Трудовая книжка – это не только подтверждение трудового стажа работника, но и объект бухгалтерского и налогового учёта․ Вопросы, связанные с налогообложением операций по приобретению, выдаче, хранению и переходу на электронный формат трудовых книжек, регулируются нормами Налогового кодекса РФ, Трудового кодекса РФ и специальными постановлениями Правительства․

Нормативная база

• ФЗ‑439 от – внесение изменений в ТК РФ о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• ФЗ‑436 от – регулирует электронный документооборот в сфере трудовых отношений;
• Постановление Правительства РФ от № … – вводит трудовые книжки нового образца с ;
• Приказ Минтруда РФ от № 320н – утверждает форму трудовой книжки (Приложение № 1);
• Налоговый кодекс РФ, ст․ 146, 149, 164 – определяет объект обложения НДС и порядок вычета входного НДС․

Согласно данным источникам, с вводятся трудовые книжки нового образца, однако уже заведённые книжки менять на новые не требуется․ У работодателя могут оставаться бланки старого образца (пустые), которые можно продолжать использовать до их исчерпания․

Налогообложение при приобретении бланков трудовых книжек

При покупке бланков (и вкладышей к ним) организация или индивидуальный предприниматель приобретает товар, подлежащий обложению НДС по общей ставке 20 %․

• Счёт‑фактура поставщика служит основанием для принятия к вычету входного НДС (п․ 2 ст․ 172 НК РФ)․
• В бухгалтерском учёте проводка выглядит так:

Дебет 10‑02 «Материалы» (или 10‑01 «Сырье и материалы») – Кредит 60‑01 «Расчёты с поставщиками» – стоимость бланков без НДС;
Дебет 19‑01 «НДС по приобретённым ценностям» – Кредит 60‑01 – сумма НДС, подлежащая к вычету․

После принятия к вычету НДС его можно уменьшить на сумму налога, начисленного при реализации (выдаче) трудовых книжек;

Налогообложение при выдаче (оформлении) трудовой книжки работнику

Согласно разъяснениям Минфина и судебной практики, операция по выдаче (оформлению) трудовой книжки признаётся реализацией товара (бланка) и подлежит обложению НДС․

Что нужно сделать работодателю?

1. Выдать работнику трудовую книжку (или вкладыш к ней) и оформить запись о выдаче в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․
2. Выставить счёт‑фактуру на сумму стоимости бланка (без учёта НДС) и начислить НДС по ставке 20 %․
3. Отразить операцию в книге продаж (раздел «Реализация товаров, работ, услуг»):

Графа 1 – дата отгрузки (выдачи);
Графа 2 – наименование товара («Бланк трудовой книжки»);
Графа 3 – количество (шт․);
Графа 4 – цена без НДС;
Графа 5 – сумма НДС;
Графа 6 – итого с НДС․

Пример записи:

• Товар: Бланк трудовой книжки нового образца
• Кол‑во: 1 шт․
• Цена без НДС: 150,00 руб․
• НДС (20 %): 30,00 руб․

Полученный НДС подлежит уплате в бюджет, а ранее принятый к вычету входной НДС по приобретённым бланкам уменьшает сумму налога к уплате․

Исключения и особенности

• Если работнику выдаётся дубликат трудовой книжки в связи с утерей или порчей, операция также облагается НДС, поскольку фактически реализуется новый бланк;
• Выдача выписки из электронной трудовой книжки (ЭТК) не считается реализацией товара и НДС не начисляется, так как это предоставление информации (услуга), освобождённая от НДС по п․ 26 ст․ 149 НК РФ (информационные услуги)․

Налогообложение при работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С введён обязательный формат ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде․ Электронная трудовая книжка представляет собой выписку с данными о трудовой деятельности, хранящуюся в системе ПФР․

Налоговые последствия

• Приём на работу и ведение сведений в ЭТК не связано с реализацией товара, следовательно, НДС не возникает․
• Если работодатель предоставляет сотруднику выписку из ЭТК на бумажном носителе (распечатку), эта операция также не облагается НДС, так как является предоставлением информации․
• Затраты на подключение к системе ПФР, покупку лицензий на программное обеспечение (например, 1С:Зарплата и управление персоналом) подлежат обложению НДС как обычные услуги/работы, а входной НДС по ним принимается к вычету в общем порядке․

