Ситуация, когда у одного сотрудника одновременно находятся две бумажные трудовые книжки, встречается довольно часто: потеря старой книги, её замена, работа в нескольких организациях, а также ошибки при оформлении. Несмотря на то, что Трудовой кодекс РФ прямо не запрещает наличие более одной трудовой книжки, такой факт может вызвать трудности при расчёте пенсионных прав, выплате пособий и при проверках со стороны контролирующих органов.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 62‑66) трудовая книжка является официальным документом, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. Закон не содержит нормы, запрещающей наличие у работника более одной книжки, однако:

• Работодатель обязан вести единую запись о трудовой истории сотрудника в его трудовой книжке.
• При оформлении нового места работы работник обязан предоставить одну трудовую книжку (или заявление об утере/замене).
• Службы по контролю (Роструд, ПФР) могут потребовать объяснения, если обнаружат противоречивые сведения в разных книжках.

В практике судов и органов надзора отсутствие прямого запрета не считается основанием для административной или уголовной ответственности, однако несоответствия могут привести к затруднениям при начислении страховых взносов, выплате пособий и назначении пенсии.

Какие проблемы могут возникнуть

1. Неправильный расчёт страхового стажа. Если сведения о работе записаны в разных книжках, ПФР может не учесть часть периода.
2. Трудности при получении пособий. При оформлении выплат по временной нетрудоспособности, материнскому или по безработице могут потребоваться подтверждения из обеих книг.
3. Риск проверок. При проверке инспектором труда могут быть выявлены двойные записи, что потребует объяснений и исправления.
4. Административные последствия. Хотя закон не предусматривает штрафов за наличие двух книг, в случае сокрытия информации о доходах может быть наложена административная ответственность за нарушение порядка учёта.

Что должен сделать работник

Оценить ситуацию

Определите, какие записи находятся в каждой книжке:

• Какие организации указаны?
• Есть ли незакрытые записи (неоформленное увольнение, неполные сведения о стаже)?

Выбрать «основную» трудовую книжку

Для большинства работодателей предпочтительно использовать одну, более «полную» книжку – обычно это самая свежая, в которой уже есть запись о текущем месте работы.

Оформить заявление об утере/замене (если необходимо)

Если одна из книжек потеряна или содержит ошибки, необходимо подать в отдел кадров работодателя заявление о её утере и получить новую трудовую книжку (бумажную или электронную).

Согласовать корректировку записей

С работодателем следует:

1. Предоставить обе книжки.
2. Попросить оформить в выбранной книжке корректирующие записи (аннулирование ошибочных записей, если они были сделаны по ошибке).
3. Получить справку от работодателя о том, какие периоды учтены в какой книжке.

Подать сведения в Пенсионный фонд России (ПФР)

Для уточнения страхового стажа необходимо собрать:

• Обе трудовые книжки.
• Справки о доходах (2‑НДФЛ) от всех работодателей.
• Заявление в ПФР с просьбой объединить сведения.

С 10 июня 2021 г. введены электронные трудовые книжки. При наличии бумажных книг их данные можно загрузить в Личный кабинет ПФР в течение пяти лет с момента получения новой книги.

Что должен сделать работодатель

Проверить документы при приёме на работу

При оформлении нового сотрудника работодатель обязан:

1. Уточнить, есть ли у соискателя уже оформленная трудовая книжка.
2. Попросить предоставить одну из книжек (обычно более свежую) и оформить в ней запись о приёме.
3. Если соискатель имеет две книжки, попросить объяснить причину их наличия и оформить в одной из них запись о приёме, а в другой – аннулировать запись (если она была сделана ошибочно).

Вести учёт в электронном виде

Для упрощения контроля рекомендуется использовать Электронную трудовую книжку (ЭТК). При её оформлении все сведения автоматически передаются в ПФР, что исключает дублирование.

Оформить корректирующие записи

Если в одной из книжек уже есть запись о трудоустройстве, а она должна быть отменена, работодатель оформляет запись «Увольнение по собственному желанию (аннулировано)» с указанием причины и подписью.

Информировать сотрудника о последствиях

Работодатель обязан разъяснить работнику, какие документы необходимо предоставить в ПФР, а также предупредить о возможных задержках в выплатах, если сведения о стаже будут неполными.

Пошаговая инструкция по объединению записей

1. Соберите все трудовые книжки. Убедитесь, что в каждой из них указаны даты начала и окончания работы.
2. Получите справки о доходах (2‑НДФЛ) за каждый период. Эти документы подтвердят фактическую занятость.
3. Обратитесь в отдел кадров текущего работодателя. Попросите оформить в выбранной книжке запись о приёме и, при необходимости, аннулировать ошибочные записи в другой книжке.
4. Подайте заявление в ПФР. Приложите обе книжки, справки о доходах и копию заявления работодателя о корректировке.
5. Ожидайте решения ПФР. Обычно проверка занимает от 10 до 30 дней. При необходимости ПФР может запросить дополнительные документы.
6. Получите выписку из ПФР. Убедитесь, что весь ваш страховой стаж учтён полностью.
7. Если хотите перейти на электронную форму, подайте заявление о выдаче ЭТК. После её получения все будущие записи будут вестись в электронном виде.

Возможные риски и как их минимизировать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли официально работать на двух основных местах одновременно?

Да, законодательством это допускается, но в каждой организации должна быть оформлена отдельная запись в одной трудовой книжке (или в электронной). Две отдельные книжки не являются основанием для отказа в трудоустройстве.

Что делать, если одна из книжек была утеряна?

Необходимо подать заявление об утере в текущий отдел кадров, получить новую книжку и попросить работодателя перенести все записи из утерянной (при наличии подтверждающих документов) в новую.

Нужна ли мне вторая книжка после получения электронной?

Нет. После получения ЭТК все новые записи вносятся в электронный реестр, а бумажные книжки могут быть сданы в архив или утилизированы по согласованию с работодателем.

• Выберите одну «главную» трудовую книжку. В ней должны быть отражены все периоды работы, а остальные – аннулированы.
• Своевременно информируйте работодателя. О наличии второй книжки, утере или ошибках в записях.
• Объединяйте сведения в ПФР. Это гарантирует правильный расчёт пенсионных прав.
• Переходите на электронную трудовую книжку. Это упрощает учёт и исключает возможность дублирования.
• Сохраняйте все подтверждающие документы. Справки о доходах, заявления, корректирующие записи – они могут понадобиться при проверках.

Помните: наличие двух трудовых книжек само по себе не является правонарушением, но без правильного оформления оно может привести к финансовым потерям и административным осложнениям. Поэтому своевременное согласование с работодателем и ПФР – лучший способ избежать проблем.

Дата публикации: