С 1 января 2020 года в России начался обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ К 2026 году процесс полностью завершен, и практически все работодатели ведут кадровый учет в электронном виде․ Система 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) является ключевым инструментом для автоматизации этого процесса, напрямую взаимодействующим с Пенсионным фондом России (ПФР)․ Эта статья — подробное руководство по настройке и ведению электронных трудовых книжек в 1С:ЗУП․

Правовая основа и что нужно помнить

Основные документы, регулирующие тему:

• Федеральный закон № 122-ФЗ (о переводе на ЭТК)․
• Постановление Правительства № 906 (утверждает форму СЗВ-ТД)․
• Приказ Минтруда № 723н (правила ведения ЭТК)․

Очень важно: Работодатель обязан вести ЭТК на каждого сотрудника с первого дня работы и снимать с учета при увольнении․ Невыполнение этой обязанности влечет административную ответственность․ С 2025 года вступили в силу изменения в отчете ЕФС-1, который теперь также включает данные о ведении ЭТК․ Поэтому корректность данных в 1С:ЗУП критически важна для сдачи всех отчетов в ПФР без ошибок․

Подготовка 1С:ЗУП к работе с ЭТК

Перед первым использованием необходимо провести базовую настройку․

Шаг 1: Обновление конфигурации и платформы

Убедитесь, что у вас установлена актуальная версия 1С:ЗУП 3․1 (или соответствующая отраслевая редакция) и обновленная типовая конфигурация․ Поддержка ЭТК постоянно дорабатывается․ Проверьте обновления через «Сервис» → «Обновление конфигурации»․

Шаг 2: Настройка параметров обмена с ПФР

Для автоматической отправки сведений о кадровых изменениях (форма СЗВ-ТД) в ПФР необходимо:

1. Перейти в раздел «Настройка» → «Параметры учетной политики и отражения операций»․
2. На вкладке «Отчетность в ПФР» указать:
   • Код субъекта РФ․
   • Код типа отчитывающейся организации․
   • Данные для ЭЦП (электронной подписи) — сертификат ключа проверки электронной подписи (КПЭП) и пароль к нему․
3. Настроить «Справочник организаций»: у каждой организации, по которой ведется учет, должен быть заполнен код ОКПО и код по ОКТМО (для корректного формирования отчетов)․

Шаг 3: Настройка видов работ и подразделений

Убедитесь, что в справочниках «Виды работ» и «Подразделения организаций» актуальны и правильно указаны коды по ОКПО/ОКТМО, если они требуются для отчетов․

Пошаговая инструкция: Ведение кадрового учета и ЭТК

Шаг 1: Прием на работу (трудовой договор)

Все действия начинаются с документа «Прием на работу» (или «Трудовой договор»)․

1. Создание документа: Перейдите в раздел «Кадры» → «Кадровые документы» → «Прием на работу»․
2. Заполнение данных:
   • Выберите сотрудника (или создайте нового карточку в справочнике «Сотрудники»)․
   • Укажите организацию, подразделение, должность, вид оплаты труда․
   • Ключевой момент: В разделе «Трудовая книжка» выберите тип: «Электронная»․ Если у сотрудника была бумажная книжка, укажите ее серию и номер, а система автоматически сформирует запись о переносе сведений․
   • Укажите дату начала работы, условия трудового договора (срок, неполное время и т․д․)․
3. Проведение документа: После заполнения нажмите «Провести»․ Система:
   • Создаст запись в электронной трудовой книжке сотрудника․
   • Сформирует первичные данные для отчета СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности)․
   • Обновит данные для ЕФС-1․

Шаг 2: Кадровые изменения (перевод, повышение, отпуск)

Любое изменение условий трудового договора оформляется отдельным кадровым документом (например, «Изменение трудового договора»)․

1. Создайте соответствующий документ в разделе «Кадры»․
2. Укажите причину изменения (приказ, доп․ соглашение)․
3. Внесите новые данные (должность, оклад, условия)․
4. При проведении система автоматически добавит новую запись в ЭТК сотрудника и обновит данные для отчетов․

Важно: Для отпусков (ежегодных, учебных) используются документы «Отпуск» и «Командировка»․ Их проведение также влечет создание записей в ЭТК․

