Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, должности, награды и другие значимые события в карьере сотрудника. С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 1 января 2026 года завершается переходный период. Однако это не означает, что бумажные трудовые книжки утратили свою юридическую силу. В ряде случаев они остаются единственным источником информации о трудовой деятельности работника, особенно если он работал до 2021 года или предпочел сохранить бумажный вариант.
Почему награждения вносятся в трудовую книжку?
Согласно пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Постановлением Правительства РФ от № 225, в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за трудовые заслуги. Это не просто формальность — такие записи:
- подтверждают профессиональные достижения сотрудника;
- влияют на возможность получения повышения, премий, присвоения званий;
- являются важным элементом при оформлении пенсии, особенно при льготных условиях;
- служат доказательством добросовестности и высокой результативности труда при трудоустройстве в будущем.
Какие награждения вносятся в трудовую книжку?
В трудовую книжку вносятся только те награды, которые связаны с трудовой деятельностью. К ним относятся:
- грамоты от работодателя (например, «За высокие показатели в работе»);
- почетные грамоты от министерств, ведомств, региональных органов власти;
- дипломы и благодарности за победы в профессиональных конкурсах;
- нагрудные знаки, значки, медали, присуждаемые за трудовые достижения (например, «Отличник здравоохранения», «Отличник образования»);
- ордена и медали, если они присвоены за трудовые заслуги (например, медаль «За трудовую доблесть»).
Важно! Награды, не связанные с трудовой деятельностью (например, спортивные, общественные или личные награды), в трудовую книжку не вносятся.
Как правильно оформить запись о награждении?
Запись о награждении вносится в трудовую книжку работодателем на основании официального приказа (распоряжения) организации. Порядок следующий:
- Издание приказа, руководитель издает приказ о награждении сотрудника (форма Т-11 или собственная форма с обязательными реквизитами: номер, дата, основание, ФИО, награда).
- Ознакомление сотрудника — работник подписывает приказ, подтверждая ознакомление.
- Внесение записи — кадровый работник вносит запись в трудовую книжку в строгом соответствии с образцом.
Пример правильной записи:
Запись в трудовой книжке:
№ 123 | Дата | Основание Приказ № 45 от | Содержание Награжден почётной грамотой Министерства труда и социальной защиты РФ за высокие результаты в работе и профессиональное мастерство.
Важные требования к записи:
- Запись должна быть сделана чернилами (синими или черными), разборчиво, без помарок и исправлений;
- Указывается полное наименование награды (не сокращения!);
- Указывается орган, присвоивший награду (например, «Министерство здравоохранения РФ», «Генеральный директор ООО «Рост»);
- Указывается номер и дата приказа, на основании которого внесена запись;
- Запись заверяется печатью организации (если используется бумажная трудовая книжка) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
Электронная трудовая книжка и награждения
С 2021 года работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности, включая награждения, в Пенсионный фонд России (ПФР) в формате ЭТК. Это означает:
- Запись о награждении вносится одновременно и в бумажную, и в электронную трудовую книжку (если сотрудник выбрал ЭТК);
- Сотрудник может проверить наличие записи в личном кабинете на сайте Госуслуги или в личном кабинете ПФР;
- Если сотрудник ранее имел бумажную книжку и перешел на ЭТК, все ранее внесённые записи (включая награды) автоматически переносятся в электронный архив ПФР.
Важно! Работодатель обязан передать сведения о награждении в ПФР в течение не позднее 1 рабочего дня после издания приказа. Пропуск срока — нарушение трудового законодательства.
Что делать, если запись о награждении не внесена?
Если сотрудник получил награду, но запись в трудовую книжку не сделана, он имеет право:
- Обратиться к работодателю с письменным заявлением о внесении записи;
- Предоставить копию приказа о награждении и саму награду (грамоту, диплом, медаль);
- Требовать внесения записи в течение 5 рабочих дней с момента обращения (по закону).
Если работодатель отказывается — можно обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд. Невнесение записи о награждении — нарушение прав работника и может повлечь административную ответственность работодателя.
Особенности для работников с бумажной трудовой книжкой
Несмотря на переход на ЭТК, многие работники (особенно старшего возраста или работавшие до 2021 года) продолжают использовать бумажные трудовые книжки. Для них:
- Записи о награждениях вносятся только в бумажную книжку;
- При увольнении бумажная книжка выдается работнику с полным набором записей;
- Если книжка заполнена, работодатель выдает дополнительный лист (вкладыш) — он прикрепляется к книжке и имеет такую же юридическую силу.
Запись о награждении в трудовой книжке — это не просто «формальность». Это документальное подтверждение вашей профессиональной ценности. В будущем, при поступлении на новую работу, при оформлении пенсии или при претендовании на звание «Ветеран труда», именно эти записи станут ключевыми аргументами в вашу пользу.
Даже в эпоху цифровизации бумажная трудовая книжка остается важным архивом вашей карьеры. А электронная трудовая книжка — это удобный инструмент для контроля и доступа к информации. Главное — следить, чтобы все награды, заслуженные честным трудом, были официально зафиксированы.
Рекомендация: Каждый год проверяйте, внесены ли все ваши награды в трудовую книжку (бумажную или электронную). Не ждите, пока понадобится — лучше сделать это заранее.
Помните: ваш труд — это ваша история. И она достойна быть записанной.