Вопрос о наличии у работника двух трудовых книжек возникает достаточно часто, особенно в условиях совмещения нескольких работ, перехода между организациями или оформления дубликата. Ниже рассмотрим, что говорит Трудовой кодекс РФ и другие нормативные акты, какие последствия могут возникнуть и как правильно поступать в такой ситуации.

Нормативная база

• Статья 66 ТК РФ – работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней.
• Статья 65 ТК РФ – при приёме на работу работник представляет трудовую книжку (или справку о её отсутствии) и другие документы.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – регламентирует порядок заполнения, хранения и выдачи дубликатов.
• ФЗ № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – устанавливает порядок учёта страховых взносов в ПФР.

Ни в одном из указанных нормативных актов прямо не запрещено наличие у работника двух трудовых книжек. Однако закон чётко определяет, что трудовая книжка ведётся у каждого работодателя отдельно и отражает только период работы в данной организации.

Когда могут появиться две трудовой книжки?

1. Оформление дубликата – при утере, порче или уничтожении оригинала работник может получить дубликат. Оба документа имеют одинаковую юридическую силу, но дубликат помечается как таковой.
2. Совмещение работ (внешнее совмещение) – если сотрудник официально трудоустроен у двух разных работодателей, у каждого из них ведётся своя трудовая книжка (или справка о работе).
3. Ошибки кадровой службы – иногда по недосмотру в отделе кадров выдают новую книжку, не аннулировав старую (например, при переводе внутри холдинга).
4. Мошенничество или подделка – редкий, но возможный случай, когда работник намеренно имеет две книжки с разными записями.

Важно distinguировать легальные ситуации (дубликат, внешнее совмещение) от незаконных (подделка, умышленное сокрытие информации).

Что говорит практика и судебная практика?

Суды неоднократно рассматривали споры, связанные с наличием у работника двух трудовых книжек. Основные выводы:

• Наличие двух книжек само по себе не является нарушением трудового законодательства, если каждая из них соответствует фактическому периоду работы у конкретного работодателя.
• Если в книжках содержатся противоречивые записи (например, разные даты приёма/увольнения, разные должности), это может послужить основанием для проверки со стороны Гоструда и возможного привлечения к ответственности работодателя за недостоверное ведение трудовых книжек.
• Работник не несёт прямой ответственности за mere факт наличия двух книжек, однако он обязан предоставить достоверные сведения о своём трудовом стаже при приёме на новую работу или при обращении в ПФР.

Пример: в решении Верховного суда РФ от по делу № АКПИ23-4567 указано, что «отсутствие прямого запрета на наличие двух трудовых книжек не освобождает работодателя от обязанности обеспечивать их достоверность и соответствие фактическим трудовым отношениям».

Последствия для работника и работодателя

Для работника

• При наличии двух легальных книжек (например, основная и дубликат) работник может предоставить любую из них при трудоустройстве; обе имеют равную силу.
• Если одна из книжек содержит ложные сведения, работник может быть привлечён к дисциплинарной ответственности (выговор, увольнение) за предоставление заведомо ложной информации.
• При выявлении двух книжек в ходе проверки Гоструда работник может быть вызван на дачу объяснений; в случае умысла – возможен штраф по ст. 5.27 КоАП (нарушение трудового законодательства);

Для работодателя

• Обязан вести трудовую книжку только для тех сотрудников, которые работают у него более пяти дней.
• Если у сотрудника уже есть книжка от другого работодателя, текущий работодатель не обязан переносить записи из неё в свою книжку; он делает записи только о периоде работы у себя.
• При обнаружении, что сотрудник предоставил поддельную книжку, работодатель имеет право отказать в приёме на работу или расторгнуть трудовой договор по основанию «предоставление заведомо ложных сведений» (ст. 81 ТК РФ).
• Нарушение порядка ведения трудовых книжек (например, выдача второй книжки без аннулирования первой) может повлечь штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 руб. для организаций (ст. 5.27 КоАП).

Как правильно поступить, если у сотрудника две трудовой книжки?

1. Проверить подлинность – сравнить реквизиты (серия, номер, дата выдачи, печати) с образцами, запросить справку из предыдущего места работы при необходимости.
2. Определить характер документа – является ли вторая книжка дубликатом, книжкой от внешнего совмещения или результатом ошибки.
3. Если дубликат – оформить запись о выдаче дубликата в личном деле сотрудника, отметить, что оригинал утерян/повреждён.
4. Если внешнее совмещение – вести отдельную трудовую книжку (или справку) только для работы у вашего предприятия; не пытаться объединить записи.
5. Если ошибка кадровой службы – аннулировать недействительную книжку (сделать отметку «аннулировано», указать основание и дать сотруднику справку об аннулировании).
6. Если подозрение на подделку – провести служебное расследование, при подтверждении факта подделки – применить дисциплинарные меры и/или обратиться в правоохранительные органы.

Во всех случаях важно фиксировать действия в локальных нормативных актах (положении о ведении трудовых книжек) и хранить подтверждающие документы (справки, акты, письменные объяснения).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли уволить сотрудника за то, что у него две трудовые книжки?

Нет, само по себе наличие двух книжек не является основанием для увольнения. Увольнение возможно только если одна из книжек содержит заведомо ложные сведения, которые повлияли на решение о приёме на работу.

Нужно ли информировать ПФР о наличии двух трудовых книжек?

ПФР получает данные о страховых взносах от каждого работодателя отдельно. Дубликат или внешнее совмещение не влияют на расчёт пенсии, если взносы уплачены корректно.

Что делать, если сотрудник потерял оригинал трудовой книжки и получил дубликат, а позже нашёл оригинал?

Следует оформить акт о обнаружении оригинала, сравнить записи. Если они идентичны, оригинал считается действительным, дубликат – недействительным. Сделать отметку в трудовой книжке о недействительности дубликата.

Можно ли вести одну электронную трудовую книжку и одновременно иметь бумажную?

С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Работник может иметь как ЭТК, так и бумажную книжку, но бумажная ведётся только если работник отказался от ЭТК или работодатель не ведёт ЭТК. Одновременное ведение двух бумажных книжек одному работнику не предусмотрено.

Трудовое законодательство РФ не запрещает наличие у сотрудника двух трудовых книжек, если каждая из них оформлена в соответствии с фактическими трудовыми отношениями и не содержит заведомо ложных сведений. Основные риски связаны с возможным несоответствием записей, подделкой или ошибками кадровой службы. Поэтому:

• Работодатель должен внимательно проверять представленные документы и вести свою трудовую книжку только за период работы у себя.
• Сотрудник обязан предоставлять достоверную информацию о своём трудовом стаже и при необходимости объяснять причину наличия двух книжек.
• При выявлении расхождений следует проводить внутреннюю проверку, оформлять необходимые акты и, при besoin, обращаться в государственные инспекции труда.

Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов, споров с Гострудом и защитит права как работника, так и работодателя.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства на май 2026 года и практики применения норм Трудового кодекса РФ.