Вопрос о наличии у работника одновременно двух (или более) трудовых книжек часто возникает в практике кадровых служб и у самих сотрудников․ С одной стороны‚ законодательство РФ не запрещает вести более одной трудовой книжки‚ однако в ряде ситуаций это может привести к правовым последствиям как для работодателя‚ так и для работника․ В статье рассмотрим‚ какие нормы регулируют данный вопрос‚ какие виды ответственности могут наступить и как правильно оформлять такие случаи․
Нормативно-правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)․ Статья 66 регулирует порядок ведения трудовой книжки‚ а статья 67 – порядок её выдачи и возврата․
- Трудовой кодекс РФ‚ статья 71․ Устанавливает обязанность работодателя вести учет и хранить трудовые книжки․
- Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных»․ Регулирует обработку персональных данных‚ в т․ч․ сведений‚ содержащихся в трудовых книжках․
- Приказы Минтруда России․ Регламентируют порядок перехода к электронным трудовым книжкам и ответственность за их ведение․
Все эти акты указывают‚ что основная ответственность за ведение‚ хранение и учет трудовых книжек возлагается на работодателя․ Однако в случае‚ когда у работника имеется более одной книжки‚ появляются дополнительные нюансы․
Почему может появиться вторая трудовая книжка?
- Перевод в другую организацию без передачи старой книжки․ Иногда при переводе сотрудника из одного юридического лица в другое его просят оформить новую книжку‚ оставив старую у прежнего работодателя․
- Сохранение «старой» книжки в личных целях․ Работник может сохранить прежнюю книжку как памятный документ‚ но продолжать использовать её при трудоустройстве в новой компании․
- Работа по совместительству․ При совмещении должностей в разных организациях сотрудник может получить отдельные книжки от каждого работодателя․
- Электронная трудовая книжка․ При переходе на электронный формат у работника может одновременно существовать бумажный и электронный вариант․
Ни один из перечисленных пунктов не противоречит законодательству‚ однако важно правильно оформить каждую запись и соблюдать порядок выдачи/возврата книжек․
Ответственность работодателя
За ведение и хранение трудовых книжек
Согласно пункту 45 статьи 71 ТК РФ и материалам КонсультантПлюс‚ «ответственность за организацию работы по ведению‚ хранению‚ учёту и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя»․ В случае нарушения:
- Административная ответственность – штраф от 5 000 до 30 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- Гражданско‑правовая ответственность – возмещение убытков‚ если из‑за ошибок в книжке работнику был отказан в выплате пособий‚ пенсии и т․п․
За внесение неверных сведений
Если в одной из книжек указаны неверные данные (например‚ даты увольнения‚ основания прекращения трудового договора)‚ работодатель может быть привлечён к материальной ответственности за причинённый ущерб (см․ научную работу Фариона К․Ю․ «Материальная ответственность работодателя за внесение в трудовую книжку неверных сведений»)․
За отказ в выдаче копии трудовой книжки
Согласно постановлению от ‚ отказ работодателя в выдаче заверенной копии книжки может привести к административному взысканию (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Ответственность работника
За использование двух книжек одновременно
В большинстве случаев законодательством не предусмотрена прямая ответственность работника за наличие более одной трудовой книжки․ Как отмечает портал БУХ;1С‚ «нормами действующего законодательства не установлена ответственность работодателя и работника за то‚ что последний имеет две трудовые книжки и в связи с этим трудоустроен по основному месту работы в двух организациях»․
За предоставление недостоверных сведений
Если работник сознательно предоставляет работодателю неверные данные из одной из книжек (например‚ скрывает факт получения пособия по безработице)‚ это может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины и стать основанием для дисциплинарного взыскания (выговор‚ увольнение) в соответствии со ст․ 81 ТК РФ․
За нарушение порядка получения/сдачи книжки
Работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю при увольнении․ Неисполнение этого требования может привести к удержанию из заработной платы стоимости книжки (ст․ 136 ТК РФ) и‚ в крайнем случае‚ к административному штрафу за нарушение порядка оформления документов․
Практические рекомендации
Для работодателей
- Назначить ответственного за ведение трудовых книжек (обычно это специалист отдела кадров)․ При необходимости оформить приказ о совмещении должностей‚ где будет указано‚ кто именно отвечает за книжки (см․ пример приказа о совмещении должностей‚ рис․ 3)․
- Вести реестр всех выданных трудовых книжек‚ фиксировать даты выдачи и возврата․
- При приёме на работу проверять‚ нет ли у соискателя уже выданных книжек‚ и фиксировать в приказе о приёме‚ какая именно книжка будет использоваться․
- Своевременно вносить записи в книжку (не позднее 7 дней со дня выплаты заработка) – это требование к электронным книжкам‚ но аналогично применяется и к бумажным․
- При переходе на электронный формат обеспечить надёжную защиту персональных данных и вести журнал доступа к системе․
Для работников
- Не скрывать от работодателя факт наличия второй трудовой книжки‚ если она будет использоваться в текущей организации․
- При увольнении вернуть все выданные книжки и запросить их копии (заверенные нотариусом‚ если требуется)․
- Следить за тем‚ чтобы в каждой книжке были корректные сведения о периодах работы‚ основаниях увольнения и начислениях․
- При работе по совместительству уточнять у каждого работодателя‚ какую форму трудовой книжки они используют‚ и согласовывать порядок её ведения․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли уволить работника за наличие двух трудовых книжек?
Нет․ Трудовое законодательство не предусматривает увольнение как санкцию за наличие более одной книжки․ Увольнение возможно только по основаниям‚ предусмотренным ст․ 81 ТК РФ․
Кто несёт ответственность‚ если в одной из книжек указана неверная дата увольнения‚ и из‑за этого работнику отказали в выплате пособия?
Ответственность возлагается на работодателя‚ который вёл запись․ Он может быть привлечён к административному и гражданско‑правовому взысканию․
Нужно ли вести отдельный реестр для электронных трудовых книжек?
Да․ При переходе на электронный формат необходимо вести журнал доступа и фиксировать даты внесения записей‚ как это предписано в приказах Минтруда РФ․
Что делать‚ если работодатель отказывается выдать копию книжки?
Работник имеет право потребовать выдачу копии в течение 5 рабочих дней․ При отказе следует обратиться в инспекцию по труду – возможен штраф для работодателя (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Наличие у работника двух трудовых книжек само по себе не является нарушением закона‚ однако обе стороны – и работодатель‚ и работник – должны соблюдать строгий порядок оформления и учёта записей․ Основная ответственность за ведение‚ хранение и правильность сведений в трудовых книжках лежит на работодателе․ Работник же обязан предоставлять достоверные данные и своевременно сдавать книжки при увольнении․ При соблюдении этих правил риск возникновения правовых конфликтов минимален‚ а трудовые отношения остаются прозрачными и защищёнными․
Дата актуализации информации: