Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя, закреплённая Трудовым кодексом РФ (ст. 66 ТК РФ). Среди обязательных сведений, подлежащих внесению, — информация о награждениях, полученных работником от работодателя. Неверное или отсутствующее оформление такой записи может повлечь административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ), а также нарушить права работника на полное и достоверное документальное подтверждение его профессиональных достижений.
Что считается награждением от работодателя?
Награждение от работодателя, это формальное поощрение, выраженное в виде:
- Почётной грамоты;
- Благодарственного письма;
- Диплома за достижения в труде;
- Премии с указанием основания (если оформлена как поощрение, а не как выплата по итогам работы);
- Нагрудного знака или знака отличия, учреждённого организацией;
- Других форм поощрения, предусмотренных внутренними локальными актами компании (например, «Лучший сотрудник месяца» с официальным приказом).
Важно! Не все поощрения вносятся в трудовую книжку. Например, простая денежная премия без указания основания (например, «за хорошую работу») не подлежит записи. Только те поощрения, которые носят официальный, публичный и документально оформленный характер, требуют внесения в трудовую книжку.
Где вносится запись о награждении?
В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от № 225, записи о награждениях вносяться в раздел:
«Сведения о награждениях»
Этот раздел расположен на первой странице трудовой книжки (в старых бланках серий AT-III, AT-IV он был отдельно от раздела «Сведения о поощрениях», но с введением новых форм, все поощрения от работодателя теперь объединены в один раздел).
Важно! С 2021 года введена электронная трудовая книжка (ЭТК). В ней все сведения о награждениях также фиксируются, но в цифровом виде. Бумажная трудовая книжка продолжает использоваться только по желанию работника, но в обоих случаях порядок внесения записей одинаков.
Как правильно оформить запись? Пошаговая инструкция
Запись о награждении должна содержать четыре обязательных элемента, соответствующих четырём графам раздела «Сведения о награждениях»:
Шаг 1: — наименование организации
В графе 3 (первая строка записи) указывается:
- Полное наименование организации (как в уставе);
- Сокращённое наименование (если оно официально используется).
Пример:
ООО «Ромашка»
(полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»)
Шаг 2: Порядковый номер записи
В графе 1 ставится нарастающий порядковый номер записи о награждении. Нумерация ведётся с начала трудовой деятельности работника в данной организации и не сбрасывается при смене должности.
Пример: если это третье награждение работника — ставится цифра 3.
Шаг 3: Содержание награждения
В графе 2 кратко, но точно указывается, за что и что именно было вручено.
Рекомендации:
- Используйте формулировки из приказа или положения о поощрении;
- Не допускайте расплывчатых формулировок вроде «за хорошую работу» — это не подходит;
- Указывайте точное название награды.
Примеры:
- «Награждён почетной грамотой за высокие результаты в работе по внедрению новой системы учёта»;
- «Награждён благодарственным письмом за добросовестное исполнение обязанностей в 2025 году»;
- «Награждён знаком отличия «Лучший менеджер года — 2025»».
Шаг 4: Основание для записи
В графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого вноситься запись. Обычно это:
- Номер и дата приказа;
- Наименование приказа (если оно длинное — можно сократить).
Пример:
Приказ № 45-п от «О поощрении работников»
Важно! Не указывайте просто «по приказу» — это недопустимо. Должны быть точные реквизиты, позволяющие восстановить документ при проверке.
Образцы записи о награждении в трудовой книжке
Образец 1: Почётная грамота
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 4 | Награждён почетной грамотой за высокие результаты в работе по внедрению системы электронного документооборота | ООО «Ромашка» (Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка») | Приказ № 45-п от «О поощрении работников» |
Образец 2: Благодарственное письмо
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 5 | Награждён благодарственным письмом за добросовестное исполнение обязанностей в 2025 году | ООО «Ромашка» (Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка») | Приказ № 67-п от «О поощрении работников» |
Образец 3: Нагрудный знак
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 6 | Награждён знаком отличия «Лучший менеджер года — 2025» | ООО «Ромашка» (Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка») | Приказ № 88-п от «О присвоении званий и награждении работников» |
Что делать, если работодатель не внес запись?
Если работодатель не внес запись о награждении, хотя обязан это сделать, работник имеет право:
- Подать письменное заявление с просьбой внести запись;
- Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой;
- Подать иск в суд о восстановлении нарушенных прав.
Согласно судебной практике, невнесение записи о награждении, если оно было официально оформлено приказом, является административным правонарушением (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) и влечёт штраф для работодателя от 30 000 до 50 000 рублей.
Особенности для электронной трудовой книжки
С 2021 года работодатели обязаны передавать сведения о награждениях в электронную трудовую книжку через ФСС (через систему «Электронная трудовая книжка»). Процедура аналогична бумажной:
- Приказ о награждении оформляется в обычном порядке;
- Отдел кадров вносит данные в систему ЭТК (через личный кабинет работодателя);
- Работник может просмотреть запись в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или через портал Госуслуги.
Важно! Электронная запись имеет ту же юридическую силу, что и бумажная. Работодатель не имеет права отказаться от внесения записи только потому, что у работника есть ЭТК.
Частые ошибки при оформлении
- Нет реквизитов приказа, только «по приказу» — недопустимо.
- Не указано полное наименование организации, только «Ромашка» без ООО — не соответствует требованиям.
- Слишком общая формулировка, «за хорошую работу» — не подходит. Нужно указывать конкретное достижение.
- Запись внесена в раздел «Сведения о поощрениях» — такого раздела больше нет в новых формах.
- Запись сделана от имени третьего лица — например, от имени профсоюза или министерства — в трудовую книжку вносятся только награждения, инициированные непосредственным работодателем.
Запись о награждении в трудовой книжке — это не просто формальность. Это:
- Документальное подтверждение профессиональных достижений работника;
- Фактор, влияющий на карьерный рост и возможность трудоустройства в будущем;
- Доказательство добросовестности и ответственности при проверке кадровыми службами;
- Обязанность работодателя, нарушение которой влечёт штрафы и судебные иски.
Совет работодателю: Всегда оформляйте поощрения приказом, а в трудовую книжку, вносите запись в течение 5 рабочих дней с даты издания приказа. Это защитит и работника, и компанию.
Совет работнику: Проверяйте свою трудовую книжку при каждом изменении — особенно после награждения. Если записи нет — требуйте её внесения. Ваше профессиональное будущее зависит от точности этих записей.
Информация актуальна на г; в соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства РФ № 225.