Трудовая книжка – это основной документ‚ фиксирующий стаж‚ должность и достижения работника. В ней обязательно отражаются сведения о награждениях и поощрениях‚ полученных за трудовые заслуги. В статье разберём:

• Правовые основания и порядок внесения записей;
• Кто и какие награды может фиксировать;
• Как правильно оформлять запись в бумажной и электронной трудовой книжке;
• Образцы записей и примеры;
• Часто задаваемые вопросы.

Правовые основания

Внесение сведений о награждениях и поощрениях в трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ч. 4 ст. 66;
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек (ПВХТК);
3. Постановление Минтруда РФ о кадровой документации (с 2024 г.);
4. Статья 191 ТК РФ – о праве работодателя поощрять сотрудников.

Согласно ст. 66 ТК РФ‚ в трудовой книжке фиксируются сведения о награждениях‚ которые подтверждены официальным документом (указ‚ приказ‚ сертификат). Пункт 10 ПВХТК уточняет порядок оформления записи: в графу 4 указывается документ‚ на основании которого произведено награждение.

Кому и какие награды можно фиксировать

В трудовой книжке могут быть зафиксированы:

• Государственные награды (например‚ «За заслуги в развитии науки»);
• Почетные звания и степени (например‚ «Награждённый государством»);
• Корпоративные поощрения (грамоты‚ благодарственные письма‚ сертификаты);
• Материальные поощрения (премии‚ бонусы‚ подарки)‚ если они оформлены в виде официального документа.

Важно: если поощрение оформлено только устно (например‚ «благодарность руководства»)‚ его в трудовую книжку записать нельзя – требуется письменный документ.

Порядок внесения записи в бумажной трудовой книжке

Подготовка документов

Для внесения записи необходимо:

1. Официальный документ‚ подтверждающий награждение (указ‚ приказ‚ сертификат);
2. Свидетельство о вручении (если есть);
3. Согласие работника (если требуется).

Оформление записи

Запись в трудовой книжке имеет следующий формат:

Графа 1: Дата вручения (день/месяц/год)
Графа 2: Вид награждения (грамота‚ сертификат‚ премия и т.д.)
Графа 3: Содержание награждения (краткое описание)
Графа 4: На основании какого документа (указ‚ приказ‚ сертификат)
Графа 5: Срок действия (если применимо)
Графа 6: Подпись руководителя
Графа 7: Подпись работника

Пример записи:

Хранение документов

Документ‚ подтверждающий награждение‚ хранится в личном деле работника в течение 5 лет с момента вручения. При увольнении он передаётся в отдел кадров для дальнейшего хранения.

Запись в электронной трудовой книжке (ЭФС‑1)

С 2025 г. введена электронная трудовая книжка (ЭФС‑1). Внесение сведений о награждениях в ЭФС‑1 осуществляется через программу 1С: ЗУП или через портал «Мой персонал».

Пошаговый алгоритм

1. Войдите в личный кабинет работодателя на портале «Мой персонал».
2. Выберите сотрудника и перейдите в раздел «Трудовая книжка».
3. Нажмите «Добавить запись» → «Награждение/поощрение».
4. Заполните поля:
   • Дата вручения
   • Вид награждения
   • Краткое содержание
   • Номер и дата документа
   • Срок действия (если применимо)
5. Прикрепите скан документа (PDF‚ JPG).
6. Подтвердите запись и сохраните.

Особенности

• Запись в ЭФС‑1 обязательна‚ если в бумажной трудовой книжке есть запись.
• При увольнении сотрудник получает электронный сертификат о стаже и наградах.
• Сведения о награждениях в ЭФС‑1 доступны работодателю и сотруднику в любое время.

Когда и как оформлять запись

• При вручении награды – сразу же вносится запись.
• При увольнении – проверка наличия записей‚ подтверждение их правильности.
• При переводе на другую должность – запись не меняется‚ но может быть добавлено новое награждение.

Часто задаваемые вопросы

1. Может ли работник отказаться от записи? – Нет‚ запись обязательна‚ если есть официальный документ.
2. Что делать‚ если документ потерян? – Воссоздать документ по копии‚ оформить новое решение о награждении.
3. Можно ли вносить только благодарственные письма? – Нет‚ только если они оформлены в виде официального документа.
4. Как проверить правильность записи? – Сравнить с оригиналом документа‚ проверить подписи.

Образец записи (таблица)

Запись сведений о награждениях и поощрениях в трудовой книжке – важный элемент кадровой документации. Она подтверждает заслуги сотрудника‚ влияет на карьерный рост и служит доказательством квалификации. Соблюдение правильного порядка внесения записей гарантирует законность и корректность кадровой документации.

Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю‚ обратитесь в отдел кадров или к специалисту по 1С: ЗУП. Удачной работы!