Цель статьи – дать работодателям и работникам полное представление о том‚ какие налоговые сведения могут (и должны) фиксироваться в трудовой книжке‚ как правильно оформить такие записи в бумажном и электронном вариантах‚ а также какие документы необходимо приложить.

Почему в трудовой книжке могут появляться налоговые записи?

Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. В ней фиксируются сведения о:

• дате приема и увольнения;
• должности‚ разряде‚ квалификации;
• награждениях‚ премиях‚ благодарностях;
• переводах и совместительстве.

Налоговые записи появляются в случае‚ когда законодательство требует документального подтверждения получения работником:

1. налоговых вычетов (например‚ за обучение‚ лечение‚ покупку жилья);
2. особых налоговых льгот (например‚ для инвалидов‚ ветеранов труда);
3. премий‚ подлежащих налогообложению‚ но с указанием их размера для расчёта налога.

Эти сведения помогают налоговым органам (ИФНС) быстро проверять правильность удержаний и начислений‚ а работнику – подтверждать право на вычеты при подаче декларации.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регламентирующие ведение записей в трудовой книжке:

• Порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённый приказом Минтруда России от № 320н.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 62‚ 65‚ 68).
• Федеральный закон № 122‑ФЗ «О персональных данных» (требования к защите налоговой информации).
• Налоговый кодекс РФ (ст. 219‑222 о налоговых вычетах).
• Приказ ФНС России от № ММ‑6‑6/2023 «Об оформлении сведений о налоговых вычетах в трудовых книжках».

Когда обязательна налоговая запись?

Порядок внесения налоговой записи в бумажную трудовую книжку

1. Подготовка документов. Необходимо собрать:
   • Приказ работодателя о выплате (премии‚ надбавки и т.п;).
   • Справку из бухгалтерии о начислении и удержании налога.
   • Документы‚ подтверждающие право на налоговый вычет (договор‚ справка медкомиссии и др.).
2. Заполнение строки. В разделе «Сведения о работе» (или в отдельном «Вкладыше») вносим запись следующего вида:

   Дата – 
   Должность – старший бухгалтер
   Основание – премия за выполнение плана
   Сумма премии – 50 000 ₽
   Удержанный налог – 10 500 ₽ (НДФЛ 13 %)
   Налоговый вычет – 13 000 ₽ (вычет за обучение)
    

3. Подпись и печать. Запись заверяется подписью уполномоченного лица (начальника отдела кадров) и печатью организации. Если в книжке уже есть печать кадровой службы‚ допускается использовать её.
4. Приложения. На внутренней стороне обложки (или в отдельном листе) делаем ссылки на прилагаемые документы (например‚ «см. приложение 1 – приказ № 45/2026»).

Как оформить налоговую запись в электронной трудовой книжке

С 2021 года в России вводится возможность вести трудовую книжку в электронном виде (ЭТК). Порядок внесения налоговых сведений в ЭТК аналогичен бумажному‚ но с учётом особенностей цифровой подписи.

1. Работодатель загружает в систему ЭТК электронный документ (приказ‚ справку) в формате PDF.
2. В разделе «Сведения о работе» выбирает тип записи «Налоговая информация» и заполняет поля:
   • Дата
   • Основание
   • Сумма выплаты
   • Удержанный налог
   • Ссылка на документ (URL или номер файла).
3. Запись подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченного лица.
4. Система автоматически сохраняет ссылку на приложенные файлы и делает запись доступной работнику в личном кабинете.

Образцы записей

Премия‚ подлежащая налогообложению

Основание: Премия за выполнение годового плана
Сумма премии: 75 000 ₽
Удержанный НДФЛ (13%): 9 750 ₽
Документы: Приказ № 78/2025‚ справка из бухгалтерии

Налоговый вычет за обучение

Дата начала обучения: 
Дата окончания обучения: 
Основание: Налоговый вычет за профессиональное обучение
Сумма вычета: 120 000 ₽
Документы: Договор № 112/2025‚ справка из учебного заведения

Льгота для инвалида I группы

Дата получения льготы: 
Основание: Инвалид I группы‚ подтверждено медкомиссией
Налоговая льгота: освобождение от НДФЛ на сумму до 30 000 ₽ в год
Документы: Справка медкомиссии № 45/2026

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о налоге‚ если премия выплачена «на руки» без удержания?

Да. По законодательству работодатель обязан отразить в трудовой книжке факт выплаты‚ а также указать‚ что налог не удерживался (например‚ «Налог не удерживался – причина: «премия по договору подряда»»). Это важно для последующего контроля ИФНС.

Можно ли использовать печать отдела кадров вместо печати работодателя?

Согласно приказу Минтруда от  № 320н‚ запись может быть заверена печатью кадровой службы‚ если она официально уполномочена на такие действия. В случае сомнений рекомендуется ставить печать работодателя.

Что делать‚ если работник отказывается переходить на электронную трудовую книжку?

Если трудовая книжка была заведена до  г.‚ работник имеет право сохранять бумажный вариант. В этом случае все налоговые записи вносятся в бумажный документ в соответствии с пунктом 5.1 Порядка ведения трудовых книжек.

Как оформить запись‚ если свободных строк в разделе «Сведения о работе» нет?

Необходимо оформить вкладыш в ту же трудовую книжку. На вкладыше указываются те же реквизиты‚ что и в основной книге‚ а ссылка на него делается в последней строке основной части.

Какие штрафы предусмотрены за неправильное оформление налоговых записей?

За нарушение порядка ведения трудовой книжки (в т.ч. неверные налоговые сведения) предусмотрена административная ответственность в виде штрафа для работодателя от 5 000 до 30 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ). При повторных нарушениях штраф может быть увеличен.

• Налоговые записи в трудовой книжке обязательны в случаях‚ когда они влияют на расчёт налога или предоставление вычетов.
• Запись должна содержать дату‚ основание‚ сумму выплаты/вычета‚ размер удержанного налога и ссылки на подтверждающие документы.
• Оформление производится подписью уполномоченного лица и печатью (кадровой службы или работодателя).
• В электронных трудовых книжках процесс аналогичен‚ но использует цифровую подпись и прикрепление файлов.
• Соблюдение требований Порядка ведения трудовых книжек и налогового законодательства защищает и работодателя‚ и работника от штрафов и споров.

Помните: правильное оформление налоговых записей в трудовой книжке упрощает взаимодействие с ИФНС‚ ускоряет получение вычетов и повышает доверие к работодателю.

Дата публикации: