Награждение сотрудников ведомственными почётными грамотами является одной из форм официального признания их трудовой деятельности. При этом в трудовой книжке необходимо правильно оформить соответствующую запись, указав все необходимые сведения о документе, на основании которого дано награждение. Ниже представлено подробное руководство, основанное на нормативных актах и практике Министерств РФ.
Правовая основа
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от № 225 в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги. В частности:
- В графе 3 указывается, кем сотрудника был награждён, какой наградой и за какие достижения.
- В графе 4 указывается название документа (приказ о награждении почетной грамотой или иной документ), на основании которого сделана запись, с указанием даты и номера.
Также регулируется порядок заполнения трудовых книжек Постановлением Минтруда РФ от № 69 и унифицированными формами приказа/распоряжения, утверждёнными Госстатом (постановление от ).
Что именно записывается в графе 4
Графа 4 заполняется следующим образом:
- Название документа – «Приказ о награждении почётной грамотой Министерства…»
- Дата – указана полная дата издания документа (дд.мм.гггг).
- Номер – номер приказа (например, № 12‑2025).
Если документ потерян или его номер неизвестен, необходимо оформить заявление о восстановлении и приложить копию приказа (или иного документа), подтверждающего факт награждения.
Образец заполнения записи в трудовой книжке
Ниже приведён полностью заполненный пример записи в разделе «Сведения о награждении»:
Графа 3: Награждён почётной грамотой Министерства образования и науки Российской Федерации за значительные успехи в организации и проведении профессионального обучения работников.Графа 4: Приказ Министерства образования и науки РФ от № 123‑2025 «О награждении работников Министерства почетной грамотой».
Таким образом, в графе 3 указывается что и за что, а в графе 4 – какой документ служит основанием для такой записи.
Как оформить приказ о награждении, если нет унифицированного бланка
В случае отсутствия официального унифицированного образца приказа, его можно составить в произвольной форме, но при этом следует соблюсти следующие элементы:
- Наименование организации‑работодателя (полное и сокращённое).
- Текст приказа: «О награждении почётной грамотой …»
- Указание ФИО сотрудника, должности, подразделения.
- Основания награждения (трудовые заслуги, достижения и т.д.).
- Дата и номер приказа.
- Подпись уполномоченного лица и печать организации.
Пример такого приказа:
Приказ № 2025‑12‑М от «15» марта 2025 г.О награждении Иванова Ивана Ивановича, старшего инструктора отдела профессионального обучения, почётной грамотой Министерства образования и науки РФ за значительные успехи в организации и проведении профессионального обучения работников.
Подпись: __________/И.П. Смирнов
М.П. Смирнов
Часто задаваемые вопросы
Делается ли запись в трудовой книжке, если грамота не имеет номера приказа?
Да, запись всё равно вносится. В графе 4 указывается название документа (например, «Приказ о награждении почетной грамотой»), дата и номер, если они известны. Если номер неизвестен, указывается «номер не установлен», но обязательно указывается дата и название документа.
Как оформить запись при увольнении сотрудника?
При увольнении в трудовую книжку вносятся все сведения о награждениях, полученных до даты увольнения. Запись о награждении вносится в тот же раздел, что и при приёме на работу, но с указанием даты увольнения в соответствующей графе.
Что делать, если оригинальный приказ потерян?
Необходимо подать в отдел кадров заявление о восстановлении документа, приложив копию приказа (если она имеется) или справку с указанием даты и номера. На основании этого документа вносится запись в трудовую книжку.
Правильное оформление записи в трудовой книжке о награждении почётной грамотой Министерства обеспечивает:
- Прозрачность и документальную подтверждённость факта награждения.
- Соответствие требованиям Трудового кодекса и нормативных актов.
- Удобство последующего контроля и аудита персональных деловых документов.
При соблюдении указанных рекомендаций и использовании приведённого образца заполнения запись в трудовой книжке будет соответствовать всем требованиям законодательства и внутренних нормативных актов организации.
Источники: Постановление Правительства РФ № 225 от ; Постановление Минтруда РФ № 69 от ; Госстат РФ постановление от ; практические образцы приказа и записи из официальных справочных систем.