Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и фиксирующий все значимые события его профессиональной деятельности: прием на работу, переводы, увольнение, а также награждения и поощрения. Внесение сведений о награждениях в трудовую книжку не только является правом работодателя, но в ряде случаев, и обязанностью, особенно при присвоении государственных или ведомственных наград. Правильное оформление таких записей гарантирует юридическую значимость достижений сотрудника и влияет на его карьерный рост, назначение пенсии, премии и другие социальные льготы.
Законодательная база
Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 68, 69)
- Постановлением Минтруда РФ от № 69 — «Инструкция по заполнению трудовых книжек»
- Приказом Минтруда России от № 688н, о порядке ведения трудовых книжек в электронной форме (для цифровых версий)
Согласно Инструкции № 69, сведения о награждениях вносятся в трудовую книжку по инициативе работодателя и только на основании официальных документов: приказа, распоряжения, решения коллектива или органа, присвоившего награду.
Кто отвечает за заполнение?
Ответственность за корректное и своевременное внесение записей о награждениях несёт кадровая служба организации (или работник, уполномоченный на это приказом руководителя). В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.
Важно: запись в трудовую книжку не может быть сделана без официального документа, например, приказа о награждении. Работник должен быть ознакомлен с этим приказом под роспись, и только после этого кадровик вносит запись.
Какие награждения вносятся в трудовую книжку?
В трудовую книжку вносятся следующие виды поощрений:
- Государственные награды (ордена, медали, почетные звания РФ и СССР)
- Ведомственные награды (грамоты, благодарности, знаки отличия от министерств, ведомств, организаций)
- Почетные звания («Почетный работник», «Лучший специалист года» и т.п.)
- Благодарности от руководства организации — только если они оформлены как официальные награды (например, с присвоением звания или знака отличия)
Не вносятся в трудовую книжку:
- Простые благодарности без официального статуса (устные, электронные письма)
- Материальные поощрения (премии, бонусы)
- Служебные отметки в личном деле (если не оформлены как награда)
Образец заполнения записи о награждении
Запись вносится в раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки. Формат записи строго регламентирован:
- Порядковый номер записи — по хронологии (1, 2, 3…)
- Дата награждения — дата, указанная в приказе (не дата внесения записи!)
- Наименование награды — полное официальное название
- Основание — номер и дата приказа (распоряжения), которым награда присвоена
Пример 1: Награждение ведомственной грамотой
Запись в трудовой книжке:
1. г. Награжден грамотой Министерства транспорта Российской Федерации за высокие показатели в работе и добросовестное исполнение служебных обязанностей.
Основание: Приказ Минтранса РФ от № 145
Пример 2: Награждение почетным званием
Запись в трудовой книжке:
2. г. Присвоено почетное звание «Лучший бухгалтер года» по итогам работы 2025 года.
Основание: Приказ директора ООО «Светлый путь» от № 87
Пример 3: Государственная награда
Запись в трудовой книжке:
3. г. Награжден медалью «За трудовую доблесть».
Основание: Указ Президента РФ от № 210
Важные правила заполнения
- Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с даты издания приказа о награждении.
- Использовать только черные, синие или фиолетовые чернила. Красные, зеленые и карандаш — запрещены.
- Запись должна быть четкой, без помарок, исправлений и сокращений (кроме общепринятых, например, «г.», «№»).
- Если запись сделана с ошибкой — нельзя ее зачеркивать. Нужно сделать новую запись с указанием, что предыдущая недействительна, и внести правильную.
- Запись заверяется печатью организации (если она используется) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
- Работник имеет право получить копию трудовой книжки с записями о награждениях по своему письменному запросу.
Что делать, если работодатель отказывается вносить запись?
Если работник получил официальную награду, а работодатель отказывается вносить запись в трудовую книжку — это нарушение трудового законодательства. В таком случае сотрудник может:
- Направить письменное требование работодателю с приложением копии приказа о награждении.
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (Роструд).
- Подать иск в суд о принудительном внесении записи и компенсации морального вреда.
Запись о награждении в трудовой книжке — это не просто формальность. Это документальное подтверждение профессиональных достижений, которое может сыграть решающую роль при поступлении на новую работу, получении повышения, присвоении квалификационной категории или оформлении пенсии. Правильное, грамотное и своевременное оформление таких записей — залог доверия между работодателем и сотрудником, а также соблюдение норм трудового права.
Рекомендуем работодателям вести единый реестр награждений сотрудников, а работникам — регулярно проверять свои трудовые книжки и требовать внесения всех официальных поощрений. Помните: каждая запись, это часть вашей профессиональной истории.
Скачать образец приказа о награждении и бланк трудовой книжки
Для удобства вы можете скачать актуальные шаблоны:
- Образец приказа о награждении работника (Word)
- Бланк трудовой книжки (PDF)
- Инструкция по заполнению трудовой книжки (2026 г.)
Все документы соответствуют требованиям законодательства РФ на 2026 год.