С 2020 года в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки. В программах 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия предприятия реализованы специальные подсистемы, позволяющие вести, формировать и отправлять сведения в Социальный фонд России (СФР). Ниже подробно описано, где именно в конфигурации 1С искать функции работы с ЭТК и как их настроить.
Основные разделы, где расположены электронные трудовые книжки
- Зарплата и кадры → Сотрудники → Карточка сотрудника – вкладка Трудовая деятельность.
- Зарплата и кадры → Сотрудники → Электронные трудовые книжки – отдельный журнал, где отображаются все записи ЭТК по организации.
- Зарплата и кадры → Отчёты → Кадровый учёт → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД) – форма для формирования и отправки отчётов в СФР.
- Администрирование → Настройка → Программа → Параметры учёта → Кадровый учёт – здесь включается использование электронных трудовых книжек и указываются реквизиты организации для обмена с СФР.
В зависимости от версии конфигурации пункты меню могут немного отличаться, но логика остаётся одинаковой: сначала включаем функционал в настройках, затем работаем через карточки сотрудников или отдельный журнал ЭТК.
Как включить работу с электронными трудовыми книжками в 1С
- Перейдите в Администрирование → Настройка → Программа → Параметры учёта → Кадровый учёт.
- Установите флажок Использовать электронные трудовые книжки.
- Заполните реквизиты организации:
- ИНН, КПП;
- Наименование фонда (СФР);
- Сертификат электронной подписи (если требуется для прямой отправки).
- Сохраните изменения и перезапустите программу (если потребуется).
После активации в карточке сотрудника появится вкладка Трудовая деятельность, где можно добавлять записи о приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях.
Где смотреть и редактировать записи электронной трудовой книжки
Через карточку сотрудника
Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники → Выберите сотрудника → Открыть карточку. На вкладке Трудовая деятельность вы увидите таблицу:
- Дата события;
- Вид события (приём, перевод, увольнение и т.д.);
- Наименование организации;
- Должность, подразделение;
- Основание (приказ, соглашение и т.п.).
Для добавления новой записи нажмите кнопку Добавить, заполните форму и сохраните.
Через журнал «Электронные трудовые книжки»
Перейдите в Зарплата и кадры → Сотрудники → Электронные трудовые книжки. Здесь отображается список всех записей по всем сотрудникам. Возможности:
- Фильтрация по периоду, сотруднику, виду события;
- Массовое изменение (например, корректировка ОКВЭД);
- Экспорт в Excel для внешней проверки.
Формирование отчёта СЗВ‑ТД
Для отправки сведений в СФР используйте:
- Зарплата и кадры → Отчёты → Кадровый учёт → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД);
- Укажите период, за который нужно сформировать отчёт;
- Нажмите Сформировать – система соберёт все записи ЭТК за выбранный период;
- Проверьте получившийся XML‑файл и отправьте его через личный кабинет СФР или через сервис «1С‑Отчётность».
Особенности работы с электронными трудовыми книжками в разных версиях 1С
1С:ЗУП редакция 3.1
В этой редакции функционал ЭТК реализован полностью: есть отдельный подсистемный модуль, поддержка электронной подписи и автоматическая выгрузка в СФР.
1С:Бухгалтерия предприятия редакция 3.0
Здесь модуль кадрового учёта менее развит, но всё равно присутствует возможность вести электронные трудовые книжки через Зарплата → Сотрудники → Трудовая деятельность. Для отправки в СФР необходимо использовать внешнюю обработку или сервис «1С‑Отчётность».
Облачные сервисы 1С:Fresh
В облачной версии всё настроено «из коробки»: после активации параметра Использовать электронные трудовые книжки данные автоматически передаются в СФР при формировании отчёта СЗВ‑ТД.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?
- Да, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. Оба формата могут вестись параллельно.
- Как проверить, что сведения успешно отправлены в СФР?
- В журнале Электронные трудовые книжки есть колонка Статус отправки. Значение «Отправлено» подтверждает успешную передачу.
- Можно ли исправить уже отправленную запись?
- Да, через функцию Корректировка СЗВ‑ТД в том же разделе отчётов. Система сформирует уточняющий файл.
- Требуется ли электронная подпись для работы с ЭТК?
- Для прямой отправки через 1С‑Отчётность – да. Если вы выгружаете XML‑файл и отправляете его вручную через личный кабинет СФР, подпись не обязательна, но файл должен быть завершён вашей ЭЦП.
Электронные трудовые книжки в 1С находятся в следующих ключевых местах:
- Настройка учёта → Кадровый учёт → включение функционала;
- Карточка сотрудника → вкладка «Трудовая деятельность»;
- Журнал «Электронные трудовые книжки»;
- Отчёт «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД)» для отправки в СФР.
Правильная настройка и регулярное использование этих разделов позволяют вести кадровый учёт в соответствии с законодательством, минимизировать риски потери данных и обеспечить своевременную передачу сведений в Социальный фонд России.
Если понадобится более детальная инструкция по конкретной версии конфигурации или помощь с настройкой электронной подписи, обращайтесь к специалистам по 1С или к официальной документации фирмы «1С».