С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) у многих кадровиков и работников возникли вопросы о том, как теперь отражать информацию о поощрениях и наградах. Нужно ли переносить эти данные в цифровую базу? Как быть со старыми записями из бумажного варианта? В этой статье мы подробно разберем все нюансы внесения сведений о награждениях с учетом актуальных требований законодательства на 2026 год.
Главное правило: вносятся ли награждения в ЭТК?
Самый частый и важный вопрос: нужно ли вносить сведения о награждении в электронную трудовую книжку?
Ответ однозначный: Нет, не нужно. Согласно разъяснениям Роструда и действующему законодательству, указание информации о любом виде награждения в сведениях о трудовой деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1) нормативно не предусмотрено.
Электронная трудовая книжка имеет своей целью фиксацию стажа работника и основных изменений в трудовых отношениях (прием, перевод, увольнение). Сведения о поощрениях в этот цифровой реестр не попадают.
Куда же девать информацию о наградах?
Поскольку электронная форма не предусматривает раздела для поощрений, подтверждение заслуг работника происходит иными путями:
- Бумажная трудовая книжка. Если работник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки, сведения о награждениях продолжают вноситься в раздел «Сведения о награждении» на бумажном носителе.
- Другие документы. Если работник перешел полностью на ЭТК, для подтверждения факта награждения ему придется использовать иные документы. Например, это может быть копия приказа о награждении почетной грамотой, благодарственное письмо, диплом и т.д.
Как правильно внести запись о награждении в бумажную трудовую книжку
Несмотря на развитие электронного документооборота, для тех, кто сохранил бумажную трудовую, правила ведения остаются актуальными. Порядок внесения сведений о награждении регламентируется Инструкцией по заполнению трудовых книжек (в т.ч. с учетом Приказа Минтруда России от № 320н).
Запись вносится в раздел «Сведения о награждении» в следующей последовательности:
- Графа 1: указывается порядковый номер поощрительной записи (сквозная нумерация внутри раздела).
- Графа 2: сообщается дата внесения записи в трудовую книжку.
- Графа 3: записывается наименование награды (например, почетная грамота, звание «Лучший по профессии» и т.д.).
- Графа 4: указываются реквизиты документа, на основании которого внесена запись: его наименование (например, приказ), дата непосредственного оформления и номер.
Важное примечание о военнослужащих
Обратите внимание: бывшим военнослужащим работодатель не обязан вносить сведения о полученных ими во время службы награждениях в трудовую книжку.
Как исправить ошибочную запись о награждении
Если в бумажной трудовой книжке была допущена ошибка в разделе о награждениях, ее необходимо аннулировать. Для этого:
- В разделе «Сведения о награждении» после соответствующей последней записи нужно указать последующий порядковый номер и дату внесения исправительной записи.
- В графе 3 записать: «Запись за номером ____ недействительна».
- После этого можно внести правильную запись о награждении, если в этом есть необходимость.
Что делать, если награждение было давно (например, в 1993 году)?
На практике встречаются ситуации, когда работник обнаруживает, что работодатель в прошлом (даже несколько десятилетий назад) не внес запись о его награждении.
Как быть в таком случае? Такая запись может быть произведена текущим работодателем после предоставления работником копии документа, подтверждающего факт награждения. Копия должна быть заверена работодателем по предыдущему месту работы. Наименование, дата выдачи и номер этого документа обязательно должны быть указаны в графе 4 раздела «Сведения о награждении» бумажной трудовой книжки.
Резюме
- В электронную трудовую книжку (форма ЕФС-1) сведения о награждениях не вносятся.
- ЭТК показывает только стаж и основные изменения в трудовых отношениях.
- Для сохранения информации о наградах работник может использовать бумажную трудовую книжку (если не отказался от нее) или хранить копии приказов и других подтверждающих документов.
- В бумажную трудовую запись о награждении вносится по строгим правилам Инструкции с обязательным указанием реквизитов приказа.
Соблюдение этих несложных правил позволит кадровым специалистам избежать ошибок и штрафов, а работникам — сохранить полную информацию о своих профессиональных достижениях и заслугах.