Вопрос о наличии у работника двух трудовых книжек встречается довольно часто. Это может возникнуть из‑за смены работодателя, потери книги, оформления дубликата или же из‑за желания иметь отдельные записи для основной и совместительной работы. Ниже приведено подробное разъяснение ситуации, основанное на актуальных нормативных актах, судебной практике и рекомендациях работодателей.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все периоды трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисленные отчисления и т.д. Согласно статье 282 Трудового кодекса РФ, каждый работник обязан иметь одну трудовую книжку, которую ведёт его работодатель.

1.1 Новый образец и электронная трудовая книжка

С 1 января 2023 года в России введён новый «образец» трудовой книжки, а также система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работодатель обязан вести электронную запись, а бумажный экземпляр может быть заменён электронным, если обе стороны согласны.

Почему может возникнуть две трудовые книжки?

• Потеря первой книги и оформление дубликата.
• Наличие основной работы и дополнительной (субсидиарной) работы.
• Неправильное оформление в предыдущем месте работы.
• Случайное хранение двух экземпляров у сотрудника.

Законодательные рамки: можно ли иметь две трудовые книжки?

Трудовой кодекс РФ не содержит прямого запрета на наличие двух экземпляров трудовой книжки. Однако в статье 282.1 указано, что работник должен иметь только один «активный» документ, в котором фиксируются все периоды трудовой деятельности. Поэтому одновременное использование двух трудовых книжек в один и тот же период считается незаконным и может привести к конфликту с работодателем и пенсионными органами.

3.1 Судебная практика

Судебные решения по таким делам разнятся. В некоторых случаях суд признавал стаж из второй трудовой книжки подтверждённым, в результате чего работнику назначили досрочную пенсию (например, Определение 6 КСОЮ от по делу 88‑4570/2024). В других случаях суд отказал в признании стажа, если работник использовал две книги одновременно (например, Определение 3 КСОЮ от 88‑23329/2023).

Что делать работодателю, если сотрудник приносит две трудовые книжки?

1. Проверка подлинности: Убедитесь, что обе книги действительно принадлежат сотруднику и содержат корректные данные.
2. Определение основной книги: Обычно работодатель выбирает книгу, в которой содержатся записи за основной период работы. Остальную книгу можно оставить у сотрудника.
3. Перенос записей: Если в одной книге отсутствуют записи за определённый период, работодатель может перенести их в основную книгу, но только после согласования с сотрудником.
4. Уведомление о смене: В случае перехода сотрудника на новое место работы, работодатель обязан оформить новую запись в существующей книге.
5. Соблюдение формальностей: При наличии дубликата необходимо оформить заявление о его выдаче и подписать соответствующую справку.

Что делать работнику, если у него две трудовые книжки?

1. Определить, какая книга является «основной»: Это та, где содержатся записи за основной период работы. Остальную книгу можно оставить дома.
2. Обратиться к работодателю: Сообщите о наличии двух книг, чтобы работодатель мог решить, какую из них использовать.
3. Проверить наличие дубликата: Если одна из книг – дубликат, убедитесь, что он оформлен в соответствии с требованиями ТК РФ.
4. Перевести записи в электронную трудовую книжку: Если вы переходите на новое место работы, попросите работодателя перенести данные в ЭТК.
5. Сохранить оригиналы: Оригиналы трудовых книжек обязаны храниться в надёжном месте (например, в сейфе).

5.1 Как оформить дубликат трудовой книжки?

Для получения дубликата необходимо:

• Подать заявление в отдел кадров работодателя.
• Предоставить копию паспорта и справку о потере/переходе.
• Получить справку о выдаче дубликата, которая должна быть подписана работодателем.
• Внести в дубликат все записи, которые были в оригинальной книге до потери.

Как избежать проблем с пенсионными и трудовыми правами?

Наличие двух трудовых книжек может вызвать путаницу в учёте стажа и начислении пенсии. Чтобы избежать конфликтов:

• Соблюдайте порядок переноса записей в одну книгу.
• При переходе на новое место работы обязательно предоставьте работодателю оригинал трудовой книжки.
• Если вы работаете по совместительству, убедитесь, что запись о совместительной работе находится в той же книге, что и основная работа.
• Периодически проверяйте, что в вашей трудовой книжке нет ошибок, и при необходимости исправляйте их через работодателя.

Практические рекомендации для работодателей

1. Проверьте наличие у сотрудника только одного экземпляра трудовой книжки.
2. Если сотрудник приносит две книги, уточните, какая из них является официальной.
3. Обеспечьте правильную запись всех изменений в трудовой книжке, включая даты начала и окончания работы, должности, начисления и т.д.
4. При переходе на электронную трудовую книжку убедитесь, что все данные перенесены корректно.
5. При наличии дубликата оформляйте его в соответствии с требованиями ТК РФ.

Наличие двух трудовых книжек – это не редкость, но важно правильно с этим справляться. Работник должен знать, какая книга является основной, а работодатель – соблюдать порядок переноса записей и оформления дубликатов. При соблюдении всех формальностей обе стороны избежат конфликтов с пенсионными органами и трудовыми инспекциями, а также обеспечат корректный учёт трудового стажа.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, или в отдел кадров вашего работодателя.