Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал неотъемлемой частью кадрового учета в России․ На сегодняшний день, май 2026 года, ведение бумажных трудовых книжек для новых сотрудников уже давно ушло в прошлое, а для существующих сотрудников выбор способа ведения трудовой деятельности должен быть окончательно зафиксирован и отражен в учетной системе․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно настроить и вести учет электронных трудовых книжек в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 8 и связанных с ней конфигурациях․
Что такое ЭТК и зачем это нужно?
Электронная трудовая книжка — это современный формат хранения сведений о трудовой деятельности работника․ Переход на этот формат позволяет:
- Упростить кадровый учет и сделать работу с персональными данными быстрее и прозрачнее․
- Автоматизировать формирование отчетности в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР)․
- Снизить риски потери данных и ошибок при заполнении бумажных документов․
- Обеспечить мгновенный доступ к истории трудоустройства для сотрудника и работодателя․
Важно помнить: для сотрудников, принятых на работу с 1 января 2021 года, ведутся только электронные трудовые книжки․ Для работников, состоявших в штате ранее, необходимо было зафиксировать их выбор (продолжить ведение бумажной или перейти на электронную) еще в 2020 году, однако контроль за актуальностью этих данных и подача корректирующих отчетов (ЕФС-1) остаются актуальной задачей бухгалтера․
Подготовительный этап: Настройка в 1С
Прежде чем приступать к оформлению документов, необходимо убедиться, что программа настроена корректно․ Основные настройки находятся в разделе «Настройка» -> «Организации»․
- Откройте карточку вашей организации․
- Перейдите на вкладку «Учетная политика и другие настройки»․
- Нажмите на ссылку «Ответственные лица»․
- Убедитесь, что в полях «Руководитель» и «Должность» указаны актуальные данные․ Именно эти сведения будут автоматически подставляться в отчетность по электронным трудовым книжкам․
Также необходимо проверить наличие действующего договора с сервисом 1С-Отчетность и актуальных сертификатов электронной подписи (ЭП) для сдачи отчетности в СФР․
Пошаговая инструкция: Оформление выбора способа ведения трудовой
Ключевым моментом учета является фиксация выбора сотрудника: продолжает ли он вести бумажную трудовую или переходит на электронную․ В 1С это отражается через специальные документы․
Шаг 1․ Создание заявления сотрудника
Сотрудник должен написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки․ В программе 1С (раздел «Кадры» -> «Электронные трудовые книжки») создается соответствующий документ:
- Нажмите кнопку «Создать»․
- В колонке «Вид заявления» выберите порядок, который выбрал сотрудник: «Ведение бумажной трудовой книжки» или «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме»․
- Поля «Руководитель» и «Должность» заполнятся автоматически из настроек организации․
Важно: Если сотрудник ранее (на прошлом месте работы) выбрал ведение бумажной трудовой книжки, но хочет перейти на электронную в вашей организации, он должен написать новое заявление․ В 1С это также отражается созданием документа с соответствующим видом заявления․
Шаг 2․ Формирование и отправка отчетности (ЕФС-1)
Созданное заявление является основанием для формирования отчета․ Сведения о выборе способа ведения трудовой книжки передаются в Социальный фонд России в составе формы ЕФС-1 (подраздел 1․1)․
Алгоритм действий:
- Перейдите в раздел «Отчетность, справки» -> «Электронные трудовые книжки»․
- Сформируйте отчет ЕФС-1․
- Проверьте подраздел 1․1, где отражаются сведения о приеме на работу и выбранном формате трудовой․
- Выгрузите и отправьте отчет через сервис 1С-Отчетность․
Изменение способа ведения трудовой книжки
Если возникает ситуация, когда необходимо изменить способ ведения трудовой книжки по конкретному работнику (например, с бумажной на электронную после ранее сделанного выбора), процедура требует особого внимания․
Для этого в 1С необходимо:
- Создать заявление в СФР на «Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․
- Затем зарегистрировать новое заявление сотрудника о переходе на электронный формат․
- Сформировать корректирующий отчет ЕФС-1 с актуальными данными․
Особенности работы с кодами и классификаторами
При заполнении сведений о трудовой функции важно быть внимательным к кодам․ В 1С при выборе должности или профессии:
- Необходимо следить, чтобы код должности соответствовал наименованию․
- Если вы копируете наименование группы, убедитесь, что код установился корректно․ Часто бывает, что при простом выборе кода наименование трудовой функции не заполняется автоматически — в таких случаях требуется ручная проверка или копирование наименования с последующим выбором кода из справочника․
Преимущества использования 1С для ведения ЭТК
Использование специализированных сервисов и конфигураций 1С (таких как 1С:ЗУП или модули в 1С:Бухгалтерии) дает ряд преимуществ:
- Автоматизация: Данные из кадровых приказов автоматически попадают в отчеты по ЭТК․
- Контроль: Система подскажет, если по сотруднику не выбран способ ведения трудовой или не подан отчет․
- Интеграция: Прямая связь с сервисами СФР позволяет отправлять отчетность в один клик․
- Архивация: Все заявления и история изменений хранятся в электронном виде, что упрощает проверки и аудит․
Внедрение и ведение электронных трудовых книжек в 1С — это необходимый шаг для любого современного работодателя․ Несмотря на то, что основной переходный период завершен, актуальность правильного оформления документов, подачи отчетов ЕФС-1 и работы с заявлениями сотрудников сохраняется постоянно․ Следуя пошаговой инструкции и внимательно заполняя поля в программе 1С:Бухгалтерия 8, вы обеспечитеность своего кадрового учета и избежите штрафных санкций со стороны контролирующих органов․
Помните, что своевременная сдача отчетности и правильный выбор кодов в системе — залог спокойной работы бухгалтерии и отдела кадров․