С 1 января 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С этого момента работодатели обязаны отчитываться в Пенсионный фонд РФ (ПФР) обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД. Это значит, что при приеме, увольнении, переводе или изменении условий трудового договора необходимо в установленные сроки сформировать и передать в ПФР сведения об электронной трудовой книжке работника.
Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) имеет встроенные механизмы для автоматизации этого процесса. В этой статье подробно разберем, как правильно настроить программу для работы с ЭТК.
Подготовительный этап: что нужно знать и иметь
Перед настройкой убедитесь, что:
- У вас установлена актуальная версия конфигурации 1С:ЗУП (или типовой конфигурации, например, «1С:ЗУП 8.3»), поддерживающая обмен с ПФР в формате ЭТК. Обычно эта функция появляется в обновлениях после 2020 года.
- Вы зарегистрированы в системе ПФР как пользователь электронного документооборота (ЭДО). Для этого нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП).
- В базе 1С уже настроен обмен с ПФР (канал связи, сертификаты, параметры организации).
- У всех сотрудников в карточках заполнены обязательные реквизиты, особенно СНИЛС и данные о предыдущем месте работы (если была бумажная трудовая книжка).
Основная настройка параметров электронных трудовых книжек в 1С:ЗУП
Настройка осуществляется в специальном разделе программы.
Шаг 1: Открытие раздела параметров
Перейдите в меню:
«Настройка» → «Параметры» → «Кадры» → «Трудовая книжка» (путь может незначительно отличаться в зависимости от версии/редакции конфигурации).
Шаг 2: Активация функции и настройка способа ведения
В открывшемся окне найдите настройки, связанные с электронными трудовыми книжками.
- «Вести учет электронных трудовых книжек» — установите флажок.
- «Способ ведения учета» — выберите «Электронный». Это ключевая настройка.
- Часто есть опция «Автоматически формировать сведения о кадровых событиях» — рекомендуется включить для минимизации ручного ввода.
Шаг 3: Настройка параметров передачи в ПФР
В этом же разделе или в соседнем («Обмен с ПФР») укажите:
- Формат обмена (должен быть выбран актуальный для ЭТК, например, «СЗВ-ТД»).
- Периодичность и способ отправки (например, «Отправлять при каждом кадровом событии» или «Отправлять ежемесячно»). Рекомендуется отправлять сразу после события, чтобы избежать просрочек.
- Параметры ответа от ПФР (куда сохранять квитанции и ошибки).
Порядок действий при кадровых событиях (прием, увольнение и т.д.)
После настройки работа с ЭТК встроена в стандартный кадровый документооборот.
Пример: Прием на работу
- Создайте документ «Прием на работу» (или «Кадровое перемещение», в зависимости от конфигурации).
- Заполните все обязательные поля: сотрудник, подразделение, должность, дата приема, условия трудового договора.
- Внимание! В форме документа должна быть вкладка или кнопка, связанная с «Трудовой книжкой» или «СЗВ-ТД». При проведении документа программа автоматически:
- Создаст запись в электронной трудовой книжке этого сотрудника (если ее еще нет).
- Сформирует электронный документ СЗВ-ТД с информацией о приеме.
- Подготовит его для отправки в ПФР (если настроена автоматическая отправка).
- Проведите документ.
Пример: Увольнение
- Создайте и заполните документ «Увольнение».
- Укажите причину увольнения, дату, порядок исчисления стажа.
- При проведении система автоматически добавит запись об увольнении в ЭТК и сформирует соответствующий СЗВ-ТД.
Важно: Для всех типов событий (прием, перевод, увольнение, изменение условий договора, отпуск по соглашению сторон и т.д.) действует тот же принцип: создаете кадровый документ → проводите → система формирует сведения для ЭТК и СЗВ-ТД.
Проверка, отправка и контроль
Где посмотреть сформированные документы СЗВ-ТД?
Обычно они доступны в специальном регистре сведений или списке документов, например:
«Кадры» → «Электронные трудовые книжки» → «Документы СЗВ-ТД».
Здесь можно:
- Просмотреть статус документа (сформирован, отправлен, принят ПФР, ошибка).
- Запустить отправку в ПФР вручную.
- Распечатать или сохранить документ для контроля.
- Исправить и пересоздать документ в случае ошибки.
Контрольная отчетность
В 1С:ЗУП есть стандартные отчеты для контроля:
- «Реестр сведений о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД)» — показывает все сформированные и отправленные документы за период.
- «Журнал регистрации кадровых событий» — помогает сверить, все ли события отражены в ЭТК.
Особые случаи и частые вопросы
А что делать с сотрудниками, у которых уже есть бумажная трудовая книжка?
При первом кадровом событии с таким сотрудником (например, перевод) в 1С необходимо:
- В карточке сотрудника указать, что трудовая книжка бумажная.
- При создании кадрового документа (например, перевода) система предложит создать «Сведения о трудовой деятельности» на основе данных из бумажной книжки. Эти данные нужно внести вручную в специальную форму.
- После этого ЭТК для этого сотрудника будет считаться открытой, и все последующие события будут добавляться в нее автоматически.
Как передать сотруднику его электронную трудовую книжку?
Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК:
- Через личный кабинет на портале ПФР (требуется регистрация).
- Через -portal Госуслуг.
- Запросить выписку у работодателя (в 1С можно сформировать и распечатать выписку из ЭТК по запросу сотрудника).
Настройка 1С:ЗУП для работы с электронными трудовыми книжками — это не разовая операция, а часть стандартного кадрового и бухгалтерского учета. Ключевые шаги:
- Активируйте функцию ведения ЭТК в параметрах программы.
- Убедитесь, что обмен с ПФР настроен и работает.
- Заполняйте кадровые документы (прием, увольнение и др.) внимательно и своевременно — программа сама сформирует СЗВ-ТД.
- Контролируйте статус отправленных документов в реестре СЗВ-ТД.
Правильная настройка и использование 1С:ЗУП позволяет полностью автоматизировать отчетность в ПФР по электронным трудовым книжкам, исключить ошибки и избежать штрафов за несвоевременную или неверную сдачу формы СЗВ-ТД.
Примечание: Интерфейс и точные названия пунктов меню могут незначительно отличаться в разных редакциях и версиях 1С:ЗУП. Для точных действий всегда обращайтесь к встроенной справке программы (F1) или к актуальной документации от фирмы «1С».