Шаг 3: Увольнение сотрудника

1. Создайте документ «Увольнение» в разделе «Кадры»․
2. Выберите сотрудника, укажите дату увольнения и основание (пункт статьи ТК РФ)․
3. При проведении:
   • Система зафиксирует запись об увольнении в ЭТК․
   • Сформирует данные для отчета СЗВ-ТД (сведения о прекращении трудовой деятельности)․
   • Сотрудник будет исключен из текущего штатного расписания и отчетов ЕФС-1 с даты увольнения․

Формирование и отправка отчетов в ПФР

1С:ЗУП автоматически формирует все необходимые формы на основе данных кадрового учета․

Отчет СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)

Этот отчет сдается в ПФР в электронном виде по каждому факту приема, изменения или увольнения сотрудника в течение 15 календарных дней с даты события․

1. Перейдите в раздел «Отчетность» → «ПФР» → «СЗВ-ТД»․
2. Выберите период (месяц) и организацию․
3. Система автоматически соберет все кадровые изменения за период․ Проверьте список․
4. Нажмите «Сформировать» → «Электронный документ» (формат XML)․
5. Для отправки используйте кнопку «Передать»․ Отчет будет подписан вашей ЭЦП и отправлен через защищенное соединение в ПФР․

Отчет ЕФС-1 (Единая форма статистического учета)

Сдается ежемесячно до 15-го числа текущего месяца за предыдущий․ С 2025 года в него включены данные по ведению ЭТК․

1. Перейдите в раздел «Отчетность» → «ПФР» → «ЕФС-1»․
2. Выберите период (месяц, год) и организацию․
3. Нажмите «Сформировать»․ Система автоматически заполнит все разделы на основе данных по сотрудникам, их подразделениям и видам экономической деятельности (ОКВЭД)․
4. Внимательно проверьте разделы, связанные с кадровым составом (например, «Численность», «Движение персонала»)․ Ошибки в кадровых данных приведут к ошибкам в ЕФС-1․
5. Сформируйте электронный документ и отправьте в ПФР через «Передать»․

Просмотр и контроль электронной трудовой книжки

В 1С:ЗУП вы можете в любой момент увидеть полную историю трудовой деятельности сотрудника․

1. Откройте карточку сотрудника из справочника «Сотрудники»․
2. Перейдите на вкладку «Трудовая книжка»․
3. Вы увидите таблицу со всеми записями: прием, переводы, увольнения, отпуска․ Для каждой записи указана дата, основание, подразделение, должность․
4. Кнопка «Печать» позволяет сформировать выписку из электронной трудовой книжки в формате, предусмотренном законодательством (с шифром, реквизитами)․ Эту выписку можно предоставить сотруднику по его запросу․

Типичные ошибки и как их избежать

• Не указан тип книжки «Электронная» при приеме․ Исправление: через документ «Прием на работу» (если не проведен) или через изменение кадрового документа․
• Ошибки в кодах ОКПО/ОКТМО организации․ Это приводит к отклонению отчетов СЗВ-ТД и ЕФС-1․ Проверяйте справочник «Организации»․
• Неверное указание основания увольнения (пункт статьи ТК РФ)․ Это критично для отчетности․ Используйте справочник «Основания для увольнения»․
• Забыли провести кадровый документ․ Без проведения данные не попадают в ЭТК и отчеты․ Всегда проверяйте статус документа (проведен/не проведен)․
• Не настроена или недействительна ЭЦП․ Без нее отправка отчетов в ПФР невозможна․ Регулярно проверяйте срок действия сертификата․

Ведение электронных трудовых книжек в 1С:ЗУП — это не сложная, но требующая внимания и системности задача․ Ключ к успеху — это:

1. Своевременное и правильное оформление всех кадровых событий через соответствующие документы системы․
2. Актуальная настройка параметров обмена с ПФР и корректные реквизиты организаций․
3. Регулярный контроль сформированных отчетов (СЗВ-ТД, ЕФС-1) перед отправкой․

Следуя этой инструкции, вы обеспечите полное соответствие требованиям законодательства, избежите штрафов и сможете в любой момент предоставить сотруднику точную и законную выписку из его электронной трудовой книжки․

Примечание: Данная инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3․1 на 2026 год․ Интерфейс и названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии и доработок вашей организации․ Всегда сверяйтесь с актуальной документацией 1С и законодательством РФ․