа в личном архиве сотрудника.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли записать награждение, если медаль вручена за пределами России?
Да, но необходимо приложить копию официального документа о вручении и, при необходимости, заверить его у нотариуса. - Нужна ли печать работодателя при записи награждения?
В большинстве случаев печать обязательна, но если в компании действует электронный формат трудовой книжки, печать может быть заменена цифровой подписью; - Что делать, если медаль была вручена сотруднику, но он уже ушёл из компании?
Работодатель обязан внести запись в трудовую книжку сотрудника до его увольнения. При отсутствии возможности, сотрудник может самостоятельно предоставить копию документа о вручении в отдел кадров для последующего оформления.
Запись о награждении медалью в трудовой книжке — важный элемент подтверждения профессиональных достижений сотрудника. Соблюдение правил оформления обеспечивает юридическую чистоту документа и облегчает проверку данных при поступлении в пенсионный фонд, при оформлении государственных льгот и в других официальных процедурах.
Для успешного оформления следуйте приведённым выше рекомендациям, всегда сохраняйте копии оригинальных документов и при необходимости консультируйтесь с юристом или специалистом по кадрам.