Найм сотрудников — ответственный процесс для любого бизнеса. Будь вы руководителем крупного ООО или индивидуальным предпринимателем, оформление работника должно происходить строго по закону. Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников, и даже руководитель предприятия официально выступает в роли его сотрудника. Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды, однако это чревато серьезными штрафами. В этой статье мы подробно разберем, куда необходимо обращаться при оформлении сотрудника, какие документы нужны и каковы ключевые шаги в 2026 году.

Куда обращаться при оформлении сотрудника?

Вопрос «куда обращаться?» при приеме на работу чаще всего подразумевает государственные органы, в которые работодатель обязан подать сведения о новом сотруднике. В 2026 году алгоритм взаимодействия с ведомствами выглядит следующим образом:

Социальный фонд России (СФР) и Пенсионный фонд (ПФР)

С 28 апреля 2020 года действует важное правило: при приеме на работу и увольнении зарегистрированного лица (физического лица, которому открыт индивидуальный лицевой счет в системе индивидуального (персонифицированного) учета) работодатель обязан подать сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД. С 2023 года эти функции администрирует Социальный фонд России (СФР), но отчетность по-прежнему подается по форме СЗВ-ТД;

Работник может получить выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК) через Госуслуги или личный кабинет СФР. Если же сотруднику нужна бумажная справка о трудовой деятельности, работодатель обязан оформить справку СТД-Р.

Налоговая служба (ФНС)

Не забывайте платить налоги и страховые взносы с зарплаты сотрудника и своевременно сдавать отчёты в налоговую инспекцию. Именно в ФНС подаются расчеты по страховым взносам и справки о доходах работника.

Центр занятости и портал «Работа России»

Для поиска подходящих кандидатов и содействия в трудоустройстве государство предоставляет меру поддержки: гражданину на портале «Работа России» формируется и направляется в личный кабинет перечень вакансий для его профессии или смежных сфер. Работодатели также могут размещать там свои вакансии для быстрого поиска сотрудников.

Пошаговый алгоритм оформления сотрудника

Чтобы было легче всё уложить в голове, мы кратко расписали весь процесс оформления сотрудника по шагам;

Шаг 1. Проверка категории работника и медосмотр

Проверьте по перечням, относится ли ваш работник к категории, которой требуется обязательный медицинский осмотр. Медицинский осмотр проходят до оформления трудового договора!

• Сотрудники до 18 лет;
• Сотрудники из других городов, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• Вахтовики;
• Иные категории (работники общепита, медицины, образования и т.д.).

Трудовой договор — основа оформления. Согласно ТК РФ (статья 68), оформление приема на работу осуществляется путем издания приказа, но начинается всё с договора.

Трудовой договор, не составленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к выполнению обязанностей по поручению работодателя или уполномоченного представителя. При этом документ должен быть оформлен не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу.

Шаг 3. Ознакомление с локальными актами

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, а также с должностной инструкцией.

Обратите внимание: Правомерно ли увольнение по результатам испытания, если работника при приеме не ознакомили с должностной инструкцией? Суды встают на сторону работников в таких случаях, поэтому ознакомление под подпись критически важно!

Шаг 4. Издание приказа и оформление личной карточки

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись.

Личную карточку по форме Т-2 вести необязательно, но рекомендуется для воинского и кадрового учета. Ознакомьте сотрудника с записями под подпись.

Шаг 5. Подача сведений в ПФР (СФР)

Как уже упоминалось выше, после оформления сотрудника необходимо подать сведения по форме СЗВ-ТД. На это дается установленный срок (обычно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу).

Важные нюансы 2026 года

1. Электронные трудовые книжки (ЭТК): Работник может получить выписку ЭТК через Госуслуги или личный кабинет СФР. Бумажные трудовые книжки ведутся только по заявлению работника.
2. Справка СТД-Р: Если сотрудник увольняется или запрашивает сведения о трудовой деятельности, работодатель обязан предоставить ему справку СТД-Р. Узнайте, когда и для чего появилась эта справка, и как правильно ее составить.
3. Нулевая отчетность — зло: Не пренебрегайте официальным оформлением. Сдавать нулевую отчетность при наличии фактических работников — прямой путь к штрафам от трудовой инспекции и налоговой.

Запомнить!

Главное в оформлении сотрудника — соблюдать последовательность: проверка документов → медосмотр (если нужен) → договор → приказ → ознакомление с инструкцией → отчетность в фонды. Следуя этому алгоритму, вы примете сотрудника на работу без ошибок и штрафов.