Внимание! Данная статья посвящена не общим правилам заполнения трудовой книжки, а конкретному техническому приёму — наложению записей (проставлению порядковых номеров) в её основном разделе. Это важный нюанс, от которого зависит юридическая чистота документа.
Что такое «наложение записей»?
Под «наложением записей» в контексте трудовой книжки понимается сквозная нумерация всех записей о приёме, переводе и увольнении в разделе III «Сведения о работе». Это означает, что каждая новая запись, независимо от её типа (приём, перевод, увольнение), получает следующий по порядку номер (1, 2, 3…), а не нумеруется заново для каждого работодателя или каждой позиции.
Нормативная база
Основным документом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от № 320н. Он утвердил единую форму трудовой книжки и порядок её ведения. Правило о сквозной нумерации (наложении) вытекает из общих требований к ведению документа.
Ключевое правило: сквозная нумерация
В разделе «Сведения о работе» (раздел III) записи должны быть пронумерованы последовательно, без разрывов и повторов, начиная с первой записи о первом приёме на работу.
Как это выглядит на практике?
Рассмотрим пример для одного работника, сменившего несколько мест работы:
| Порядковый № записи | Дата | Запись | Номер и дата приказа |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят на работу в ООО «Вектор» | Приказ № 45-к от | |
| 2 | Уволен по собственному желанию | Приказ № 120-к от | |
| 3 | Принят на работу в АО «Горизонт» | Приказ № 5-а от | |
| 4 | Перевод на должность старшего менеджера | Приказ № 89-а от | |
| 5 | Уволен по соглашению сторон | Приказ № 45-а от |
Важно: Номер записи ставится в первой графе раздела III. Даты указываются в порядке их наступления. Заголовок с наименованием организации (полным и сокращённым) ставится один раз перед первой записью о работе в данной организации и не нумеруется.
Обязанность работодателя: ознакомление под роспись
Это крайне важное правило, напрямую связанное с наложением записей. Согласно законодательству и разъяснениям (КонсультантПлюс):
- С каждой вносимой записью (основанной на приказе/распоряжении) администрация обязана ознакомить работника.
- Ознакомление проводится под расписку.
- Расписка ставится в личной карточке работника (форма Т-2).
- В личной карточке должна быть точная копия (повтор) той записи, которая внесена в трудовую книжку.
Цель этого правила: обеспечить контроль со стороны работника за правильностью внесённых сведений и дать ему возможность сразу заметить и оспорить ошибку.
Типичные ошибки при наложении записей
- Нарушение сквозной нумерации: например, после увольнения от предыдущего работодателя начать новую нумерацию с «1» при приёме на новую работу. Это недопустимо.
- Пропуск номера: если запись была ошибочно внесена и её нужно зачеркнуть (с соблюдением всех правил), следующий номер не должен повторять зачёркнутый.
- Дублирование заголовка: написание наименования организации перед каждой записей о ней. Заголовок указывается один раз перед первой записью о данной организации.
- Отсутствие расписки в личной карточке Т-2: это грубое нарушение, которое может привести к проблемам при подтверждении стажа или при претензиях работника.
Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)
С 1 января 2021 года работники вправе получить сведения о своей деятельности в форме электронной трудовой книжки (ЭТК). При этом:
- Если работник не отказался от бумажного варианта, работодатель обязан вести бумажную книжку по старым правилам, включая сквозную нумерацию.
- В ЭТК нумерация также ведётся сквозным образом в рамках единого электронного документа.
- Правило об ознакомлении под роспись в личной карточке Т-2 не применяется к ЭТК. Вместо этого работник должен быть уведомлён о внесении записи через личный кабинет на портале Госуслуг или иным установленным способом.
Последствия неправильного наложения записей
Некорректное заполнение раздела III (нарушение нумерации, неточности) может привести к:
- Спорным ситуациям при расчёте стажа (особенно непрерывного). Нумерация помогает установить хронологию.
- Трудностям при подтверждении трудового стажа для назначения пенсии или иных социальных выплат.
- Претензиям со стороны работника и возможным судебным разбирательствам.
- Штрафным санкциям со стороны трудовой инспекции за ненадлежащее ведение документа.
Краткая инструкция для кадровика
- Определите, какая запись будет следующей. Посмотрите на последний номер в разделе III. Следующая запись (приём, перевод, увольнение) получает номер на единицу больше.
- Внесите заголовок организации (если это первая запись о ней) без номера.
- В первую графу записи поставьте порядковый номер.
- Во вторую графу укажите дату события (дата приказа, если иное не предусмотрено).
- В третью графу напишите точный текст записи (например: «Принят на работу инженером» или «Уволен по истечении срока договора»).
- В четвёртую графу укажите номер и дату приказа (распоряжения).
- Ознакомьте работника под роспись в его личной карточке Т-2, продублировав там всю запись.
Наложение записей — это не просто технический приём, а обязательное требование для ведения юридически корректной трудовой книжки. Его суть — в сквозной, непрерывной нумерации всех событий трудовой жизни работника в разделе III. Не менее важно своевременное и правильное ознакомление работника под расписку в личной карточке. Соблюдение этих правил защищает и интересы работника (точный учёт стажа), и работодателя (минимизация рисков споров и штрафов).