Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются не только сведения о трудовом месте, сроках работы и увольнениях, но и сведения о награждениях и поощрениях работников․ Правильное оформление раздела о награждениях позволяет подтвердить профессиональные достижения сотрудника и использовать их при расчёте пенсии, соцвыплат и рекомендаций․
Что считается основанием для записи в трудовую книжку?
Согласно пункту 24 Правил ведения трудовых книжек (утверждённых Приказом Минтруда РФ от № 320н), в трудовую книжку вносятся сведения о:
- награждении государственными наградами (включая присвоение государственных почетных званий) – на основании указов Президента РФ, постановлений Правительства и иных официальных решений;
- награждении почетными грамотами, званиями, нагрудными знаками, значками, дипломами, присваиваемыми работодателем (например, благодарственное письмо, грамота предприятия, знак «За многолетний добросовестный труд» и т․п․)․
Записи вносятся по инициативе работника․ Если работник просит оформить запись, работодатель обязан её сделать․
Как оформляется запись о государственной наградном документе?
В графе 3 указывается:
- Кем произведена награда (например, «Награждён указом Президента РФ»);
- Какая именно награда (орден, медаль, знак и т․д․);
- За какие заслуги (трудовые, производственные, общественные)․
В графе 4 указывается название официального документа (указов, постановления), дата и номер․
Как оформляется запись о внутренних поощрениях работодателя?
В графе 3 указываются:
- название награды (почётная грамота, знак, диплом);
- кто её вручил (например, «Награждён Почётной грамотой ООО «Пример»»);
- за какие достижения (например, «за 10 лет безупречного труда»);
В графе 4 указывается:
- название документа, на основании которого произведена запись (приказ, решение, указ);
- дата и номер этого документа․
Пример оформления:
Графа 3: «Почётная грамота ООО «Пример» за многолетний добросовестный труд (10 лет)»․ Графа 4: Приказ № 156 от «О награждении Почётной грамотой»․
Какие конкретно грамоты могут быть записаны?
В практику обычно включают следующие виды документов:
- Государственные награды – ордена, медали, почётные звания РФ․
- Почётные грамоты от:
- предприятия (например, «Почётная грамота ООО «Звёздный»»);
- муниципальных органов (города, района);
- объединений профсоюзов, ветеранских организаций и т․п․
- Знаки отличия (значки, медали предприятия)․
- Дипломы за достижения в конкурсах, олимпиадах, проектах․
- Почетные звания (например, «Ветеран труда», «Лучший работник года»)․
Важно: почётные грамоты, выданные сторонними организациями, которые не являются работодателем, не вносятся в трудовую книжку, если они не связаны с трудовыми заслугами конкретного работодателя․
Порядок внесения сведений о награждении
- Сбор документов – копия приказа, удостоверяющая факт награждения, оригинал грамоты (или её копия)․
- Заполнение графа 3 – описание награды, её типа, основания и достижений․
- Заполнение графа 4 – название документа, дата, номер, подпись руководителя․
- Подпись сторон – подпись работника и работодателя, а также печать организации․
- Внесение записи в соответствующий раздел трудовой книжки․
Если страница раздела полностью заполнена, в книжку вшивается вкладыш, оформленный в том же стиле, что и основной документ․
Частые вопросы и ответы
- Нужно ли записывать премию? – Нет․ Премии и регулярные выплаты не включаются в раздел о награждениях․
- Можно ли заносить в трудовую книжку благодарственное письмо от муниципалитета? – Да, если оно оформлено как официальный документ (приказ, решение) и содержит сведения о достижениях․
- Что делать, если грамота получена от сторонней организации? – Запись делается только при условии, что она связана с трудовыми заслугами у конкретного работодателя (например, благодарность от профсоюза за совместную работу)․
- Как оформить вкладыш? – Вкладыш оформляется тем же шаблоном, что и основной раздел, подписывается руководителем и печатью организации․
Примеры оформления записей
Запись о государственной награде
Графа 3: «Орден «За заслуги в сфере образования»»․ Графа 4: Указ Президента РФ от № 1234 «О награждении орденом «За заслуги в сфере образования»»․
Запись о внутреннем поощрении
Графа 3: «Почётная грамота ООО «ТехноСервис» за 15 лет безупречного труда»․ Графа 4: Приказ № 87 от «О награждении Почётной грамотой»․
Пример оформления вкладыша
Если страница полностью заполнена, в книжку вшивается лист, где продолжается запись:
Графа 3: «Знак отличия «Лучший специалист отдела»»․ Графа 4: Приказ № 102 от «О награждении Знаком отличия»․
Запись в трудовую книжку о награждении – это официальный способ зафиксировать профессиональные достижения сотрудника․ Правильное оформление требует:
- Точного указания типа награды и основания её присвоения;
- Наличия официального документа (приказа, указа, решения);
- Заполнения всех полей (графа 3 и 4) в соответствии с нормами ТК РФ;
- Подписей работника и работодателя и печати организации․
Соблюдая эти правила, работодатель обеспечивает прозрачность кадровых документов, а работник получает возможность использовать сведения о награждениях при расчёте пенсии, при устройстве в новую организацию и при оформлении социальных выплат․
Если возникнут сомнения по конкретному случаю, рекомендуется обратиться в Роструд или к юристу по трудовому праву․
Автор статьи: консультант по трудовому праву, 2026 г․