С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ а с 2021 года все новые сотрудники без предыдущего трудового стажа получают исключительно электронные записи. Для работодателей это означает необходимость адаптации бухгалтерских процессов‚ включая работу в программе 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом). Одной из ключевых задач является формирование и выдача выписки из электронной трудовой книжки — как для сотрудников‚ так и для контроля со стороны государственных органов.

Что такое выписка из электронной трудовой книжки?

Выписка из электронной трудовой книжки — это официальный документ‚ содержащий полную информацию о трудовой деятельности сотрудника: периоды работы‚ должности‚ причины увольнения‚ переводы и другие сведения‚ которые ранее вносились в бумажную трудовую книжку. Формат выписки — СТД-Р (форма‚ утвержденная Приказом Минтруда России от № 588н).

Выписка может быть:

• Электронной — в формате PDF‚ подписанный ЭЦП‚ доступной через порталы Госуслуг‚ СФР или 1С;
• Бумажной — заверенной печатью и подписью работодателя‚ выдаваемой на руки сотруднику по его запросу.

Почему важно работать с ЭТК в 1С:ЗУП?

Программа 1С:ЗУП, это основной инструмент бухгалтеров и кадровиков для ведения кадрового и пенсионного учета. С 2021 года она полностью интегрирована с системой электронных трудовых книжек и позволяет:

• Автоматически формировать отчеты ЕФС-1 для передачи данных в СФР;
• Генерировать выписки СТД-Р по запросу сотрудника;
• Обеспечивать соответствие требованиям законодательства (ФЗ-439-ФЗ‚ Приказ Минтруда № 588н);
• Сокращать ручной труд и исключать ошибки при ведении кадровых документов.

Без правильной настройки 1С:ЗУП вы не сможете корректно передавать данные в СФР‚ а значит, не сможете формировать легальные выписки из ЭТК.

Важно!

1С не работает с «свободными» данными — она требует строгого соблюдения справочников: ОКЗ‚ ОКПО‚ коды причин увольнения‚ виды трудовых отношений. Если вы используете устаревшие или некорректные справочники, система не сформирует выписку или передаст неверные данные в СФР.

Как настроить 1С:ЗУП для работы с электронной трудовой книжкой

Шаг 1: Обновите конфигурацию

Убедитесь‚ что у вас установлена актуальная версия 1С:ЗУП (не ниже 3.1.16.100‚ рекомендуется 3.1.18+). Старые версии не поддерживают форматы ЭТК и ЕФС-1.

Шаг 2: Обновите справочники

Перейдите в меню: Справочники → Обновить справочники. Обязательно обновите:

• Классификаторы ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий);
• Коды причин увольнения (согласно Приказу Минтруда);
• Справочник «Организации» — убедитесь‚ что указаны корректные ОГРН‚ ИНН‚ наименование;
• Справочник «Сотрудники» — проверьте наличие ИНН‚ СНИЛС‚ даты рождения.

Шаг 3: Настройте передачу данных в СФР

Перейдите в меню: Настройки → Настройка передачи данных в СФР.

• Укажите реквизиты организации (ОГРН‚ ИНН‚ КПП);
• Подключите ЭЦП (электронную цифровую подпись) для подписи отчетов;
• Выберите способ передачи: через «Клиент СФР» или через оператора связи (например‚ «Телеком-Сервис»).

Шаг 4: Заполните сведения о сотрудниках

Для каждого сотрудника‚ у которого ведется ЭТК‚ необходимо:

1. Открыть карточку сотрудника → вкладка «Трудовая книжка»;
2. Указать: «Электронная трудовая книжка»;
3. Заполнить все трудовые движения (прием‚ увольнение‚ перевод) через документы: «Прием на работу»‚ «Увольнение»‚ «Перевод».

Важно: все движения должны быть оформлены в 1С — только тогда данные попадут в отчет ЕФС-1 и будут доступны в ЭТК.

