С 1 января 2020 года в России стартовал переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), и к 2026 году этот процесс стал стандартом делового оборота. Для работодателей ключевым инструментом автоматизации этого процесса стала программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП). В данной статье мы подробно разберем, как правильно настроить систему, оформить заявления сотрудников и сформировать необходимую отчетность в текущих условиях.
Подготовка и настройка функционала
Прежде чем начать работу с электронными трудовыми, необходимо убедиться, что функционал активирован в вашей версии 1С:ЗУП (актуально для релизов 3.1 и новее).
Для включения возможности работы с ЭТК выполните следующие действия:
- Перейдите в раздел «Настройка».
- Выберите пункт «Кадровый учет».
- Установите флажок «Ведутся электронные трудовые книжки».
После активации этой опции в интерфейсе программы появятся новые документы и отчеты, необходимые для взаимодействия с Пенсионным фондом России (ныне в составе СФР).
Работа с заявлениями сотрудников
Один из первых шагов при переходе на ЭТК или приеме новых сотрудников — это регистрация их выбора способа ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).
Как оформить заявление?
В программе 1С:ЗУП существует специальный документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Его можно найти по пути: Кадры -> Электронные трудовые книжки -> Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
При создании документа важно обратить внимание на следующие поля:
- Вид заявления: необходимо выбрать вариант, соответствующий выбору сотрудника («Предоставить сведения о трудовой деятельности» для перехода на электронную форму или «Вести трудовую книжку в бумажном виде» для сохранения бумажного формата).
- Сотрудник: выбор лица, подающего заявление.
Важно: Так как законодательно утвержденной строгой формы заявления не существует, разработчики 1С предложили свой шаблон. При необходимости текст заявления можно отредактировать прямо в программе перед печатью.
Для печати документа используйте кнопку «Заявление» в форме документа. После подписания сотрудником заявление подшивается в личное дело или сканируется для архива.
Ведение записей и формирование отчетности (ЕФС-1)
Основная работа кадровика в 1С:ЗУП связана с отражением кадровых событий (прием, перевод, увольнение) в отчетности. С 2023 года вместо формы СЗВ-ТД используется единая форма ЕФС-1.
Автоматизация процесса
Программа 1С:ЗУП автоматически контролирует необходимость формирования отчета. При проведении документов кадрового учета (например, «Прием на работу») система помечает событие как требующее отражения в ЭТК.
Для формирования отчета:
- Перейдите в раздел «Отчеты».
- Выберите группу «Кадры» или найдите отчет «Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1)».
- Нажмите кнопку «Создать».
- Укажите период и организацию.
Система автоматически подтянет все необходимые данные о принятых, переведенных и уволенных сотрудниках, а также о поданных заявлениях на выбор формы трудовой книжки.
Проверка и выгрузка
Перед отправкой обязательно нажмите кнопку «Проверить». Программа проведет контроль заполненности полей и логическую проверку данных. Если ошибок нет, отчет можно выгрузить в формате XML для последующей отправки через операторов ЭДО или напрямую в СФР.
Особенности для новых сотрудников без стажа
Согласно законодательству, для сотрудников, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не заводятся. Вся информация о их стаже ведется исключительно в электронном виде.
В 1С:ЗУП при приеме такого сотрудника:
- Не требуется запрашивать бумажную трудовую книжку.
- Не нужно оформлять заявление о выборе формы ведения трудовой (по умолчанию ведется только электронная).
- Сведения о приеме сразу попадают в отчет ЕФС-1.
Хранение данных и безопасность
Следует помнить, что оригиналы электронных трудовых книжек хранятся в зашифрованной базе данных Социального фонда России (СФР). Работодатель в 1С:ЗУП выступает лишь оператором, передающим актуальные сведения. Однако копия сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р) должна быть выдана сотруднику по его требованию или при увольнении.
Сформировать справку СТД-Р в 1С:ЗУП можно через отчет «Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)», выбрав конкретного сотрудника и период.
Использование подсистемы «Электронные трудовые книжки» в 1С:ЗУП позволяет полностью автоматизировать процесс взаимодействия с пенсионными органами. Правильная настройка программы, своевременная регистрация заявлений и регулярная проверка отчетов ЕФС-1 гарантируют соблюдение трудового законодательства и избавят бухгалтерию от штрафов. Помните, что переход на электронные форматы — это не только требование государства, но и шаг к прозрачности и удобству кадрового учета.