Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом делопроизводстве за последние десятилетия. С 1 января 2020 года работодатели обязаны отчитываться в Социальный фонд России (СФР‚ ранее, ПФР) обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД. А с 2021 года при приеме на работу впервые кадровикам необходимо оформлять только электронные трудовые книжки.

Электронный формат исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже‚ а также позволяет россиянам в любой момент проверить‚ передает ли работодатель данные в СФР. В данной статье мы подробно разберем‚ как настроить и завести электронные трудовые книжки в программах 1С‚ чтобы избежать ошибок и штрафов.

Немного теории: что нужно знать кадровику

Прежде чем переходить к настройкам в программе‚ важно прояснить несколько ключевых моментов законодательства:

• Кто переходит на ЭТК? Переход на ЭТК обязателен для всех работодателей. Однако за работниками‚ трудоустроенными до 2020 года‚ сохранялось право выбора: оставить бумажную книжку‚ перейти на электронный формат или вести оба варианта одновременно.
• Прием на работу впервые. С 2021 года гражданам‚ впервые устраивающимся на работу‚ оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный бланк им не выдается.
• Как подтвердить наличие ЭТК? Факт ведения ЭТК подтверждается сведениями‚ переданными в СФР‚ а также выпиской из электронной трудовой книжки‚ которую работник может получить через Госуслуги или портал СФР.
• Бумажные бланки. Несмотря на переход на ЭТК‚ у многих сотрудников сохранились бумажные трудовые. С 2023 года их нужно оформлять на новых бланках строгой отчетности.

Настройка электронной трудовой книжки в 1С

Для корректной работы с ЭТК в программах 1С (например‚ 1С:ЗУП 8 или 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0) необходимо выполнить базовые настройки. Они позволят программе понимать‚ каким именно сотрудникам ведется электронный вариант.

Шаг 1. Включение функциональности ЭТК

Для начала необходимо убедиться‚ что в программе включена возможность работы с электронными трудовыми книжками:

1. Перейдите в раздел «Настройка» -> «Кадровый учет».
2. Нажмите на ссылку «Настройка кадрового учета».
3. На вкладке «Электронные трудовые книжки» установите галочку «Вести электронные трудовые книжки».
4. Здесь же можно настроить автоматическое формирование отчетов и напоминания о необходимости сдачи СЗВ-ТД.

Шаг 2. Указание способа ведения трудовой книжки

Самое главное в 1С — правильно зафиксировать выбор сотрудника. При приеме на работу или в результате проведенной в 2020 году кампании по сбору заявлений‚ у каждого работника должен быть заполнен соответствующий реквизит.

Как указать способ ведения в карточке сотрудника:

1. Откройте раздел «Кадры» -> «Сотрудники».
2. Откройте карточку нужного работника.
3. В левой части карточки нажмите на ссылку «Трудовая книжка».
4. В поле «Сведения о ведении трудовой книжки» выберите один из вариантов:
   • В электронном виде (ЭТК) — если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК или устраивается впервые.
   • На бумажном носителе, если сотрудник сохранил бумажный формат.
   • В электронном виде и на бумажном носителе — если сотрудник не подал заявление до конца 2020 года (по умолчанию закон сохраняет за ним бумажную книжку‚ но работодатель также сдает на него СЗВ-ТД).

Как завести ЭТК при приеме нового сотрудника

Если к вам устраивается человек‚ для которого это первое рабочее место‚ алгоритм действий в 1С будет следующим:

1. Создайте документ «Прием на работу» (раздел «Кадры»).
2. Заполните все обязательные поля (ФИО‚ должность‚ подразделение и т.д.).
3. Обратите внимание на вкладку «Трудовая книжка» внутри документа приема. Поскольку сотрудник устраивается впервые‚ программа автоматически предложит статус «В электронном виде (ЭТК)».
4. После проведения документа «Прием на работу»‚ программа автоматически создаст запись в журнале «Отчеты в фонды» для формирования формы СЗВ-ТД.

Формирование и отправка отчета СЗВ-ТД

Наличие электронной трудовой книжки неразрывно связано с отчетностью. Именно через форму СЗВ-ТД работодатель «заводит» ЭТК в базе Социального фонда России.

Когда сдавать СЗВ-ТД?

• При приеме на работу или увольнении, не позднее рабочего дня‚ следующего за днем издания соответствующего приказа.
• При переводах‚ повышениях‚ присвоении разрядов и других кадровых изменениях, до 15 числа следующего месяца.

Как создать СЗВ-ТД в 1С?

1. Перейдите в раздел «Кадры» -> «Электронные трудовые книжки» -> «СЗВ-ТД».
2. Нажмите кнопку «Создать».
3. Заполните месяц и год отчетного периода.
4. По кнопке «Заполнить» программа автоматически подтянет всех сотрудников‚ по которым произошли кадровые мероприятия‚ требующие отражения в отчете.
5. Проверьте заполненные данные. Обратите внимание на графу «Способ ведения ТК» — для сотрудников с ЭТК там должно быть указано «ЭТК».
6. Нажмите «Записать и отправить» (если у вас настроен электронный документооборот с СФР) или выгрузите файл для отправки через другого оператора ЭДО.

Важные нюансы и частые ошибки

Работая с электронными трудовыми книжками в 1С‚ пользователи часто сталкиваются с рядом типичных проблем. Чтобы их избежать‚ помните следующее:

• Работник не несет расходы. Переход на электронный формат полностью бесплатен для сотрудников. Все технические работы и настройку программного обеспечения оплачивает работодатель.
• Своевременность отправки. Если вы приняли сотрудника впервые и не отправили СЗВ-ТД вовремя‚ в базе СФР у него появится «пустая» электронная книжка без записи о приеме‚ что может лишить его стажа. Отправляйте данные день в день!
• Отражение заявлений. Если в 2020 году сотрудник написал заявление о выборе бумажной книжки‚ а сейчас передумал и хочет перейти на ЭТК‚ вам нужно отразить это в 1С через документ «Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки» (раздел «Кадры» -> «Электронные трудовые книжки»). После этого способ ведения в карточке изменится‚ и в СФР уйдет соответствующая отметка.
• Проверка статуса отправки. В 1С всегда проверяйте статус отправки отчета СЗВ-ТД (через раздел «Отчеты и справки» -> «Состояние обмена с фондами»). Документ должен получить статус «Принят фондом».

Заведение и ведение электронных трудовых книжек в 1С — процесс‚ который после первичной настройки становится рутинным и во многом автоматизированным. Главное — следить за актуальностью сведений о способе ведения трудовой книжки в карточках сотрудников и не нарушать сроки сдачи отчетности СЗВ-ТД. Грамотное использование функционала 1С защитит вашу организацию от штрафов со стороны СФР‚ а ваших сотрудников — от потери важного стажа.