Как сформировать выписку из электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП

Способ 1: Через документ «Выписка из электронной трудовой книжки (СТД-Р)»

1. Перейдите в меню: Кадры → Выписки → Выписка из электронной трудовой книжки (СТД-Р).
2. Нажмите кнопку «Создать».
3. Выберите сотрудника из списка.
4. Укажите период (если нужно — можно выбрать все время работы в организации).
5. Нажмите «Заполнить» — система автоматически подтянет все записи из трудовых движений.
6. Проверьте данные: даты‚ должности‚ причины увольнения‚ реквизиты организации.
7. Нажмите «Печать» → выберите формат PDF.
8. Сохраните файл на компьютер или распечатайте.

Важно: выписка СТД-Р‚ сформированная в 1С‚ содержит только сведения о трудовой деятельности в данной организации. Если сотрудник просит полную выписку по всем местам работы, ему нужно обращаться в СФР или на Госуслуги.

Способ 2: Через отчет «ЕФС-1» (для передачи в СФР)

Отчет ЕФС-1 — это ежемесячный отчет‚ который отправляется в СФР и формирует базу данных для электронной трудовой книжки. Он не является выпиской для сотрудника‚ но является основой для формирования выписок на портале СФР;

1. Перейдите: Отчеты → Отчеты в ПФР и СФР → ЕФС-1.
2. Выберите период (например‚ март 2026).
3. Нажмите «Сформировать»;
4. Проверьте данные — убедитесь‚ что все сотрудники с ЭТК включены.
5. Подпишите отчет ЭЦП и отправьте в СФР через «Клиент СФР».

После успешной передачи ЕФС-1‚ сведения о сотруднике появляются в его личном кабинете на сайте СФР‚ и он может запросить полную выписку оттуда.

Как сотруднику получить выписку из ЭТК?

Хотя 1С формирует выписку только по месту текущей или последней работы‚ сотрудник может получить полную выписку по всем местам работы через:

• Портал Госуслуги — https://www.gosuslugi.ru/600302/1/form (требуется подтвержденная учетная запись);
• Сайт СФР — https://es.pfrf.ru/ → Личный кабинет → «Электронная трудовая книжка» → «Заказать выписку»;
• МФЦ — при личном обращении с паспортом и СНИЛС;
• У работодателя — по письменному заявлению (в течение 3 рабочих дней).

Выписка на Госуслугах и СФР формируется мгновенно‚ в формате PDF‚ с электронной подписью СФР — она имеет юридическую силу и может быть распечатана.

Частые ошибки при работе с ЭТК в 1С

1. Не обновлены справочники — система не знает коды увольнения или ОКЗ → выписка не формируется.
2. Не заполнен СНИЛС или ИНН сотрудника — данные не попадают в СФР.
3. Трудовые движения оформлены вручную‚ без документов — 1С не видит их как официальные записи.
4. Не отправлен отчет ЕФС-1, сведения не попадают в базу СФР → сотрудник не может получить выписку на Госуслугах.
5. Используется устаревшая версия 1С — отсутствует поддержка ЭТК.

Работа с электронной трудовой книжкой в 1С — это не просто формальность‚ а обязательное требование законодательства. Ваша задача как бухгалтера:

• Обновить 1С:ЗУП до актуальной версии;
• Настроить передачу данных в СФР;
• Верно оформлять все трудовые движения через документы;
• Своевременно формировать и отправлять отчет ЕФС-1;
• Выдавать выписку СТД-Р по запросу сотрудника в течение 3 рабочих дней.

Помните: электронная трудовая книжка — это не замена бумажной‚ а ее цифровое продолжение. Правильно настроенная 1С:ЗУП — это залог точности‚ прозрачности и юридической защищенности ваших кадровых данных.

Полезные ссылки

• Официальный портал СФР: https://es.pfrf.ru/
• Госуслуги — выписка из ЭТК: https://www.gosuslugi.ru/600302/1/form
• Бесплатная пробная версия 1С для ЭТК: https://etk.1c.ru/
• Инструкция Минтруда по ЭТК: https://mintrud.gov.ru/

Если вы не уверены в настройке — обратитесь к специалисту по 1С или воспользуйтесь сервисом технической поддержки 1С. Лучше потратить час на консультацию‚ чем неделю на исправление ошибок в отчетах.

Ваша задача, не просто вести учет‚ а обеспечить будущую пенсию каждого сотрудника. Электронная трудовая книжка — это не просто документ‚ это гарантия его прав.