Практический пример учёта в 1С

// Приобретение лицензии на ведение ЭТК
Дебет 08‑04 «Внеоборотные активы» – Кредит 60‑01 – стоимость лицензии без НДС;
Дебет 19‑03 «НДС по приобретённым услугам» – Кредит 60‑01 – сумма НДС к вычету․

// Ежемесячная абонентская плата за доступ к системе ПФР
Дебет 26‑01 «Общепроизводственные расходы» – Кредит 60‑01 – стоимость услуги без НДС;
Дебет 19‑03 – Кредит 60‑01 – НДС к вычету․

После принятия к вычету входного НДС его можно использовать для уменьшения налога к уплате по операциям, связанным с выдачей бумажных трудовых книжек․

Учёт и проводки в бухгалтерии при операциях с трудовыми книжками

Приобретение бланков

Дебет 10‑02 «Материалы» – Кредит 60‑01 – стоимость без НДС;
Дебет 19‑01 – Кредит 60‑01 – НДС к вычету․

Выдача трудовой книжки (облагается НДС)

Дебет 62‑01 «Расчёты с покупателями и заказчиками» – Кредит 90‑01 «Выручка» – стоимость без НДС;
Дебет 90‑03 «НДС» – Кредит 68‑02 «Расчёты по НДС» – начисленный НДС;
Дебет 68‑02 – Кредит 51 «Расчётный счёт» – уплата НДС в бюджет․

Принятие к вычету входного НДС по бланкам

Дебет 68‑02 «Расчёты по НДС» – Кредит 19‑01 – сумма входного НДС, принятая к вычету․

Выдача дубликата или выписки из ЭТК

Для дубликата – проводки аналогичны пункту 5․2 (облагается НДС)․
Для выписки из ЭТК – НДС не начисляется, проводка только по учёту выданного документа (если требуется внутренний контроль):

Дебет 10‑02 «Материалы» (или 00‑00 «Внутрихоздоводственные операции») – Кредит 75‑01 «Расчёты с учредителями» – стоимость бумаги и печати (если считается расходом)․

Практические рекомендации для работодателей

• Проверяйте наличие счёт‑фактуры при покупке бланков трудовых книжек – без неё входной НДС принять к вычету нельзя․
• Оформляйте запись о выдаче в трудовой книжке и в книге учёта движения трудовых книжек одновременно с выставлением счёта‑фактуры․
• Разделяйте операции: выдача бумажной книжки (облагается НДС) и предоставление выписки из ЭТК (не облагается НДС)․
• Используйте электронный документооборот для снижения расходов на бумажные бланки и упрощения учёта․
• Своевременно обновляйте программное обеспечение (1С, КонсультантПлюс и т․п․) в соответствии с изменениями в законодательстве (ФЗ‑439, ФЗ‑436, приказы Минтруда)․
• Обучайте кадровую службу правилам заполнения трудовых книжек нового образца и порядку выдачи электронных выписок․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли начислять НДС при выдаче дубликата трудовой книжки?

Да, поскольку фактически реализуется новый бланк, операция облагается НДС по ставке 20 %․

Облагается ли НДС предоставление выписки из электронной трудовой книжки?

Нет, выписка является предоставлением информации и освобождена от НДС согласно п․ 26 ст․ 149 НК РФ․

Можно ли принять к вычету НДС по покупке вкладышей к трудовым книжкам?

Да, вкладыши относятся к товарам, подлежащим обложению НДС, поэтому входной НДС по ним принимается к вычету в общем порядке․

Как отразить в бухгалтерии оплату услуг по подключению к системе ПФР для ведения ЭТК?

Оплата услуг – это облагаемая операция, НДС начисляется по ставке 20 %, входной НДС принимается к вычету․

Нужно ли менять уже заведённые трудовые книжки на новый образец после ?

Нет, уже заведённые книжки менять не требуется․ Можно продолжать использовать бланки старого образца до их исчерпания․

Трудовые книжки остаются важным элементом кадрового учёта, однако их обращение имеет чёткие налоговые последствия․ Основной момент – операция по выдаче (оформлению) бумажной трудовой книжки облагается НДС, а значит требует выставления счёта‑фактуры, отражения в книге продаж и уплаты налога в бюджет; При работе с электронными трудовыми книжками НДС не возникает, однако затраты на программное обеспечение и услуги по подключению к системе ПФР подлежат обложению НДС в обычном порядке․

Соблюдение вышеописанных правил позволит избежать штрафов и доначислений со стороны налоговых органов, а также обеспечит корректный бухгалтерский учёт операций с трудовыми книжками․